Внутренняя опись документов личного дела

Внутренняя опись документов личного дела — скачать бланк и образец заполнения

На предприятиях и в учреждениях (независимо от сферы деятельности и организационной формы), как правило, ведутся личные дела работников, содержащие основные документы, связанные с трудовой деятельностью. При этом оформляются их внутренние описи.

Ниже речь пойдет о том, когда необходимы описи документов личных дел и как правильно их составлять. Кроме того, чтобы максимально упростить заполнение описей, мы подготовили бланк и образец, которые можно скачать.

Когда необходима опись личного дела?

Личное дело – это пакет документов, касающихся определенного работника. Для их систематизации, быстрого определения содержания дела, удобного поиска необходимой бумаги и по ряду других причин составляется опись. В некоторых источниках можно встретить название «регистр». Он представляет собой перечень бумаг, которые содержатся в определенном деле.

Документы, касающиеся сотрудников компаний и учреждений, хранятся в их личных делах, на каждое из которых оформляется опись

В отечественном законодательстве отсутствует требование вести личные дела персонала для всех работодателей.

Исключение составляют учреждения муниципального и федерального подчинения, в которых такая система хранения документов обязательна.

Однако в большинстве компаний самых разнообразных форм хозяйствования и сфер деятельности предпочитают оформлять на работников личные дела и описывать содержащиеся в них документы. Причин для этого несколько:

• Поиск необходимых документов значительно упрощается и ускоряется благодаря наличию внутренней описи.
• Ведение регистра помогает контролировать наполненность личного дела всеми необходимыми бумагами.
• Легче собирать статистическую информацию о кадрах.

Важно: обязательность оформления описей на предприятии закрепляется в его локальных актах, например в учетной политике.

Порядок проведения описи личного дела работника

За оформление описей документов личных дел обычно отвечают специалисты кадровой службы. При этом они придерживаются некоторых правил и проверенных практикой приемов:

  Что такое закладная на квартиру при ипотеке?

• Перечень содержащихся в деле бумаг располагается в самом его начале.
• Опись может составляться вручную или печататься.
• Для организаций, работающих в некоторых сферах (например, для государственных учреждений) предусмотрены унифицированные формы описей. В других компаниях могут разрабатываться собственные, исходя из особенностей структуры и специфики деятельности.
• Регистр составляется преимущественно в виде таблицы, в которой описывается содержание личного дела. В ней необходимо предусмотреть достаточное количество граф для внесения всех документов.
• Бумаги в деле размещаются и описываются в хронологическом порядке. Это позволяет проследить всю трудовую деятельность работника от приема в компанию до увольнения.
• При поступлении новых бумаг или их извлечении из дела в описи делаются соответствующие отметки.
• Опись размещается на нескольких страницах, нумерация которых осуществляется отдельно от документов дела.

Табличная часть внутренней описи личного дела работника, как правило, содержит следующую информацию о содержащихся в нем бумагах:

• Порядковый номер.
• Регистрационный номер.
• Дата оформления.
• Название документа.
• Номера тех страниц дела, на которых он размещен.
• Примечание. Эта графа используется для различных отметок, например об извлечении документа из личного дела.

Кроме таблицы с перечнем бумаг, опись содержит определенные реквизиты:

• Название. Как правило, используется формулировка «опись личного дела». Указываются фамилия, имя и отчество работника, а также его должность. В больших компаниях упоминается структурное подразделение.
• Информация о лице, составившем опись. Кадровик, который оформляет регистр, указывает свою должность, фамилию, имя и отчество, а также проставляет подпись.
• Общее количество документов дела (цифрами и прописью).
• Количество страниц описи.
• Дата составления. Указывается после завершения наполнения дела.

Внутренняя опись документов личного дела — бланк

• Скачать бланк внутренней описи документов личного дела .docx

Внутренняя опись личного дела — образец заполнения

• Скачать образец заполнения внутренней описи личного дела .doc

Кроме внутренних описей личных дел работников, кадровые службы обязаны оформлять большое количество других документов. Как специалистам, работающим в этой области, так и другим заинтересованным лицам будет полезна информация о том:

  Какие документы нужны для приема на работу?

Советуем также ознакомиться с материалами по поводу того, как составить:

• резюме для устройства на работу;
• анкету на трудоустройство.

Подводим итоги

Внутренняя опись документов личного дела представляет собой список с основной информацией о них. В нем указывается название каждой бумаги, регистрационные данные и место расположения в деле. Оформляют описи специалисты кадровой службы.

