Приказ о назначении проверки наличия и состояния личных дел в организации (Образец заполнения)

Содержание

Как организовать проверку делопроизводства? | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Приказ о назначении проверки наличия и состояния личных дел в организации (Образец заполнения)

В деятельности организаций образуется некое количество официальных документов. У одних – большое, у других – не очень. Но в любом случае документообороту стоит уделять внимание. Делопроизводство является значимой частью деятельности.

Правильно оформленные документы – залог успешного функционирования организации. Соответственно, плохо налаженная система документооборота может тормозить ее деятельность. Как провести аудит делопроизводства – рассмотрим в рамках статьи.

Основные термины

 Для начала разберемся с терминологией. Обратимся к ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Это важно для понимания того, чем делопроизводство отличается от документооборота.

Делопроизводство – деятельность по документированию, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Документооборот – движение документов в рамках ДОУ.

Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документопотоки организации

Напомним, что в делопроизводстве существует три основных потока документации:

1. Документы, поступающие из сторонних организаций (входящие).

2. Документы, отравляемые в сторонние организации (исходящие).

3. Документы, создаваемые и используемые работниками  внутри организации (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы:

1. Первичная обработка.

2. Предварительное рассмотрение.

3. Регистрация.

4. Рассмотрение руководством.

5. Передача на исполнение.

 Вышеуказанные этапы – это последовательная система жизненного цикла документа. Каждый новый этап – это действия по определенным правилам. Эти правила отражены в ЛНА, например в Инструкции по делопроизводству. Почему при аудите делопроизводства важно просмотреть нормативные материалы и их требования? Это нужно для сравнения ожидаемых показателей с существующими.

Рассмотрим аудит делопроизводства и анализ документов, проводимые силами самой организации.

Аудит делопроизводства включает в себя проверку документов. Это проверка на соответствие требованиям внутренних ЛНА и законодательству Российской Федерации. Также оценивается организация работы с документами. Кроме того, проверка дает возможность получить:

  • объективную оценку состояния делопроизводства;
  • представление о профессиональных компетенциях сотрудников, связанных с документами.

 В дальнейшем она поможет скорректировать внутренние процессы и избежать ошибок.

 Основные задачи и этапы аудита делопроизводства

Проверка делопроизводства проводится планово или внепланово.

1. Плановый аудит проводится один раз в год или реже. Но его обязательно проводят тогда, когда поменялось законодательство. В связи с этим необходимо дополнить информацию в нормативных документах организации. Это позволит в дальнейшем избежать штрафных санкций. Параметры проверок должны быть четко прописаны в Инструкции по делопроизводству.

2.  Внеплановый аудит проводится по решению руководства организации.

Периодичность аудиторской проверки в сфере делопроизводства законодательно не предусмотрена. Обязательность ее проведения не закреплена для работодателя. Проведение данного мероприятия (плановый, неплановый аудит) должно быть отражено в ЛНА организации.

Выдержка из Инструкции по делопроизводству

6.   Ежегодная проверка делопроизводства

В организации осуществляются плановые и внеплановые проверки делопроизводства.

6.1. Плановые проверки:

– проводятся ежегодно в течение первого квартала года, следующего за проверяемым;

– организуются на основании приказа генерального директора ежегодно создаваемой им комиссией;

– осуществляются в сроки, определенные приказом о проведении проверки (с учетом возможных продлений, но не более чем в течение одного календарного месяца).

Объем проверки определяется Планом проверочных мероприятий. Он утверждается приказом генерального директора.

 Плановая проверка делопроизводства может быть как выборочной, так и сплошной.

6.2. Внеплановые проверки

Внеплановые проверки осуществляются в связи:

  • с введением в действие новых законодательных актов и требований в области делопроизводства и архивного дела;
  • со сменой руководителя организации;
  • с увольнением, переводом на другую должность лица, ответственного за документооборот

Далее рассмотрим, как решаются эти задачи в ходе проверочных мероприятий.

Задачи проверки делопроизводства

 Задачи проверки обычно формулируются в приказе (распоряжении) руководителя организации. Основные задачи комиссии заключаются в следующем:

Назначение комиссии

     Чаще всего членов комиссии для аудита делопроизводства назначают из штатных сотрудников. Например: главный бухгалтер, инспектор отдела кадров, офис-менеджер, юрист, секретарь.

Кроме того, по решению руководителя в организации может быть сформирован постоянный состав комиссии. Он закрепляется в ЛНА организации, что упрощает дальнейшую задачу по подбору членов комиссии. Комиссия может быть создана и разово для проведения определенных работ.

 Задача любой комиссии состоит в обеспечении правомерности и объективности проводимой процедуры.

   А теперь несколько слов о сроках проведения аудита.

Руководитель организации и комиссия совместно определяют этот срок. Он зависит от объема документов. Он может составлять от одного до трех и более дней. Не стоит затягивать сроки проведения аудита. Любая проверка так или иначе парализует рабочий процесс. Она отрывает членов комиссии от основных должностных обязанностей.

   Решения, принятые на этом этапе, следует отразить в приказе. Этот приказ и будет служить основанием для проведения проверки.

    Далее готовится приказ по основной деятельности. В приказе:

  • указываются председатель комиссии, члены комиссии;
  • обозначается цель ее создания – проведение аудита делопроизводства;
  • определяются сроки проведения аудита.

