Журнал регистрации документов отчета

Образец журнала регистрации входящих документов

Журнал регистрации документов отчета

Журнал регистрации входящих документов не имеет унифицированной формы. Не является обязательным к заполнению, решение о создании и ведении принимается руководством.

Его содержание определяется индивидуально на каждом предприятии исходя из специфики и принятой учетной политики.

Составляется для хранения отметок о фактах создания, получения или отправки документов, № и датах, кратком содержании.

Журнал регистрации служит для учета, систематизации, обработки сведений о документообороте, имеет свою сквозную нумерацию, позволяющую в дальнейшем вести внутренний контроль над движением и исполнением документации, а так же служит поисково-справочной системой для сотрудников.

Регистрации подлежат все входящие, исходящие, иногда внутренние документы, независимо от их содержания и способа доставки или отправки.

Некоторые организации, с цель избежать лишних трудовых затрат, утверждают перечни документов не требующих отметки в книге учета корреспонденции. Журнал ведет делопроизводитель или секретарь.

В организации может существовать несколько журналов учета документации с разным содержанием, в зависимости от видов регистрируемых документов, например, общедоступные и конфиденциальные. Допускается выделение записей цветом для обозначения принадлежности к разным группам.

Виды журналов

  • журнал регистрации входящих документов;
  • журнал регистрации исходящих документов;
  • журнал регистрации внутренних документов;

Каждый из журналов имеет свою внутреннюю нумерацию. Внутрифирменные документы могут учитываться децентрализовано внутри своих структурных подразделений.

Форма ведения журнала

Форма ведения журнала определяется руководством:

 Бумажная, журнальная или карточная

За основу может быть принята обычная тетрадь с расчерченной вручную таблицей и подписью заголовков в колонках. Требует времени для создания. Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания.

Обязательна нумерация всех страниц. Последовательность колонок и заголовки граф обязаны быть идентичны на каждом развороте. В канцелярских магазинах продаются различные формы журналов учета, предприятие может выбрать для себя любую удобную из представленных форму и утвердить.

Журнал существует в единственном экземпляре, поэтому его ведением занимается единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Карточки создаются под копирку и их заполнением могут заниматься сразу несколько человек.

 Электронная

Будет храниться на электронном носителе. Для создания и ведения можно воспользоваться, например, офисными программами Word или Excel. Шаблон разрабатывается один раз, далее копируется. Не требует от работника углубленных знаний в ПК.

На рынке представлено большое количество специализированных программ по работе с документооборот, одни из них 1С: Документооборот или МикроДок — Документооборот Net.

Наиболее удобная форма регистрации при автоматизированном учете это заполнение информации по каждому документу в отдельном окне.

Процесс введения информации ускоряется за счет автоматического заполнения некоторых полей (дата и номер регистрации) и из выпадающих списков.

Плюсы электронного учета:

  • минимум опечаток,
  • удобный поиск и чтение,
  • проверка программой на корректность вводимых данных,
  • возможность хранения сведений о корреспондентах, чтобы не вносить их повторно.

Графы журнала регистрации входящих документов

  1. Дата регистрации только текущая (фактическая).
  2. Регистрационный номер или индекс — присвоенный порядковый номер в цифровом или буквенно-цифровом представлении при регистрации документа. Отсюда следует, что ведением журнала должен заниматься единовременно один человек.

    При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий.
    Зарегистрированный номер вместе с датой регистрации переносится на лицевой лист документа. Отсчет нумерации принято начинать заново с началом нового года.

  3. Вид документа: приказ, распоряжение, договор, заявка, докладная записка, претензия и т.д..

  4. Корреспондент. При входящем документе в его роли выступает организация-отправитель, заносятся все необходимые для идентификации данные. В случае исходящей документации в качестве корреспондента заносят Ф.И.О. создателя, дополнительно прописывают структурное подразделение, в котором составлен документ.

  5. Дата документа берется непосредственно с самого документа, соответствует дате создания.
  6. Номер документа отвечает порядковой нумерации внутрифирменных документов определенного вида.
  7. . Краткое изложение целевого назначения документа.
  8. Количество листов, в т. ч.

