Пример оформления приказа о назначении ответственного лица за учет и хранение исполнительных документов

Содержание

Приказ о назначении ответственного лица за хранение документов

От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных. Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально.

Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

Приказ о хранении документов

При этом необходимость в хранении документов объясняется не только нуждами производства и желанием работодателя обеспечить подтверждение легитимности своей хозяйственной деятельности, но и положениями законодательства.

Причем, эта обязанность вменяется им независимо от формы собственности предприятий и источников их финансирования.

Поэтому на вопрос о том, кто составляет приказ о хранении документов в 2019 году, будет однозначен: руководители всех субъектов хозяйственной деятельности, в том числе государственных и муниципальных структур, предприятий и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Приказ о назначении ответственного лица: особенности создания и правила составления документа

Приказ о назначении ответственного относится категории В зависимости от конкретной сферы деятельности он может касаться вопросов:

материальной ответственности;противопожарной безопасности;переобучения и повышения квалификации;охраны труда и ТБ;оборота дорогостоящих материалов и ценных вещей;использования имеющихся на производстве источников повышенной опасности;оборота ценных бумаг.

Полномочия относительно назначения определенного ответственного лица, помимо руководителя, имеет также начальник отдела, в котором работает данный сотрудник.Приказ о назначении ответственного составляется в произвольной форме.

Какой-то единой унифицированной формы для этого документа не предусмотрено. В принципе, он составляется по аналогии с и включает в себя стандартные подразделы, которые содержат определенную информацию:«Шапка».

Приказ о назначении ответственного лица

Заполняет приказ специалист отдела кадров или секретарь. В больших компаниях создаются целые специализированные отделы, работники которых заняты контролированием всех внутренних сфер деятельности предприятия.

В небольших фирмах руководитель организации может взять всю ответственность на себя, но для этого тоже необходим данный приказ. Чаще всего приказ подразумевает возложение ответственности за охрану труда.

Это связано с тем, что предоставление персоналу безопасных условий при выполнении рабочих обязанностей является одним из первых условий законного функционирования предприятия, особенно занятого в производственной отрасли.

О назначении ответственных за учет, хранение и использование документов ДСП в подразделениях Санкт-Петербургской таможни

В срок до 24 мая 1999 г.

на основе типовой (см. Приложение 2), в соответствии с разработать, согласовать в установленном порядке и утвердить у начальника таможни должностные инструкции на сотрудников, ответственных за работу с документами ДСП в подразделении.2.3.

О всех изменениях в составе должностных лиц, ответственных за работу с документами ДСП, незамедлительно информировать отделение специальной информации.3.

Контроль за выполнением установленных требований по работе с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, осуществляет отделение специальной информации (Василькова М.В.).4.

Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.Начальник таможнигенерал-майор т/сВ.Г.Еременко Приложение 1к приказуот 19.05.99 N 144 Наименования структурных подразделений Ф.И.О.Личный номер Должность 1 2 3 4 ОКС Лакомкин М.В.Ч-138141 нач.

Как оформить приказ о назначении ответственного лица за хранение печати организации?

Печати хранятся в бухгалтерии. Спасибо Тематика: Ответы: 27 мая 11:21 Добрый день!

Такой приказ делается в произвольной форме, приблизительно так: О назначении ответственного лица за хранение печатей и штампов на предприятии ПРИКАЗЫВАЮ: 1.Иванову М.И. — главного бухгалтера ООО назначить ответственным лицом за хранением и пользованием печатей и штампов ООО с ________2013года.

Штрафы, пени и другие виды неустойки, полученные организацией от контрагента за нарушение договорных обязательств не включаются в базу налогообложения НДС.

Зато они обязательно облагаются налогом на прибыль. Об этом в очередной раз напомнили в Минфине.

Приказ о назначении ответственного за архив

Если архив очень большой, то в организации должна быть разработана и утверждена его схема.

Регулярно (не реже одного раза в пять лет, а лучше ежегодно) документы, хранящиеся в архиве, должны проверяться.

Также здесь строжайшим образом необходимо сохранять противопожарную безопасность – архив сплошь состоит из легковоспламеняющихся предметов. Как правило, ответственным за содержание архива сотрудником назначается секретарь предприятия, специалист кадрового отдела или бухгалтер.

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

Сумма доплаты – это персональные данные работника.