Чтобы составление перечней документов максимально упростить и не упустить при этом каких-либо реквизитов, стоит воспользоваться бланком описи и образцом его заполнения.

Источник: //uvolsya.ru/raznoe/opis-dokumentov-v-lichnom-dele-rabotnika/

Внутренняя опись документов дела

Внутренняя опись документов дела имеетунифицированную форму, предусмотреннуюОсновными правилами работы архивоворганизаций (одобрены решением КоллегииРосархива от 06.02.2002).

Обычно такая описьпомещается в дело, содержащее наиболееценные документы, при подготовке его ксдаче в архив. Однако личное дело являетсяисключением – опись документов ведетсясразу же при его заведении и подшиваетсяв самом его начале (приложение 2).

При ведении личного дела во внутреннююопись вносятся все документы, которыев него подшиваются.

Личный листок по учету кадров

Личный листок по учету кадров – этоучетный документ, раскрывающий сведенияо личных данных работника, его трудовойдеятельности, поощрениях и др.Содержательная часть этого документа,как правило, представляет собой«вопросник» с заготовленным местом длявнесения ответов (приложение 3).

Личный листок содержит перечень вопросово биографических данных работника, обобразовании, о выполняемой работе сначала трудовой деятельности, семейномположении, пребывании за границей, обучастии в выборных органах и др.

Личный листок заполняет от руки припоступлении на работу сам работник водном экземпляре без помарок и исправлений,подписывает и ставит дату. Полнота иправильность заполнения личного листкасверяются сотрудником кадровой службыс записями в таких документах, какпаспорт, трудовая книжка, диплом, военныйбилет и т. д.

Анкета

Таким образом, иногда вместо личноголистка по учету кадров используетсяанкета, которая содержит в основном теже графы, что и личный листок, нозаполняется соискателем до приема наработу и включается в личное дело, толькоесли данный соискатель становитсясотрудником организации. В личное деломогут включаться и анкета, и личныйлисток.

Желательно, чтобы формы таких документов,как личный листок по учету кадров,анкета, были утверждены работодателемсамостоятельно с учетом специфики егодеятельности.

Ведение личного дела

В течение трудовой деятельности личноедело работника может дополнятьсяследующими документами:

• экземплярами дополнительных соглашений к трудовому договору (или их копиями);
• уведомлениями об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя;
• копиями приказов о переводе на другую работу, о поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий;
• копиями документов, подтверждающих изменения анкетно-биогра-фических сведений о работнике;
• копиями объяснительных и докладных записок, заявлений работника по различным вопросам;
• материалами аттестаций (если они проводятся в отношении работника);
• результатами обязательных периодических медицинских осмотров (обследований);
• документами, послужившими основанием к изданию приказа о прекращении (расторжении) трудового договора;
• копией приказа о прекращении трудового договора;
• копией трудовой книжки;
• другими документами, связанными с работой.

Обратите внимание!Поступающие в личноедело документы располагаются вхронологическом порядке

Помимо перечисленных, в личное деломогут входить и некоторыедругие документы(например, документы о прохожденииработником конкурса на замещениевакантной должности, копии документово награждении сотрудника (присвоенииему почетных званий, награждении грамотойи т. д.) и т. п.).

Кроме того, в личное дело помещается(но при этом не подшивается в него)фотография работника установленногов организации формата (обычно 4 х 6 см).На обороте фотографии указываютсяфамилия, имя, отчество работника.Рекомендуется обновлять фотографии нереже одного раза в пять лет или же подостижении работниками возраста 20 и 45лет.

Если в течение работы у сотрудникаменяются какие-то сведения, которыебыли указаны в личном листке по учетукадров, каким образом нужно изменятьэти данные в документах личного дела?Может быть, следует переоформить личныйлисток?

Работники кадровой службы, ответственныеза ведение личных дел, обязаны постоянноследить за их состоянием и своевременновносить изменения в учетные сведения.Обратите внимание: при этом не требуетсявносить какие-либо изменения илидополнения в личный листок по учетукадров или анкету, тем более не нужнотребовать от работника заново заполнятьэти документы.

Все изменения в учетных данных работникадолжны отражаться в отдельных,дополнительных листах. Как правило, этидокументы называются «Дополнение кличному листку по учету кадров»(«Дополнение к анкете»). Обычно они имеюттабличную форму (приложение 4) иразрабатываются по усмотрениюработодателя.