    приложений, подсчитывают и вписывают в графу №8, дабы избежать потерь или путаницы. Сам документ складывают в смысловом порядке, скрепляют по желанию. Вообще, порядок, форма и место хранения всей документации утвержден в инструкции делопроизводителя, индивидуально для каждого предприятия, главное условие, обеспечение сохранности.

  9. Исполнителя в документ вносит руководитель после ознакомления, поэтому при регистрации это поле оставляют пустым, информацию заносят в ходе выполнения или по окончании. Рядом могут указывать структурное подразделение.
  10. Отметка о выдаче во временное пользование (кому и когда выдан).

    Не входит в список обязательных полей, включение его в состав журнала может облегчить работу делопроизводителя. Поле остается пустым, если документ лежит в архиве.Хранит информацию о просителе: Ф.И.О, возможно должность или структурное подразделение.

    При программном ведении документооборота существует возможность не только хранить текущую информацию, но и просмотреть всю историю запросов.
    При использовании бумажного журнала возможен вариант внесения записей на карандаш.

  11. Срок выполнения. Графа создается, если в компании жестко отслеживают письма, находящиеся на исполнении.

    В данном случае не помешает отметка об окончании или просрочке.

  12. Номер дела, в которое помещен документ, вписывают после исполнения.

Основными в этом списке являются графы под номерами 1, 2, 4, 7.

Кроме регистрационного номера и даты на документе разрешено делать пометки со ссылками на другие документы, например, если входящий является ответом на отправленный запрос.

Файлы с документацией, полученные по электронной почте, распечатывают и регистрируют в уставном порядке.

В некоторых организациях сохранятся не только записи об исходящей корреспонденции, но и сами документы, перед отправкой их копируют и подшивают в архив.

Одной из главных задач ответственного за учет документации сотрудника ставится отслеживание повторно присылаемых копий, чтобы исключить дублирование информации.

Если первоучтенным документом оказывается распечатанная копия электронного или полученного факсом письма, то пришедшему после оригинала присваивается тот же регистрационный номер, данные в журнал не заносятся, документ заменяется в архиве на подлинник.

  Close Window

Loading, Please Wait!

This may take a second or two. Adblock
detector

Источник: http://rushbiz.ru/upravlenie-biznesom/obrazcy-dokumentov/zhurnaly/zhurnal-registracii-vxodyashhix-dokumentov.html

Журналы документов

Журнал регистрации документов отчета

< Предыдущая СОДЕРЖАНИЕ Следующая >

Перейти к загрузке файла

ПрихНакл – журнал для хранения приходных накладных.РасхНакл – журнал для хранения расходных накладных.КадровыеДокументы – журнал для хранения документов «УстройствоНаРаботу», «Уволенные», «ЗарПлата».Организация – журнал для хранения документа «Предприятие».ОсновныеСредства – журнал для хранения документа «ВводВСтрой».Амортизация – журнал для хранения документа «Амортизация».ОтгрузкаНаРеал – журнал для хранения документа «НаРеализацию».Инкассация – журнал для хранения документа «Инкассация».3.4 Перечисления1. Пол(муж и женский)2. СемейноеПоложение(холост/незамужем, женат/замужем)

Отчеты

Отчет «ОстаткиНаСкладах»Интерфейс отчета «ОстаткиНаСкладах» представлен на рисунке 3.35.Рисунок 3.35. Интерфейс отчета «ОстаткиНаСкладах»Есть возможность выбора как отдельных складов и товаров, так и вывод полного отчета обо всех товарах на всех складах.Результат представлен на рисунке 3.36.Рисунок 3.36. Отчет об остатках на складахОтчет «ОстаткиНаРеал»Интерфейс отчета «ОстаткиНаРеал» представлен на рисунке 3.35.Рисунок 3.37. Интерфейс отчета «ОстаткиНаРеал»Есть возможность выбора как отдельных магазинов и товаров, так и вывод полного отчета обо всех товарах во всех магазинах.Результат представлен на рисунке 3.38.Рисунок 3.38. Отчет об остатках в магазинахОтчет «ОтчетПоПлануСчетов»В отчете выводится информация об используемом плане счетов (далее ПС).Интерфейс отчета «ОтчетПоПлануСчетов» на рисунке 3.39.Рисунок 3.39. Интерфейс отчета «ОтчетПоПлануСчетов»Результат представлен на рисунке 3.38.Рисунок 3.38. Отчет о ПС Отчет «ОтчетСотрудники»Отчет о всех работниках предприятия.Интерфейс отчета «ОтчетСотрудники» на рисунке 3.39.