Поэтому кадровику нужно будет подготовить второй приказ «Об установлении персональной надбавки» или «Об увеличении объема выполняемой работы». Поэтому, пожалуйста, не путайте: приказ о назначении ответственного за делопроизводство – это .

Ответственный может уйти на повышение, может уволиться или уйти в долгосрочный отпуск, и тогда придется внести .

Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

Обычно это сотрудник или начальник отдела кадров.

В обязанности этого специалиста входит не только прием и выдача трудовых и вкладышей в них, но и их заполнение, забота об их содержании и учет.

В случае потери или порчи трудовой, восстанавливать документ (или компенсировать затраты на эту процедуру) придется именно ответственному сотруднику.

Все приказы, издаваемые в организации, всегда пишутся от имени руководителя, а вот непосредственная обязанность по их составлению обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или другого приближенного к директору работника, имеющего понимание о том, как формировать такой вид распорядительных бумаг. Однако, в любом случае, независимо от того, кто именно занят в составлении приказа, для того, чтобы документ стал легитимным (т.е.

Источник: //domprava76.ru/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-lica-za-hranenie-dokumentov-81741/

Приказ о хранении документов в организации образец – СИЗ, нормы, инструкции

Пример оформления приказа о назначении ответственного лица за учет и хранение исполнительных документов

Приказ о хранении документов, изданный руководителем, устанавливает порядок хранения оперативной и архивной документации предприятия в интересах самой организации, а также граждан, общества и государства. В статье рассматриваются вопросы, связанные с организацией хранения документов на предприятии.

Из статьи вы узнаете:

кто составляет приказ о хранении документов;
когда составляется приказ о хранении документов;
что содержит приказ о хранении документов.

Приказ о хранении документов должен быть издан одновременно с началом производственной деятельности предприятия, поскольку обеспечение сохранности документации, сопровождающей деятельность организации, обязанность руководителя.

Приказ о хранении документов и локальные нормативные акты, регламентирующие использование и хранение документации, помогут стандартизировать все процедуры документооборота компании, обеспечить учет и сохранность каждого документа.

Кто составляет приказ о хранении документов

К основным задачам, которые призвана решать система делопроизводства предприятия, относится не только документирование всех производственных и организационных процессов и учет входящей, исходящей и внутренней документации, но и организация ее оперативного и архивного хранения. При этом необходимость в хранении документов объясняется не только нуждами производства и желанием работодателя обеспечить подтверждение легитимности своей хозяйственной деятельности, но и положениями законодательства.

Федеральным законом от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон) устанавливается обязанность работодателей обеспечить сохранность документов, используемых во всех сферах деятельности предприятия. Причем, эта обязанность вменяется им независимо от формы собственности предприятий и источников их финансирования.

Как хранить приложения к приказам?

Поэтому на вопрос о том, кто составляет приказ о хранении документов в 2016 году, будет однозначен: руководители всех субъектов хозяйственной деятельности, в том числе государственных и муниципальных структур, предприятий и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Когда составляется приказ о хранении документов в организации

Если организации государственного или муниципального подчинения по умолчанию являются источниками комплектования документами государственных и муниципальных архивов, то коммерческие структуры могут быть отнесены к таким источникам на основании части 2 ст. 20 Закона, после того, как будет заключен договор с одним из таких архивов. По истечении сроков хранения, часть документов предприятия, на основании специальной экспертизы может быть включена в Архивный фонд РФ.

Документы предприятий-источников комплектования государственных и муниципальных архивов, не включенные в Архивный фонд РФ, а также та документация, которая аккумулируется на предприятиях, не являющихся такими источниками, остается в этих компаниях. Они самостоятельно должны организовать хранение документов и обеспечить их сохранность в соответствии с установленными сроками хранения.

Обязанностью работодателя является обеспечение сохранности всех документов, составляющих документооборот предприятия, в том числе, кадровых, финансовых и бухгалтерских. Эта обязанность начинает реализовываться после того, когда составляется приказ о хранении документов, устанавливающий порядок и правила их комплектования, учета и организации хранения.

приказа о хранении документов в 2017 году

Как правило, организация хранения документов на предприятии предполагает исполнение множества процедур, обеспечивающих уникализацию, идентификацию и сохранность каждого документа, поэтому имеет смысл регламентировать порядок учета и хранения всей документации, разработав специальный локальный нормативный акт, например, Положение о хранении документов, который и будет введен в действие приказом о хранении документов.