Дополнение к личному листку по учетукадров работник кадровой службы заполняетпосле того, как поступили документы,отражающие первое изменение признаковличного листка по учету кадров.

Всеизменения (награждение правительственныминаградами, присвоение ученых, воинских,почетных званий и ученых степеней,образование, знание языков, участие всоставе выборных законодательных ипредставительных органов) вносятся наосновании соответствующих документов.

Если на бланке не остается места длявнесения последующих изменений, заполняютследующий аналогичный бланк.

Обязательным реквизитом дополнения кличному листку по учету кадров являютсяотметки о проведении проверок наличияи состояния личных дел. На оборотнойстороне личного листка после всех другихсведений делают отметку: «личное делопроверено», ставят дату и подпись.

В следующем номере «Справочникакадровика» мы разберем особенноститекущего хранения личных дел сотрудников,а также правила подготовки их к длительномухранению и к сдаче в архив.

Приложение 1

Пример оформления книги (журнала) учеталичных дел

Приложение 2

Пример оформления внутренней описидокументов личного дела

Приложение 3

Пример оформления личного листка поучету кадров

Приложение 4

Пример оформления дополнения к личномулистку по учету кадров

Картотекаличных дел работников

Личные дела относятся к группе дел,которую подбирает в организации кадроваяслужба. Личные дела формируются в течениевсего периода работы данного лица ворганизации. Исключение может составлятьслучай, когда сотрудник уволился изорганизации в том же году, в которомпоступил в данную организацию на работу.

Личное дело – подборка документов осотруднике, содержащая в себе, в томчисле, его персональные данные.

В личных делах группируются документы,представленные сотрудниками припоступлении на работу, а также образующиесяв период их профессиональной деятельностив данной организации.

Как правило, в состав личного делавходят:

– внутренняя опись документов;

– анкета, личный листок по учетукадров;

– резюме (или автобиография);

– копии документов об образовании(в том числе все квалификационныесвидетельства), удостоверения личности;

– справки и другие документы,подтверждающие изменения анкетныхданных работника (копии свидетельствао браке, ИНН, страхового свидетельства,свидетельства о рождении детей);

– копии всех приказов о назначении,переводе, поощрениях, командировках,отпусках и т. д.;

– трудовой контракт;

– данные аттестаций;

– характеристики;

– план карьерного роста.

В течение периода работы сотрудника ворганизации кадровая служба учитываеткаждый документ личного дела во внутреннейописи.

Также сотрудникиотдела кадров ведут учет дополнительныхсведений о сотруднике и вместе с личнымлистком по учету кадров помещают вначале дела.

Закрывая личное дело, кнему подшивают заявление работника обувольнении по собственному желаниюлибо другие документы, которые служатоснованием для увольнения, и копиюприказа.

Внутреннюю опись подписывает составительс указанием должности, расшифровкиподписи и даты составления.

Для быстрого и безошибочного нахожденияличных дел в организации рекомендуетсясоставлять картотеку личных делработников.

Картотека – это справочник, в которомсведения о содержании документовотражены на карточках, расположенныхв соответствии с номенклатурой дел испециально разработанной схемойпостроения картотеки.

Необходимость создания картотекиопределяется потребностями организациив информации о составе и содержаниидокументов.

Картотека личных дел работников создаетсядля поиска необходимых документов,содержащих сведения о работнике и еготрудовой деятельности.

В картотеке карточки располагаются всоответствии с принятой схемойсистематизации. Разделы и подразделыотделяются друг от другакарточками-разделителями и указываютсяна ящиках с картотекой.

Условия хранения картотеки личных делработников должны обеспечивать надежнуюсохранность личных дел и помещенных вних документов (сведений) от хищения(разглашения). С этой целью картотекиличных дел работников следует хранитьв сейфах или плотно закрывающихсяметаллических шкафах.

Источник: //StudFiles.net/preview/3000646/page:4/

Внутренняя опись документов личного дела: скачать образец

Чтобы зафиксировать все бумаги, подшитые в деле, заполняется внутренняя опись документов дела. Этот бланк нужен для грамотного учета и архивирования.

Заполняется форма в соответствии с рекомендациями Росархива. �х соблюдение обязательно для муниципальных учреждений, частным компаниям также советуется их придерживаться.

В конце статьи можно скачать образец внутренней описи.