Рисунок 3.39. Интерфейс отчета «ОтчетСотрудники»

Результат представлен на рисунке 3.40.

Рисунок 3.40. Отчет о сотрудниках

Отчет «ОтчетАнализПС»

В этом отчете выводятся бухгалтерские итоги по счетам ПС.

Интерфейс отчета «ОтчетАнализПС» на рисунке 3.41.

Рисунок 3.41. Интерфейс отчета «ОтчетАнализПС»

Результат представлен на рисунке 3.42.

Рисунок 3.42. Отчет о анализе счетов

Отчет «НоменклТов»

В этом отчете выводится список номенклатуры, единица измерения и отпускная цена.

Интерфейс отчета «НоменклТов» на рисунке 3.43.

Рисунок 3.43. Интерфейс отчета «НоменклТов»

Результат представлен на рисунке 3.44.

Рисунок 3.44. Отчет о номенклатуре товаров

Также есть возможность экспорта в MS Excel в виде прайс-листа (рисунок 3.45).

Рисунок 3.45. Экспорт в MS Excel

Отчет «ОтчетТовары»

Этот отчет отображает подробную информацию о движении товаров. Эти движения прослеживаются в разрезе субконто. При открытии отчета в диалоговом окне как на рисунке 3.46 сразу предлагается выбрать вид субконто, через который необходимо проследить движение.

Рисунок 3.46. Окно выбора вида субконто

Интерфейс отчета «ОтчетТовары» в зависимости от выбранного вида субконто на рисунке 3.47.

Рисунок 3.47. Интерфейс отчета

Отчет «ОтчетДеньги»

В этом отчете выводится анализ расчетного счета номер «51».

Интерфейс отчета «ОтчетДеньги» на рисунке 3.41.

Рисунок 3.49. Интерфейс отчета «ОтчетДеньги»

Результат представлен на рисунке 3.42.

Рисунок 3.50. Отчет об счете «51»

План счетов

На рисунке 3.51 представлен ПС.

Рисунок 3.51. План счетов

3.7 Виды субконто

На рисунке 3.52 представлены виды субконто.

Рисунок 3.52. Виды субконто

Вид субконтоТип
СкладСправочник.Склады
МагазинСправочник.Магазины
ТоварСправочник.Товары
ПартнерСправочник.Конрагенты
СотрудникСправочник.Сотрудники
ДеньгиЧисло
КассирСправочник.Сотрудники
КладовщикСправочник.Сотрудники
Бухучет и аудит Автоматизированная система учёта и контроля в розничной торговле
< Предыдущая СОДЕРЖАНИЕ Следующая >

Перейти к загрузке файла

Целью функционирования любого предприятия (любой коммерческой организации) является получение прибыли и её максимизация. Результатом внедрения данного проекта является не только более быстрое и качественное обслуживание клиентов, получение оперативных данных по продажам, остаткам товаров на складах, предоставление достоверной информации о деятельности предприятия контролирующим органам, но и экономический эффект за счёт снижения ежемесячных затрат на заработную плату рабочим, а также на аренду помещения. Это, в свою очередь, увеличивает прибыль. В данном разделе приведён усреднённый расчёт экономической эффективности внедрения автоматизированной системы учёта и контроля.Данные для расчета экономической эффективности приведены в таблице 1.Таблица 1. Данные для расчета

Начальные условияБез АСС АС
Кол-во операций в день200200
Время 1 операц., мин30,1
Раб день, мин480480
Кол-во работников21
З/п одного работника900000900000
Площадь для работы 134,5
Аренда за 1м.кв.2000020000
Ст-ть 1C:Предпр. (сетевая)0600000
Ст-ть Windows Server 20030200000
Cт-ть ПК01500000
Ст-ть настройки0500000
Затраты электричество80000200000
Основные фонды700000300000

В таблице 2 представлено сравнение случаев без АС и с АС по ежемесячным и одноразовым расходам.