Если предприятие организует собственный архив, необходимо будет включить в Положение отдельный раздел, регламентирующий порядок создания и работы экспертной комиссии.

Подобный регламент также может быть установлен отдельным Положением об экспертной комиссии.

В задачи этой комиссии будет входить экспертиза ценности документов, образовавшихся в ходе деятельности предприятия, и создание номенклатуры дел, в которой будут определены сроки хранения документов в соответствии с действующими Перечнями.

Если такие локальные нормативные акты на предприятии будут разработаны, содержание приказа о хранении документов в 2016 году сведется к утверждению этих регламентов и установлению срока введения в действие. В случае их отсутствия, в тексте приказ о хранении документов в 2016 году должен будет устанавливать, в том числе:

перечень видов документов, подлежащих хранению;
наименование структурного подразделения или лиц, ответственных за организацию хранения документов;
порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов;
сроки оперативного и архивного хранения документов;
порядок передачи документов на архивное хранение;
перечень мер по обеспечению сохранности и конфиденциальности информации, содержащейся в документах;
порядок работы с документами и выдачи их исполнителям из архива.

Хранение электронной почты

Как видим, содержание приказа о хранении документов в случае отсутствия локальных нормативных актов, регламентирующих порядок хранения документации на предприятии и работу экспертной комиссии, будет довольно объемным, поэтому в разработке соответствующих регламентов есть прямой смысл.

Образец приказа о хранении документов

Приказ о хранении документов может быть составлен в произвольной форме. Если упомянутые выше локальные нормативные акты на предприятии не разработаны, разработать порядок хранения документов можно поручить исполнителям, упомянутым в приказе. Это могут быть члены экспертной комиссии. Примерный образец приказа о хранении документов представлен ниже.

Источник: //rossiz.ru/prikaz-o-hranenii-dokumentov-v-organizatsii-obrazets/

Приказ о хранении документации образец

Пример оформления приказа о назначении ответственного лица за учет и хранение исполнительных документов
Бесплатная юридическая консультация:

Каждая компания ведет свой документооборот. Часть бумаг имеет низкое значение, но другая часть документов отличается принципиальной важностью.

Особенно касается это бумаг, связанных с безопасностью производства. Эти документы требуется правильно хранить. Порядок хранения задается распоряжением руководителя.

Что входит в перечень технической документации электрохозяйства?

Основные виды техдокументов в сфере электрохозяйства:

Распоряжение о назначении сотрудника, ответственного за электрохозяйство.
Распоряжение о создании комиссии по проверке знаний по электробезопасности.
Программа обучения электротехнических специалистов.
Распоряжение о порядке предоставления доступа к электроустановке.
Журнал учета деятельности по нарядам.
Генплан с электрическими коммуникациями.
Техпаспорт на оборудование.
Эксплуатационные и должностные инструкции.
План реконструкций и обслуживания электроустановок.
Перечень сотрудников, которые могут выдавать снаряд.
Перечень сотрудников, которые могут осматривать электроустановки.
Журнал проверки изделий для защиты.

Часть этих документов непосредственно связана с обеспечением безопасности. Поэтому к хранению особо ценных бумаг предъявляются специальные требования.

Для чего нужен приказ о хранении техдокументации?

Необходимость в создании распоряжения обусловлена следующими его функциями:

Бесплатная юридическая консультация:

Обеспечение хранения на протяжении всего срока, в течение которого документы должны находиться в целостности.
Обеспечение пригодности документации для неоднократного снятия с нее копий.
Отслеживание комплектности бумаг, правильности их заполнения.
Регистрация документов, присвоение им инвентарных номеров.
Обеспечение быстрого поиска нужного документа, простого доступа к нему.

Приказ задает определенный алгоритм действий сотрудников, что исключает путаницу и помогает систематизировать документооборот.

Образец приказа

О порядке хранения техдокументации

В целях выполнения норм пункта 1.8.1 «Правил эксплуатации электроустановок»

1. Обеспечить доступ представителей электротехнической службы к техдокументации. 2. Хранить документы на электроустановки на протяжении всего периода их эксплуатации. 3. Бумаги, которые не задействованы техническим персоналом, отправлять в архив. 4.