Что такое опись и как она оформляется

Внутренняя опись представляет собой перечень с указанием основных реквизитов бланков, входящих в папку, или личное дело работника. Эта форма используется кадровым отделом организации.

Как выглядит образец заполнения документа? Вначале прописывают заголовок.

Далее вносят информацию о работнике, информация о котором будет храниться в личном деле.

Также указывают название предприятия, с которым заключен трудовой договор.

Непосредственно в самой таблице отражены следующие сведения:

1. Порядковый номер документа.
2. Регистрационный индекс.
3. Дата составления.
4. Заголовок.
5. Номера листов дела.
6. Дополнительные отметки (например, состояние документа, РІ случае изъятия или возврата – причины, прочие примечания).

Под сводкой вписывают число отдельных наименований в деле.

Рљ примеру, если РІСЃСЏ папка состоит РёР· РѕРґРЅРѕРіРѕ многостраничного документа, РІ строке «Р�того» так Рё будет указано: 1 документ.

Внизу бланка ставится подпись заполнившего сотрудника, обязательно с расшифровкой.

Правила оформления описи

Количество листов внутренней описи документов личного дела строго не регламентировано и зависит от объема.

Для небольшой папки может быть достаточно одностраничной формы.

Если же опись включает несколько листов, их следует пронумеровать.

Важно! Если сотрудник просит предоставить ему копию внутренней описи документов, отказать ему работодатель не вправе.

Перечислим еще несколько рекомендаций по оформлению бланка:

• отсутствие ошибок Рё исправлений;
• внесение только достоверной Рё точной информации;
• хранение вместе СЃ личным делом (можно либо прикрепить Рє обратной стороне первой обложки, либо просто вложить РІ папку).

Для бланка можно использовать как простой лист формата А4, так и фирменный бланк организации. Допускается его заполнение от руки. Однако в большинстве случаев удобнее воспользоваться компьютером.

Где взять бланк для заполнения

Единого образца внутренней описи документов дела, обязательного для применения во всех организациях, не существует.

Если сотрудников немного, в некоторых фирмах бланк формируется для каждого нового дела. Однако при большом количестве работников такой вариант вряд ли подойдет.

Предпочтительно создать фирменный образец и утвердить его в учетной политике компании.

Напомним, какие сведения должны содержаться в бланке:

• название организации;
• данные сотрудника, РЅР° которого оформлено личное дело: его Р¤Р�Рћ Рё должность;
• СЃРїРёСЃРѕРє вложенных бумаг, выполненный РІ РІРёРґРµ таблицы;
• количество отдельных наименований, включенных РІ личное дело.

Стоит отметить, что перечень бумаг в личном деле постоянно меняется. Какие-то документы добавляются в папку, другие изымаются.

Все подобные корректировки следует своевременно отражать в описи и указывать день, когда эти изменения произошли.

При изъятии документа также вносятся причины и лица, затребовавшие его на руки.

Туда же вкладывают заявление с просьбой принять на работу, личную карточку, автобиографию и характеристики.

Также стоит вносить туда копии приказов в отношении работника, поощрения, информацию о научных достижениях, должностную инструкцию и сведения, затрагивающие вопросы охраны труда и безопасности.

Кто ответственен за ведение личного дела

РћСЃРЅРѕРІРЅРѕРµ требование Рє сотруднику, который будет заниматься составлением внутренней РѕРїРёСЃРё, — владение информацией Рѕ РїРѕСЂСЏРґРєРµ ее заполнения. Р’ зависимости РѕС‚ масштабов предприятия, эти обязанности РјРѕРіСѓС‚ поручаться:

• кадровому специалисту;
• руководителю организации;
• секретарю.

Чаще всего РЅР° крупных предприятиях составление внутренней РѕРїРёСЃРё поручается кадровикам. Ведение дел – обязательство кадрового отдела, поэтому Рё дополнение Рє нему поручается РёРј.

Стоит заметить, что на этих работников возложена ответственность за хранение бумаг, обозначенных в описи.

В судебной практике встречаются случаи обращений в суд в связи с утерей предоставленных в кадровую службу документов.

К каким делам требуется прилагать опись

На самом деле от кадрового отдела не требуется составлять опись ко всем делам. Этот документ по содержанию напоминает оглавление книги. Его составляют:

• Рє личным делам;
• Рє делам, которые требуют полного оформления: СЃРѕ СЃСЂРѕРєРѕРј хранения более 10 лет либо Рє тем, которые находятся РІ архиве бессрочно.