Таблица 2. Сравнение расходов

Сравнение периодических расходов
Статьи расходовРучная обработка, руб/месАвтомат-ная обработка, руб/мес
Заработная плата1 800 000900 000
Затраты на эл.энерг 80 000200 000
Аренда помещений120 00090 000
Итого:2 000 0001 190 000
Сравнение разовых расходов
Статьи расходовРучная обработка, руб.Автомат-ная обработка, руб.
ПО+Конфиг01 300 000
ПК01 500 000
Основные фонды700 000300 000
Итого:700 0003 100 000

По этим данным можно построить график зависимости затрат от времени (рисунок 4.1).

Рисунок 4.1. График зависимости затрат от времени

Из графика видно, что данный проект окупиться уже в течение пятого месяца, и далее будет приносить чистую прибыль. Делаем вывод, что с экономической точки зрения, проект является эффективным, т.е. успешным.

В данном курсовой работе была рассмотрена информационная система «1С:Предприятие». Была разработана собственная конфигурация, которая решает проблемы автоматизации учета и контроля розничной торговли на данном предприятии. В результате выполнения курсовой работы была рассчитана экономическая эффективность от внедрения программного продукта.

На основании полученных данных можно сделать вывод о том, что разработка программного продукта и его внедрение на предприятии будет иметь положительный экономический эффект, что позволит повысить производительность труда, быстрее и с меньшим количеством ошибок производить операции, контролировать базу по всем произведенным операциям. Хотя первоначальные затраты при внедрении автоматизированной системы немного выше, но как показал график они окупятся в течение двух с половиной месяцев.

Page 3

Перейти к загрузке файла
1. Руководство по использованию Конфигуратора системы 1С: Предприятие Версия 7.7. «Описание встроенного языка». Часть 1 и Часть 2.2. В. Дубянский Разработка конфигураций в среде 1С:Предприятие 7.7. Самоучитель / В. М. Дубянский, Л. К. Скобликова. – СПб.: БХВ-Петербург, 2007. – 448 с.3. Григорьева В. 1С:Предприятие 7.7. Управление торговлей. — СПб.: Фирма «Альянс Плюс», 2004.– 140 с. :4. Конспект лекций.5. Лабораторный практикум.6. WWW.mista.ru

 

Источник: https://studbooks.net/1423827/buhgalterskiy_uchet_i_audit/zhurnaly_dokumentov

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистриро

Журнал регистрации документов отчета

– Минуточку, Иван Сергеевич!– Что такое?– Пока не произведем опись всех документов, о душе и речи быть не может.– Ну и бюрократ же ты, Вертер! […]– Но если мы допустим беспорядок в документации, потомки нам этого не простят. […] Вот, недавно, Иванов А.В. привез гадину из мезозойской эры. И мы записали, что это – птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу!– Это ужасно, Вертер. Ужасно…К/ф « Гостья из будущего»

Наверное, все помнят педантичного робота Вертера, смотрителя Института Времени из любимого многими фильма «Гостья из будущего».

И наверняка многие улыбались, когда этот обаятельный киногерой регистрировал принесенные артефакты и вел с прибывающими учеными забавный диалог про «гадину из мезозойской эры»! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации.

Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом. Но мы-то с вами теперь точно знаем, что Иван Сергеевич, мягко говоря, ошибался!

Думаю, всем секретарям и делопроизводителям, начинающим работу с нуля, знакомо это чувство смятения и растерянности.

Идет непрерывный поток разнообразных документов: что из этого потока регистрировать? что не регистрировать? если регистрировать, то как? какие документы и каким образом хранить? кому рассылать? И тому подобные «страшные ужасы»! На первых порах новичка может охватить настоящая паника, особенно если нет ни инструкции по делопроизводству, ни сколько-нибудь налаженной схемы документооборота.

«Спокойствие, только спокойствие!» – как сказал бы Карлсон, мужчина «в самом расцвете сил». Мы поможем вам разобраться с регистрацией[1]: какие журналы заводить, что в них писать, кому что выдавать и т.д.

Я постараюсь дать универсальные рекомендации, следуя которым вы сможете не только самостоятельно выстроить основу документооборота организации, не наплодив сколь-нибудь страшных ошибок, но и развить его, модифицировать и усовершенствовать, приспособив под нужды и особенности конкретной организации.

Рекомендации, которые я дам в этой статье, основаны на личном опыте и обкатаны в течение нескольких лет работы в канцелярии.