Документы подготавливать к снятию копий. На них не должно быть протертых мест, склеек, разрывов. 5. Документы, принимаемые на хранения, регистрировать. 6. Выдача исполнительной документации осуществлять только на основании распоряжения руководителя. 7.

Контроль над исполнением приказа оставляю за собой.

Руководитель ООО «Квадрат» (подпись) Петров Д.А.

Бесплатная юридическая консультация:

Источник: //assistentus.ru/forma/prikaz-o-poryadke-hraneniya-tehnicheskoj-dokumentacii-elektrohozyajstva/

г. ____________ «__» _________ 2016г.

«Об организации хранения документов»

С целью упорядочения хранения документов, обеспечения их сохранности, в связи с отсутствием мест для хранения документов в кабинете бухгалтерии,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Определить место хранения документов – кабинет № ___ (номер кабинета согласно техпаспорта) площадью ____ кв.м. административного корпуса (лит. _____).

Главному бухгалтеру _______________ в срок до «___» __________2016 года организовать перемещение документов первичной бухгалтерской отчетности (договора, грузовые таможенные декларации, товарные накладные, спецификации, отчеты комиссионера, путевые листы, акты списания, производственные приказы, материальные отчеты, лимитно-заборные карты, акты ввода в эксплуатацию, акты приема-передачи выполненных работ, маршрутные листы, авансовые отчеты, приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости, банковские выписки, и т.п.) за период с _____________ года по ____________ год в определенное выше место их хранения.

Бесплатная юридическая консультация:

3. Ключи от кабинета № ___ хранить главному бухгалтеру _________, запасные ключи от кабинета на посту охраны.

Директор

ООО «______________________»

Источник: //yurotdel.com.ua/nakaz/obrazets_prikaza_ob_organizatsii_hranenia_dokumentov_predpriatia

Приказ о хранении и выдаче оригиналов документов в организации образец

ГИБДД, отдел автотранспорта городского военкомата; •акты выполненных работ, оказанных услуг, справки о стоимости выполненных работ, первичные учетные документы по движению товарно-материальных ценностей (собственных и давальческих) внутри Общества и между контрагентами, иные документы, относящиеся к финансово-хозяйственной деятельности; •внутренние отчеты в Обществе при необходимости; •справки в организации, предоставляющие коммунальные услуги; •переписка с налоговыми, пенсионными органами и другими внебюджетными фондами; •другие документы в случаях, предусмотренных нормативно-правовыми актами действующего законодательства РФ и на которых подпись генерального директора (в филиалах – директоров филиалов) или другого лица — с разрешения заместителя генерального директора по экономике и финансам и главного бухгалтера Общества.

Бесплатная юридическая консультация:

Приказ об ответственном хранении документов и печатей

Заслуживает внимания и печать «Для договоров». Можно ли ставить ее на договоры? Гражданский кодекс РФ вообще не содержит требования заверять подписи в договоре печатью. Однако в сам договор может быть включено условие о том, что подпись заверяется основной печатью организации.

Если подобного условия нет, то можно поставить печать «Для договоров».

Печати и штампы в организации

Она может быть постоянно действующей либо создаваться на год или разово по потребности. Уничтожить печать – это привести в полную негодность ее клише.

Чаще всего это делается простым разрезанием его ножницами на мелкие кусочки. Металлические печати придется дробить, отправлять в печь или производить опиловку.

Бесплатная юридическая консультация:

Конечно, сделать это в условиях обычного офиса довольно непросто, но металлические печати сегодня встречаются все реже. Зачастую используются обычные каучуковые клише. Факт уничтожения печати отражается в акте (образец см.

в Примере 10), после чего регистрационные данные акта вносятся в Журнал учета (см. в Примере 5 последнюю графу «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)»). Если вдруг выясняется, что печать потеряли, это отражается в особом акте – показан в Примере 11. Ы╒юоВаЬwОу╨диЬ≤1┘G▄╚E┘╖≤╔&│P║С╪╜╘n.

ДC÷ЬЧК,╡ЙD╙÷╢╚Пнй2iипl В последнюю стекаются все ненужные или пришедшие в негодность печати, штампы для последующего уничтожения. Это фиксируется в Журнале учета печатей и штампов (см. в Примере 5 графы о возврате печати в административно-хозяйственную службу (АХС), они заполнены в строке 24).

Уничтожением печатей и штампов занимается специальная комиссия.

Она создается по указанию руководителя организации.