В трудовой практике имеет место увольнение работника. В такой ситуации выдача ему на руки личного дела не допускается. Папка передается на хранение в архив.

Если в описи остались пустые строки, они перечеркиваются.

С увольнением ведение личного дела прекращается, а значит, вносить пометки во внутреннюю опись не имеет смысла.

​

Таким образом, внутренняя РѕРїРёСЃСЊ – это бланк, представляющий СЃРѕР±РѕР№ перечень наименований Рё реквизитов документов, содержащихся РІ личном деле.

В зависимости от объема папки он может быть одностраничным или включать несколько листов.

В бланк вносят название документа, его регистрационный и порядковый номер, номера страниц дела и прочие отметки.

После увольнения работника опись вместе с личным делом передается в архив. Далее можно скачать образец документа по ссылке.

​

Образец внутренней описи документов дела

Источник: //paperdoc.ru/documents/personnel/obrazec-zapolneniya-vnutrennej-opisi-dokumentov-lichnogo-dela

Как оформить личное дело сотрудника – НалогОбзор.Инфо

Формирование личного дела

Личное дело (совокупность документов, содержащих сведения о сотруднике и его трудовом стаже) формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.

Ситуация: обязана ли организация вести личные дела сотрудников?

Нет, не обязана.

Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской и муниципальной службы (ст. 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, ст. 30 Закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ). Подробно порядок оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности, в ГОСТ Р 6.

30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст), в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах (см.

, например, Положение, утвержденное приказом МВД России от 28 апреля 2014 г. № 381).

Как правило, в личное дело включаются следующие документы:

• внутренняя опись документов дела;

• личный листок по учету кадров;

• дополнение к личному листку по учету кадров;

• заявление о приеме на работу;

• копия документа, удостоверяющего личность;

• копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

• копии документов об образовании;

• характеристики и рекомендательные письма;

• личные заявления работника;

• копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

• отзывы должностных лиц о работнике;

• справки о состоянии здоровья;

• лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами.

Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления. Такой порядок следует из пунктов 4.19–4.

30 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Пример оформления личного дела сотрудника

Ответственным за ведение кадрового учета в организации назначен бухгалтер В.Н. Зайцева.

Зайцева оформила личное дело главного бухгалтера А.С. Глебовой. Обложка и документы личного дела выглядели так:

• личный листок по учету кадров;

• дополнение к личному листку;

Внутренняя опись документов дела

Ситуация: когда нужно составить внутреннюю опись документов личного дела?

Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов.

Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит.

Подтверждают такой порядок положения пунктов 4.30 и 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке (п. 4.20 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Поэтому вначале во внутреннюю опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее – в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу.

Подписать внутреннюю опись должен сотрудник, ответственный за ее составление.

Личный листок

Ситуация: что такое личный листок по учету кадров, и чем он отличается от анкеты?

В личное дело могут включаться и анкета, и личный листок или один из этих документов.

Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела. Он выполняет ту же функцию, что и анкета: отражает основные персональные и биографические сведения о сотруднике.

Однако анкета заполняется соискателем до приема на работу и включается в личное дело, только если данный соискатель становится сотрудником организации.

Личный листок заполняет сам сотрудник уже после того, как принят на работу. При этом он подтверждает достоверность сведений личной подписью и ставит дату заполнения листка.

Как правило, в личный листок вклеивается фотография сотрудника размером 4 × 6.

Чтобы отразить изменения в учетных данных сотрудника, которые произошли после заполнения личного листка, составьте дополнение к личному листку по учету кадров.

Совет: чтобы сотрудник не забывал сообщать сведения об изменениях в своих личных данных, включите в бланк листка такую фразу: «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров».

Хранение личных дел

Личные дела работающих сотрудников храните в отделе кадров. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.

Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции.

Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Срок хранения личных дел, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. А личные дела, созданные начиная с 2003 года, хранят 50 лет. Таковы требования статьи 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

Ревизия личных дел

Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию. Результаты такой проверки оформите актом (например, за образец можно взять форму, приведенную в приложении 56 к приказу ФТС РФ от 18 октября 2004 г. № 160). Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров.