Пожалуй, приступим

Итак, нам потребуется:

  1. компьютер, оснащенный пакетом программ MS Office (в частности, MS Excel);
  2. сканер;
  3. принтер;
  4. корпоративная электронная почта (если ее нет, то бумага А4 в несколько повышенном количестве для ксерокопий);
  5. штамп «Вход. №_______, «____» ___________20___г.». Он может быть куплен как готовым, так и самонаборным. Если нет штампа – не беда! Напишете необходимые отметки от руки.

Наверное, я огорчу некоторых из вас, сказав, что для правильно организованного документооборота нужно регистрировать практически все документы, проходящие через секретаря (канцелярию), потому что в большинстве организаций принято, чтобы всякое движение документов осуществлялось именно через секретаря или канцелярию.

Далее разобьем весь поток документов на несколько больших групп:

  1. внутренние документы, создаваемые и перемещающиеся только внутри вашей организации (служебные и докладные записки, протоколы и т.д.);
  2. договоры и связанные с ними документы (приложения, спецификации, дополнительные соглашения, протоколы разногласий и согласования разногласий, соглашения о расторжении и др.);
  3. входящие документы, поступающие извне: по почте, по факсу, по электронной почте, с курьером, привозимые работниками из командировок и т.д.;
  4. исходящие официальные письма;
  5. документы, отправляемые из вашей организации.

Остановимся подробнее на каждой из групп документов.

Внутренние документы

Их нужно обязательно регистрировать и систематизировать. Обычно требуется четыре реестра регистрации:

Помните, что распоряжения может издавать не только директор, но в пределах своей компетенции и иные руководители отделов и служб, директоры по направлениям и прочие ответственные лица, за кем данная функция закреплена распорядительными документами (приказом) или учредительными документами (уставом организации).

Для распоряжений каждая из служб или отделов должна вести отдельный реестр (в Примере 2 они выполнены в виде отдельных вложенных листов; их можно увидеть, посмотрев в нижний левый край документа) и использовать буквенную индексацию (например, распоряжения по отделу логистики могут иметь буквенный индекс ОЛ (Пример 3), распоряжения по бухгалтерии – буквенный индекс ГБ (Пример 4)).

Распоряжения по всей компании в целом могут регистрироваться без буквенного индекса.

  • Реестр служебных, пояснительных и докладных записок. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 5. 

Пояснения по столбцам:

«П/н» – порядковый номер.

«Дата» – дата документа.

«№ записки» – номер документа.

«Кому адресована/отослана» – перечень должностей и Ф.И.О. лиц, которым адресован и отослан данный документ.

«» – краткое содержание документа.

«ГИД» – должность и Ф.И.О. главного исполнителя документа.

«Примечание» – примечания и служебные отметки.

Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы:

  • Реестр протоколов совещаний. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7. Регистрация и рассылка протоколов исполнителям осуществляется по вышеприведенной схеме.

Если в вашей организации есть другие виды документов, требующих регистрации, то создать реестр по вышеприведенным образцам вам не составит труда.

Наш совет. Стремитесь к разумной унификации реестров. Если можно какие-то виды документов объединить и регистрировать в общем для них реестре – делайте один общий журнал подобно реестру служебных, пояснительных и докладных записок, в который заносятся незначительно отличающиеся друг от друга виды внутренних документов.

Договоры

Общий вид и варианты заполнения представлены в Примерах 8–10. Останавливаться на нем не будем, т.к. в мартовском номере[3] я подробно описывала, как создать и вести этот реестр.

Входящие документы

Оптимальнее всего будет регистрировать их в едином реестре входящей корреспонденции. Конечно, никто не запрещает вам создать отдельные реестры для документов, поступающих по факсу, по электронной почте и т.д.

, но этим вы создадите себе лишние хлопоты, а возможно, и неприятности: например, на запрос руководителя «подобрать все полученные документы от ООО „Эдельвейс“» вы забудете просмотреть пару регистрационных журналов или, открывая большое количество разнообразных реестров и соединяя полученные путем наложения фильтров данные в единый документ, сильно затянете сроки выполнения данного вам поручения.

Итак, реестр регистрации входящей корреспонденции в наиболее общем виде должен выглядеть так, как представлено в Примере 11.