Новые статьи приказа о хранении документов в 2017 году Как правило, организация хранения документов на предприятии предполагает исполнение множества процедур, обеспечивающих уникализацию, идентификацию и сохранность каждого документа, поэтому имеет смысл регламентировать порядок учета и хранения всей документации, разработав специальный локальный нормативный акт, например, Положение о хранении документов, который и будет введен в действие приказом о хранении документов.
Бесплатная юридическая консультация:

Источник: //advokat-na-donu.ru/prikaz-o-hranenii-i-vydache-originalov-dokumentov-v-organizatsii-obrazets/

Приказ о хранении документов | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Пример оформления приказа о назначении ответственного лица за учет и хранение исполнительных документов

Из статьи вы узнаете:

кто составляет приказ о хранении документов;
когда составляется приказ о хранении документов;
что содержит приказ о хранении документов.

Приказ о назначении ответственного за хранение документов

В целях совершенствования документооборота

Назначить бухгалтера Римму Михайловну Павлову ответственной за:

1) учет и хранение следующих исполнительных документов:

— соглашение об уплате алиментов;

2) уведомление соответствующих органов в случае увольнения работника, обязанного выплачивать алименты.

Бесплатная юридическая консультация:
Источник — «Отдел кадров коммерческой организации», 2010, № 8

Источник: //blank-obrazets.ru/prikaz_o_naznachenii_lica_otvetstvennogo_za_uchet_i_xranenie_ispolnitelnyx_dokumentov_v_organizacii_.htm

Как нужно вести архив

Строго определенных норм по ведению архивов в коммерческих предприятиях на законодательном уровне не установлено. Это означает, что руководство каждой компании вправе самостоятельно разрабатывать данные требования, которые затем включаются в пакет локальных нормативных актов. Именно в соответствии с ними и осуществляется надзор за архивом.

Регулярно (не реже одного раза в пять лет, а лучше ежегодно) документы, хранящиеся в архиве, должны проверяться. Те, которые устарели и утратили свою актуальность, подлежат утилизации – для нее в законе установлена специальная процедура. Остальные продолжают находиться в архиве вплоть до того момента, как срок их хранения также истечет.

В архивном помещении должна быть определенная температура и влажность. Совершенно недопустимо попадание солнечных лучей на архивные документы (они от этого выгорают и портятся).

Также здесь строжайшим образом необходимо сохранять противопожарную безопасность – архив сплошь состоит из легковоспламеняющихся предметов.

Бесплатная юридическая консультация:

На кого возложить ответственность

Как правило, ответственным за содержание архива сотрудником назначается секретарь предприятия, специалист кадрового отдела или бухгалтер.

Но если организация очень большая, то в штатное расписание может быть введена отдельная должность, по инструкции которой основной обязанностью специалиста будет ведение архивных дел и самого архива.

Какие задачи входят в функции ответственного за архив работника

Прежде всего, работник, отвечающий за архив, должен фиксировать все документы, в него поступающие. Они подлежат обязательной подробной описи (название, количество листов и т.п.).

Также он должен формировать дела и раскладывать их по папкам в определенном порядке, который устанавливается администрацией компании.

Он же осуществляет контроль за периодом хранения бумаг, а если кому-либо понадобится архивный документ, он выдает его, но строго под роспись и только при условии дальнейшего возврата.

Кто назначает лицо, ответственное за архив

Обычно сотрудника, который будет отвечать за архив, назначает директор предприятия. Для этого он выпускает соответствующий приказ, в котором указывается должность и ФИО работника, а также задачи, которые перед ним ставятся.

Особенности формирования приказа, общие моменты

Если перед вами поставлена задача по составлению приказа о назначении ответственного за архив сотрудника, а вы никогда прежде не сталкивались с таким документом, воспользуйтесь приведенными ниже советами. Посмотрите и пример — с его учетом вам без особых сложностей удастся создать собственный бланк.

Бесплатная юридическая консультация:

Прежде чем дать детальное представление об этом конкретном приказе, расскажем о некоторых общих сведениях, которые имеют касательство ко всем таким распорядительным актам.