Источник: //NalogObzor.info/publ/kadrovyj_uchet/dokumentooborot/kak_oformit_lichnoe_delo_sotrudnika/113-1-0-2973

Правила формирования личного дела сотрудника

В ходе осуществления деятельности предприятия, для принятия правильных решений, администрации компании требуется максимально полная информация об ее сотрудниках. Данные сведения уполномоченные лица могут получить из дел, заведенных отделом кадров на работников, включающих в себя всю документацию за весь период работы этого человека.

Понятие личного дела

Оно представляет собой подшивку документов, сгруппированных в отношении каждого сотрудника и скрепленных в единую папку с описью.

Формирование личных дел является обязательным только для государственных органов и муниципальных властей. Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании.

Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника в момент его приема на работу и закрывает при увольнении. Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т.д.

Основными регламентирующими правилами являются ГОСТ 51141-98 и 17914-72, а также федеральные законы по государственной службе. Но их требования обязательны для заведений и учреждений. Другие фирмы могут их использовать в своей работе, или же осуществлять оформление личного дела по своим методикам.

Тем не менее, на все предприятия распространяются положения закона «О персональных данных», согласно которому работодатель признается оператором по их обработке, а следовательно он должен обеспечить защиту личной информации своих сотрудников и предотвратить ее разглашение.

Поэтому, личные дела должны храниться в местах, куда ограничен доступ посторонним работникам предприятия. А обращения за сведениями, содержащимися в составе личного дела, нужно контролировать и фиксировать в специальных регистрах. Несанкционированное разглашение личной информации влечет привлечение фирмы к административной ответственности.

Оформление и ведение личного дела

[ads-pc-2] [ads-mob-2]

Папка на работника открывается в момент его приема. Первой в нее подкалывается оформляемая на работника личная карточка, содержащая помимо основных сведений о нем, фотографию сотрудника. Далее в дело подшиваются все представленные сотрудником копии документов. Сюда же включаются заполняемые им при оформлении бланки.

В течение всей деятельности на предприятии в дело сотрудника ответственные должностные лица подкалывают в хронологическом порядке документацию, относящуюся к нему, например, различные заявления, докладные, объяснительные. Издаваемые приказы на предприятии по личному составу в отношении сотрудника можно не вшивать в папку с его делом, если они фиксируются в личной карточке. Можно в дело подшивать выписки из данных документов.

Все листы личного дела должны иметь сквозную нумерацию.

При расторжении трудового контракта папка со всеми документами закрывается. Перед передачей ее в архив желательно составить опись личного дела, если она не оформлялась с самого начала.

Это может быть разработанный организацией шаблон, куда вписываются только страницы, или заполненный от руки или с помощью компьютера перечень.

При закрытии на лицевой папке проставляется дата завершения личного дела, и присваивается индекс в соответствии с имеющейся номенклатурой дел.

В соответствии с законодательством, срок хранения личных дел составляет 75 лет.

Документы, включаемые в личное делопроизводство

В личное дело каждого работника подкалываются представленные им резюме и рекомендации, заполненные на предприятии анкеты, заявление о приеме на работу, личная карточка по форме Т-2, приказ о приме на работу.

Желательно в папку также включать копии паспорта, свидетельства о постановке на налоговый учет, пенсионного свидетельства, документов об образовании, свидетельства рождения на детей, о браке (разводе), водительских удостоверений, и другие. Все копии должны быть заверены работником отдела кадров, который принимал их и сверял с оригиналами.

В личном деле должен присутствовать трудовой контракт с сотрудником, а также все заключаемые с ним дополнительные соглашения.

По мере работы в личное дело сотрудника подшиваются его заявления о предоставлении отпусков, служебные записки, докладные, объяснительные, акты о правонарушениях, представления к награждениям и т. д.

При необходимости разглашения его личных данных, с сотрудника нужно брать согласие на это, которое также нужно включать в данную папку.

После увольнения сюда прикладываются также заявление об увольнении и приказ руководителя об увольнении.

Трудовая книжка работника должна хранится отдельно от личного дела в специализированном шкафу, желательно в сейфе, так как она является бланком строгой отчетности и регистрироваться в журнале регистрации трудовых книжек.

Образец заполнения титульного листа и описи личного дела

[ads-pc-4] [ads-mob-4]

На лицевой стороне титульного листа проставляется название компании, и ее структурного подразделения. В правом углу записывается номер дела, а также количество листов описи.

В центральной части документа заполняется Ф.И.О. сотрудника, на которого заводится дело. В правом нижнем углу указываются даты начала и завершения дела, а также количество листов в нем и срок хранения. При отправлении дела в архив на титульном листе проставляется индекс, согласно принятой номенклатуры дел.