Пояснения по столбцам:

«№ п/п» – номер по порядку (не путать с регистрационным номером!).

«Дата регистрации» – официальная дата регистрации.

Здесь нужно дать некоторые пояснения.

Внимание! Я буду «учить вас плохому»: вы, вероятно, уже читали в книгах по делопроизводству, что поступившая корреспонденция должна регистрироваться в день ее получения. На самом деле «день получения» – это понятие несколько размытое.

Так, у простых почтовых писем, получаемых через «Почту России», фактическую дату получения отследить практически невозможно: на конверте присутствует только оттиск почтового календарного штемпеля с датой поступления письма в ваше отделение связи. За получение простого письма на почте расписываться не нужно.

Отсюда следует, что зарегистрировать такое письмо можно и «завтра», а в зависимости от его содержания – и вовсе «потерять».

Сложнее обстоит дело с письмами, за получение которых вы где-либо расписываетесь.

В этом случае дата, проставленная в соответствующей графе с подписью, должна соответствовать той дате, которую вы ставите на извещении о получении заказного или ценного письма, дате, которую вы поставили на уведомлении о вручении, если таковое было, дате, которую вы проставили рядом со своей росписью в доставочном листе, спешно привезенном курьером, и т.д.

«Регистрационный номер» – номер, присваиваемый данному пакету документов и проставляемый с помощью штампа «Вх. №» или от руки в правом нижнем углу каждого одностраничного документа и на первой странице многостраничного, если иное не предусмотрено инструкцией по делопроизводству организации.

Номер может быть как числовым, так и буквенно-числовым (это предпочтительнее, т.к. я рекомендую разбить входящие на следующие подгруппы и ввести для каждой буквенный индекс: Ф – факс, ЭП – электронная почта).

Без индекса следует регистрировать бумажные документы, полученные иными путями (например, доставленные работником организации и сданные на регистрацию по возвращении его из командировки; доставленные гостями, посетившими вашу организацию с деловым визитом и т.д.).

Буквенный индекс может быть абсолютно любым, в зависимости от ваших насущных потребностей, например, ЗП – заказное письмо, ЦП – ценное письмо и т.д. Но не очень увлекайтесь, а то сами запутаетесь.

Обратите внимание! Все поступившие к вам документы должны иметь регистрационные номера, а вот проставлять их с помощью штампа или от руки нужно не везде. Обычно перечень таких документов уточняется в беседе с руководителем компании или/и с руководителями соответствующих служб и подразделений. Например, штамп «Вх. №» можно не проставлять на следующих документах:

  • первичные бухгалтерские документы (товарные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.);
  • документы, полученные из различных судебных инстанций (в этом случае, как вариант, надпись «Вх. №» может проставляться карандашом или на обороте документа);
  • международные товарные накладные CMR.

Не вся поступающая корреспонденция подлежит обязательной регистрации.

Как правило, не вносятся в реестр регистрации входящих документов поступающие рекламные и поздравительные материалы (открытки, проспекты, брошюры, буклеты), а также документы, поступающие по электронной почте, но не имеющие признаков оригинала (таких как исходящий номер, дата, должность и Ф.И.О. ответственного лица, подпись, печать) и выполненные не на бланке организации.

На первых порах рекомендую заносить в реестр все поступающие документы, даже если они носят рекламно-информационный характер и не имеют признаков, присущих деловой бумаге, т.к. практика показывает, что неопытный работник, ведущий регистрацию, по первости не всегда может верно оценить характер и важность полученных документов (см. эпиграф к статье).

Наш совет. Не выбрасывайте вскрытые конверты. Причем даже если вы не проставили на документах номер (из вышеприведенных мною или других подобных соображений), то на конверте его нужно проставить обязательно. После чего конверт прикрепляют (степлером или скрепкой) к документам, которые в нем пришли.

Входящий регистрационный номер нужно обязательно проставлять на вашем экземпляре накладной экспресс-оператора. Если в момент доставки вы видите, что экземпляр накладной один и курьер явно намерен его забрать себе, то не поленитесь и сделайте ксерокопию. Советуем сохранять эти накладные в отдельной папке. Рано или поздно эта папка вам может очень пригодиться.