Во-первых, если в организации есть шаблон приказа, зафиксированный в ее учетной политике, документ нужно создавать по его типу. Но если такого шаблона нет, не беда – можно составлять приказ в произвольной форме, с точки зрения законодательства это вполне допустимо.
Во-вторых, каждый приказ должен чем-то обосновываться. В качестве обоснования обычно указывается фактический повод для создания документа (в данном случае, это может быть производственная необходимость). Также выпуск приказа всегда на чем-то основывается – чаще всего основанием выступает ссылка на какой-либо законодательный акт, норму или внутренний документ, например, служебную записку.
В-третьих, приказ разрешается писать вручную или набирать на компьютере, однако если используется электронный вариант, документ после формирования следует обязательно распечатать – это нужно для того, чтобы директор или исполняющий его функции работник, мог заверить его при помощи своего автографа. Также если на предприятии принято использовать печати для удостоверения внутренних бумаг, приказ надо проштамповать.
И, наконец, в-четвертых, документ следует делать в одном оригинальном экземпляре.

Отметку о приказе обязательно нужно внести в специальный журнал учета, который всегда лежит у секретаря предприятия или другого ответственного сотрудника.

Образец приказа о назначении ответственного за архив

По своей структуре и содержанию приказ о назначении ответственного за архив сотрудника не так уж и сложен, поэтому особых трудностей при его формировании возникнуть не должно.

В начале документа пишется наименование компании, а также название самого документа.
Далее приказу присваивается номер, указывается дата и место его составления.
После этого идет основная часть бланка. Первым делом сюда вписывается основание и обоснование, отмечается, в каких целях назначается ответственное лицо.
Далее указывается, на кого именно возлагается данная миссия: обозначается должность, ФИО работника, дата, с которой ответственность за архив переходит к нему. Затем следует указать, какими документами, нормативными актами и статьями закона сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности.
И наконец, назначается работник предприятия, который отвечает за исполнение настоящего распоряжения (это может быть сам директор, кто-либо из его заместителей или, к примеру, начальник отдела кадров).
Документ подписывается руководителем организации и его подчиненным, на которого возложена ответственность за архив (своей подписью последний удостоверяет то, что ознакомлен с приказом и ничего не имеет против выполнения новых функций).

Источник: //assistentus.ru/forma/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-za-arhiv/

Государственный таможенный комитет Российской ФедерацииСеверо-Западное таможенное управление Российской ФедерацииСАНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ ТАМОЖНЯ

от 19 мая 1999 года N 144

Бесплатная юридическая консультация:

О назначении ответственных за учет, хранение и использованиедокументов ДСП в подразделениях Санкт-Петербургской таможни

Источник: //xoxr72.ru/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-za-hranenie/

Исполнительный документ: храним как зеницу ока

Пример оформления приказа о назначении ответственного лица за учет и хранение исполнительных документов

Если в учреждение поступил исполнительный лист, например, о взыскании с работника алиментов, не спешите подшивать его к какому-либо журналу операций. Ведь для таких документов должен быть организован особый порядок учета и хранения. Расскажем, почему это важно.

Если физическое или юридическое лицо, публично-правовое образование самостоятельно не исполнило свою обязанность по передаче другим гражданам, организациям или в бюджеты денежных средств и иного имущества либо совершению в их пользу определенных действий (воздержанию от совершения определенных действий), это делается принудительно в соответствии с требованиями Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (далее – Закон № 229-ФЗ).

Основанием служат исполнительные документы. К ним относятся (ч. 1 ст. 12 Закона № 229-ФЗ):

исполнительные листы, выдаваемые судами общей юрисдикции и арбитражными судами на основании принимаемых ими судебных актов;
судебные приказы;
нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов или их нотариально удостоверенные копии;
удостоверения, выдаваемые комиссиями по трудовым спорам;
акты органов, осуществляющих контрольные функции, о взыскании денежных средств с приложением документов, содержащих отметки банков или иных кредитных организаций, в которых открыты расчетные и иные счета должника, о полном или частичном неисполнении требований указанных органов в связи с отсутствием на счетах должника денежных средств, достаточных для удовлетворения этих требований;
судебные акты, акты других органов и должностных лиц по делам об административных правонарушениях;
постановления судебного пристава-исполнителя;
акты других органов в случаях, предусмотренных законом.

Требования к оформлению исполнительных документов перечислены в ст. 13, 14 Закона № 229-ФЗ.

Чаще всего в учреждения поступают исполнительные листы об удержании алиментов из доходов работника. Помимо алиментов, на основании исполнительных документов из заработка работника могут удерживаться суммы в возмещение материального ущерба, вреда, причиненного здоровью, и т. д.