Опись должна содержать номер и заголовок (Ф.И.О.) дела, к которому она составляется.

Далее, в табличной ее части по мере включения в папку листов, заполняются сведения о подшитых бланках. Здесь указывается номер по порядку, индекс документа (если он есть), его наименование, количество страниц.

В конце списка нужно цифрами и прописью записать общее количество приложений, а также листов описи. Список подписывается ответственным лицом, с указанием его должности, личных данных, а также проставляется дата составления.

Бланки для формирования личного дела и образцы

Скачать бланк обложки личного дела в формате Word.

Скачать бланк для внутренней описи документов для личного дела.

Скачать пример заполнения обложки.

Скачать образец заполнения внутренней описи. 

Источник: //blankionline.ru/doc/lichnoe-dela-sotrudnika.html

Внутренняя опись документов личного дела работника: образец

Опись – это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком (опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.д.). Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы.

Что такое личное дело сотрудника

Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке.

Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать.

Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:

• копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);
• документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);
• документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
• прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)
• документы, которыми оформляется расторжение трудовых отношений (заявление, копия приказа, служебное расследование и т.д.).

Важно! Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне.

Обязательна ли внутренняя опись личного дела

В законодательных актах и нормах нет упоминания об обязанности вести описи документов, входящих в личные дела.

Она упоминается лишь в Правилах работы архивов организаций. В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации.

Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия. Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив.

Внутренняя опись личного дела и опись личных дел сотрудников: отличия

Помимо описи документации, содержащейся в личном деле в делопроизводстве можно встретить также понятие – опись личных дел.

Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел.

Например, может быть опись личных дел работников экономического отдела или опись личных дел, сданных на архивное хранение в 2017 году.

//www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Список бумаг личного дела находится непосредственно в самом деле. Перечень личных дел подшивают отдельно, ее хранят у сотрудника, который отвечает за эти дела, либо они поступили к нему на хранение.

Опись документов в личном деле работника: бланк

Поскольку законодательные акты не обязывают работодателей вести такой документ, как опись в личное дело, бланк может быть разработан ими самостоятельно. Либо можно использовать бланк, который находится в Приложении 10 к Правилам работы архивов.

В нее записывается следующая информация:

• Номер по порядку;
• Индекс документа, его можно взять в номенклатуре дел. Данный реквизит не обязателен для бумаг обычных организаций, поэтому в самостоятельно разработанном образце данная колонка может отсутствовать;
• Дата документа, указывают ту дату, когда он попал в личное дело;
• Название документа;
• Номера листов. Здесь указывается, какой лист занимает та или иная бумага в деле. Например, копия диплома – лист 1, копия паспорта – листы 2-4, копия приказа о расторжении договора – лист 5 и т.д.
• Примечание. В этой колонке ставятся пометки об особенностях документа (срок медкомиссии истекает в 2018 году) или о его передвижениях (личная карточка Т-2 изъята для проверки).
• В конце указывается общее количество бумаг (по их наименованиям) и сколько листов находится в деле.

Законченная опись заверяется подписью составившего его сотрудника, в отдельных случаях, также проставляется гриф утверждения руководства.

Опись документов личного дела образец

Скачать бланк, одобренный решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, можно ниже.

Опись дел по личному составу: образец заполнения

Как и опись документов в личном деле работника, образец описи для личных дел присутствует в Правилах работы архивов (Приложение 3) (скачать утвержденный образец можно ниже). Либо можно составить этот документ самостоятельно.

Он будет содержать следующие реквизиты:

• название организации, которая сдает документы в архив;
• гриф утверждения руководителя;
• номер по порядку;
• индекс дела;
• наименование дела;
• даты документа. Проставляется дата, когда дело было заведено и дата его окончания;
• количество листов в каждом из дел. Например, личное дело Никитенкова А.Н. – 25 листов; личное дело Александровой В.В. – 31 лист;
• примечание. Сюда вносят особенности дела. Например, отсутствует 5 лист, задвоена нумерация листов и т.д.;
• в конце указывают количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера, перечисленные в документе. Также вносят сведения об отсутствующих листах и нарушенной нумерации.

Источник: //spmag.ru/articles/vnutrennyaya-opis-dokumentov-lichnogo-dela-rabotnika-obrazec