«Организация-отправитель» – наименование организации или физического лица контрагента, указанное на почтовом конверте. Это очень важное уточнение, особенно если вы работаете с контрагентами, имеющими многочисленные филиалы в разных городах, т.к. иногда очень важно знать, от кого фактически поступил пакет.

«Адрес отправителя (фактический)» – списывается с конверта.

«» – самая важная графа. Сюда аккуратно вписываем все, что пришло в этом пакете, а именно исходящие номера, даты и названия присланных документов. Если присланы копии каких-либо документов, то в скобках указываем «копия»; если эти документы являются заверенными копиями, то пишем «заверенная копия».

Источник: https://www.profiz.ru/sr/7_2015/registracia/

Примеры регистрационных журналов Форма журнала входящих документов

Журнал регистрации документов отчета

ДатапоступленияРегистрационныйномерКорреспондент(автор)ДатадокументаНомердокументаКраткоесодержаниедокумента
123456
Резолюция или кому направлен документДополнительныесведения о документеРаспискав полученииОтметкаобисполнении
ИсполнителиЗаданиеСрокиспользованияАвторрезолюцииДатапостановкирезолюции
7891011121314

Форма журнала регистрации исходящих документов

ДатапоступленияРегистрационныйномердокументаКорреспондент(получатель)КраткоесодержаниедокументаКемподписан документИсполнительДополнительныесведения о документеОтметкаобисполнении
12345678

Форма журнала регистрации внутренних документов

ДатапоступленияРегистрационныйномердокументаКраткоесодержаниедокументаКемподписан документИсполнительДополнительныесведения о документеРаспискав получениидокументаОтметкаобисполнении
12345678

ПРИЛОЖЕНИЕ 9

Пояснение кзаполнению регистрационных формдокументов

РеквизитыПояснение к заполнению
Автор(корреспондент)При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) – автора документа.При регистрации отправленных документов записывается название организации (лица) – корреспондента.Допускается применение сокращенного названия организации.
Название видаЗаполняется в соответствии с названием вида регистрационного документа. При регистрации писем графа может не заполняться.
Дата документаДата, присвоенная документу организацией-автором, переносится с поступившего или отправляемого документа.
Индекс документаИндекс, присвоенный документу организацией- автором, переносится с поступившего или отправляемого документа.
Дата поступленияДата переносится из отметки о регистрации (регистрационного штампа)
Индекс поступленияИндекс переносится из отметки о регистрации поступившего документа. После исполнения дополняется номером дела по номенклатуре и другими индексами по соответствующим классификаторам.
Заголовок документа (краткое содержание)Переносится заголовок, сформулированный на документе; при его отсутствии формулируется, исходя из основного содержания документа.
Отметка об исполненииДата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса по существу с указанием даты или срока исполнения.
Отметка о направлении документа в делоУказывается индекс дела по номенклатуре дел, дата и подпись ответственного исполнителя.

ПРИЛОЖЕНИЕ 10

Лицеваясторона РКК

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Корреспондент
Дата поступления и индекс документаДата и индекс документа
Краткое содержание
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа

Оборотнаясторона РКК

Контрольные отметки (ход исполнения)
Фонд № Опись № Дело №

ПРИЛОЖЕНИЕ 11

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник: https://StudFiles.net/preview/6326853/page:14/

Как заполнять журнал регистрации входящих документов?

Журнал регистрации документов отчета

Журналом регистрации входящих документов пользуются при оформлении поступающей в пределы организации документации. Правильное и постоянное ведение журнала обеспечивает качественный учёт, систематизацию и последующую обработку корреспонденции, а он является главным управленческим компонентом организации.

Правила внесения данных и форма журнала

Подлежит регистрации в журнале вся документация, которая будет учитываться, исполняться и использоваться в справочных целях. Помимо этого, все бумаги следует разделить на те, которые должны быть зарегистрированы и те, которые не являются обязательными. Из нерегистрируемых документов выделяются:

  • ГОСТ, ОСТ, ТУ;
  • работы научного характера;
  • графики, заявки, разнарядки;
  • отчётная документация (статистическая, бухгалтерская и т. д.);
  • личная корреспонденция;
  • информация о расходе материалов;
  • печатные издания;
  • поздравительного и пригласительного характера;
  • прейскуранты;
  • программы совещаний;
  • рекламная документация;
  • учебные программы.