Регистрация

Исполнительные документы не являются первичными документами, поскольку не фиксируют какие-либо факты хозяйственной жизни учреждения. Следовательно, ни к какому журналу операций их прилагать не нужно.

В соответствии с п. 11 Инструкции № 157н в регистрах бухгалтерского учета систематизируется и накапливается информация, содержащаяся в принятых к учету первичных (сводных) учетных документах.

О других документах в этом пункте речи не идет.

Для исполнительных документов необходимо организовать особый порядок учета и хранения. И вот почему:

на основании исполнительного документа производятся обязательные удержания из доходов работника (ч. 3 ст. 98 Закона № 229-ФЗ). Работника-должника следует ознакомить с исполнительным документом под роспись (письмо Роструда от 19.12.2007 № 5204-6-0);
при перемене должником места работы, учебы, места получения пенсии и иных доходов лица, выплачивающие должнику заработную плату, пенсию, стипендию или иные периодические платежи, обязаны незамедлительно сообщить об этом судебному приставу-исполнителю и (или) взыскателю и возвратить им исполнительный документ с отметкой о произведенных взысканиях (ч. 4 ст. 98 Закона № 229-ФЗ). В отметке указываются размер удержаний и удержанные суммы, номера платежных документов (квитанций) и даты перечислений и остаток задолженности (если имеется). Отметка о произведенных удержаниях должна быть заверена печатью организации и подписью ответственного должностного лица.

Таким образом, при поступлении в учреждение исполнительных документов нужно организовать их отдельный учет и контроль за полным и своевременным исполнением – производством удержаний из заработной платы работников и перечислением этих сумм по назначению.

Согласно правилам документооборота прежде всего все поступившие в учреждение исполнительные документы должны быть зафиксированы в общем журнале регистрации входящей корреспонденции. На регистрируемом документе проставляется регистрационный штамп «Вх. № от », содержащий регистрационный индекс и дату поступления документа.

Руководитель учреждения должен своим приказом назначить лицо, ответственное за сохранность исполнительных документов. Логичнее всего возложить эту обязанность на бухгалтера, поскольку именно он будет работать с данными документами.

В составе учетной политики учреждения необходимо утвердить график документооборота, определяющий порядок регистрации входящей корреспонденции и передачи ее в бухгалтерию.

Зарегистрированные исполнительные документы не позднее следующего дня передаются в бухгалтерию под расписку ответственному должностному лицу, назначенному организационнораспорядительным документом.

Кроме того, для контроля за движением исполнительных документов целесообразно вести специальный журнал (книгу, карточку).

Унифицированной формы такого журнала (книги, карточки) нет.

Поэтому учреждение вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в качестве одного из приложений к учетной политике в целях бухгалтерского учета.

За основу можно взять форму журнала учета и регистрации исполнительных документов, приведенную в приложении 1 к Порядку ведения учета и осуществления хранения документов по исполнению судебных актов, предусматривающих обращение взыскания на средства бюджетов бюджетной системы Российской Федерации по денежным обязательствам получателей бюджетных средств, утвержденному приказом Казначейства России от 26.09.2007 № 5н.

Примерные формы журнала регистрации входящей корреспонденции и журнала учета и регистрации исполнительных документов приведены в конце статьи.

До передачи исполнительного документа в бухгалтерию целесообразно ознакомить с ним сотрудника юридической службы учреждения, поскольку значение и статус поступившего документа должны быть оценены с юридической точки зрения.

Хранение

Хранение исполнительных документов в бухгалтерии рекомендуется организовать в порядке, установленном для бланков строгой отчетности. Согласно п. 6.

2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.

1983 № 105, бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

При этом исполнительные документы не обязательно учитывать на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Важно организовать их хранение аналогичным образом, определив ответственное лицо.

Согласно п. 416 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.

2010 № 558 (далее – Перечень № 558), исполнительные листы работников (исполнительные документы) должны храниться в организации до минования надобности, но не менее 5 лет. Книги, журналы, карточки учета исполнительных документов хранятся не менее 5 лет (подп. «о» п.

459 Перечня № 558).

Журнал регистрации входящей корреспонденции

Журнал учета и регистрации исполнительных документов

Источник: //www.budgetnik.ru/art/92159