Все остальные документы, не указанные в этом списке, должны регистрироваться в обязательном порядке. Вся документация подлежит регистрации в тот самый момент, когда документ был получен.

Не существует чётко установленной формы журнала, поэтому определяется она индивидуально для каждой организации. Можно использовать бумажную и электронную версию журнала.

Для небольших предприятий подойдёт письменная форма, если количество поступающих документов не превышает пары сотен в год.

В остальных случаях будет целесообразно вести электронный журнал, так как он позволяет получить доступ к большому количеству документов в минимальное время, чего не получится достигнуть при бумажном варианте журнала.

Благодаря электронной версии журнала можно осуществлять поиск, сортировку и применять разнообразные фильтры на находящуюся в нём информацию. Однако существует определённая вероятность сбоев в оборудовании, которые могут повлечь за собой потерю или искажение важных данных.

Не стоит также забывать про вирусные атаки и несанкционированный доступ к информации. Есть немало способов защититься от этого, но не у всякой организации есть ресурсы на ведение такого рода системы.

В подобных случаях бумажный вариант выглядит более предпочтительным, ибо позволяет надёжнее хранить документацию особой важности.

Журнал регистрации (бумажного вида) должен храниться у секретаря руководителя отдела, к которому относится данный конкретный журнал.

Когда в пределах предприятия появляется журнал, ему присваивается уникальный номер. На титульном листе нужно указать полное название предприятия, а также даты его закрытия и открытия.

Журнал подвергается порядковой нумерации (каждый последующий год начинается по новой, но записи могут продолжаться в пределах одного журнала, если есть свободное место).

Далее указываются данные о лицах, которые принимают и регистрируют документы (ФИО, должность, подпись).

Образец журнала регистрации можно посмотреть здесь.

граф журнала

Как было сказано выше, форма журнала выбирается полностью индивидуально, исходя из предпочтений, специфики и надобностей конкретного предприятия или организации (количество столбцов, наименования и т. д.). В качестве примера можно указать следующие данные для состава журнала:

  • номер регистрации;
  • дата;
  • отправитель;
  • получатель;
  • функциональная принадлежность корреспонденции;
  • описание документа;
  • исполнитель указанных в документе вопросов.

В качестве дополнительных граф можно указать:

  • количестве листов в документе;
  • способ отправки;
  • приложения;
  • примечания;
  • резолюция и т. д.

Электронный журнал не подлежит распечатыванию. Но в этом может возникнуть необходимость при получении подписи исполнителя.

Хранение журнала

Сроки хранения журнала, а точнее указанных в нём документов, могут серьёзно различаться. Начиная с небольших периодов хранения (1-3 года), вплоть до 10 лет или постоянного, неограниченного хранения. Сроки назначаются, исходя не из категории, к которой принадлежит документ, а по важности и ценности информации, в нём находящейся.

Для каждой переписки, которая отличается по срокам хранения от остальных, нужно заводить отдельное дело и правильно распределять соответствующую корреспонденцию, если сроки хранения совпадают.

Далее указаны примерные сроки хранения документации:

  1. 5 лет ЭПК (экспертно-проверочная комиссия). Переписка:
  • с органами госвласти, субъектов или местного правительства РФ по главным вопросам функционирования организации;
  • о создании и течении целевых программ;
  • по вопросам образования цен;
  • об ассигнованиях вне сметы;
  • о порядках назначения обязательных резервов.
  • о проверочных и ревизионных процессах;
  • по вопросам планирования;
  • о размещении вкладов, акций;
  • об уточнении и утверждении балансов, отчётов.
  • по действующим вопросам правового характера;
  • о сроках предоставления бухгалтерской, финансовой отчётности.

Регистрация входящего документа (видео)

В данном видео подробно показывается, как зарегистрировать документ в одной из электронных версий журнала.

Ведение журнала регистрации необязательно, но при его наличии и систематическом заполнении все данные будут доступны для последующей отчётности каждого конкретного документа. Это позволяет избавиться от лишних проблем, связанных с учётной деятельностью корреспонденции, контролем за её исполнением и последующей справочной работой.

Источник: https://moyaidea.ru/zhurnal-registracii-vxodyashhix-dokumentov.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.