Приказ о назначении комиссии по проведению проверки

  Открытое акционерное общество «Ирга»

(ОАО «Ирга»)

ПРИКАЗ

15.06.2015                                                                   № 107

Москва

О назначении комиссии по проведению проверки

делопроизводства

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210497-qqe-16-m7-kak-organizovat-proverku-deloproizvodstva

Приказ о назначении ответственного по работе с персональными данными

Приказ о назначении проверки наличия и состояния личных дел в организации (Образец заполнения)

В любой организации, работа которой хоть как-то связана с обработкой персональной информации, должен присутствовать человек, который будет нести ответственность за эту деятельность.

При этом нельзя просто предоставить ответственность определенному лицу, так как это делается путем оформления специализированного приказа о назначении, который должен соответствовать установленным нормам и содержать в себе подпись руководителя.

В свою очередь, приказ о назначении ответственного по работе с персональными данными должен быть составлен в полном соответствии с действующим законодательством, чтобы впоследствии эту ответственность действительно можно было реализовать.

Обзор понятия

Федеральный закон №152-ФЗ, принятый 27 июля 2006 года, устанавливает понятие «персональные данные» как любые сведения, которые прямым или косвенным путем относятся к физическим лицам. В частности, об этом говорится в пункте 1 статьи 3 Федерального закона №152-ФЗ.

В соответствии с Трудовым кодексом персональная информация сотрудника включает в себя перечень данных, имеющих отношение к конкретному работнику и необходимые работодателю для ведения трудовых отношений.

В частности, это касается:

  • ФИО;
  • даты и места рождения;
  • адреса проживания или регистрации;
  • пола;
  • должности;
  • семейного положения;
  • заработной платы и других видов прибыли;
  • возможного наличия какой-либо недвижимости или банковских вкладов и других материальных активов;
  • квалификации, образования, профессиональной подготовки и аналогичных сведений;
  • увлечений и привычек;
  • факты биографии и ведения предыдущей трудовой деятельности;
  • личные или деловые качества;
  • уникальные физиологические особенности;
  • другие данные.

Главные требования

Хранение персональной информации должно осуществляться в специализированных папках с обязательной описью документов и их нумерацией по страницам. Личные дела всегда присутствуют в отделе кадров и находятся в специально отведенном шкафу, который позволяет обеспечить защиту от несанкционированного доступа, и все эти данные находятся там в алфавитном порядке.

Все принятые личные дела нужно обязательно регистрировать в специализированном журнале, который ведется как на бумажном, так и на электронном носителе. После того, как сотрудник будет уволен, в его личное дело должны быть внесены соответствующие документы с проведением окончательной описи и передачи личного дела в архив компании в целях хранения.

Помимо этого, персональная информация сотрудников должна храниться в электронном виде, и к ней доступ должен быть только в пределах определенной компьютерной сети. Доступ к электронным базам, которые содержат в себя персональную информацию о сотрудниках компании, должен обеспечиваться с помощью специальной двухступенчатой системы паролей.

Их должен устанавливать системный администратор организации, после чего сообщить их индивидуально каждому сотруднику, полномочия которого предусматривают наличие доступа к персональной информации сотрудников. Пароли должны меняться как минимум один раз в два месяца.

Центральные условия

Как уже говорилось, действующее законодательство предусматривает обязательное назначение лица, несущего ответственность за сохранность и конфиденциальность персональной информации о сотрудниках, и достигается это путем определения нескольких важных условий.

Нюансы подготовки

В соответствии с нормами статьи 22.1 Федерального закона №152-ФЗ каждый работодатель несет обязанность о назначении определенного лица, несущего ответственность за организацию обработки личной информации, причем оформляется приказ о его назначении в свободной форме.

В трудовом договоре работника, который будет нести ответственность за организацию обработки личной информации, должны присутствовать соответствующие изменения в связи с его новыми обязанностями. Эти изменения нужно оформить в виде дополнительного договора, который обязательно оформляется в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами.

Федеральный закон №152-ФЗ

Лица, имеющие доступ к личной информации в связи с необходимостью выполнения возложенных на них служебных обязанностей, получают его на основании списка, утвержденного руководителем организации, и для определения этого перечня издается соответствующий приказ. Другими словами, получить доступ к персональным данным могут только те работники, которым они требуются для выполнения их непосредственных служебных обязанностей.

Образец приказа о назначении ответственного по работе с персональными данными

Как правильно применять

Изначально в организации должно применяться специализированное положение о персональных данных, в котором указывается точный порядок сбора такой информации (что может осуществляться в электронном или бумажном виде), а также методы ее обработки, хранения и обеспечения защиты.

Если в пределах компании работает собственный профсоюзный орган, то в таком случае после оформления этого документа его нужно будет обязательно согласовать с его уполномоченными лицами. Только после устранения или просто при наличии отсутствия каких-либо разногласий можно оформить приказ на протяжении трех дней с момента ответа от уполномоченных лиц профсоюза.

Основываясь на данном положении, должны работать все лица, несущие ответственность за сбор персональной информации, причем все работники компании должны быть ознакомлены с текстом этого документа под роспись, а те лица, которые принимаются вновь, должны ознакомиться с документом до того, как подпишут трудовой договор. При этом стоит отметить тот факт, что все сотрудники, взаимодействующие с персональной информацией, в свою очередь обязательно подписывают договор о неразглашении данных.

Детали организации

Любая крупная компания должна иметь собственное положение, в соответствии с которым уполномоченные лица должны работать с персональными данными. При этом стоит отметить тот факт, что этим положением нужно охватывать все требования, связанные с получением, хранением, объединением и последующей передачей личных данных любому подразделению, а также обеспечение гарантий их защиты.

Текст такого положения может подразделяться на несколько разделов или включать в себя несколько стандартных пунктов. Все положения обязательно должны начинаться с общих норм, в которых, в первую очередь, указывается задача и назначение данного положения.

После этого в обязательном порядке в положении должна присутствовать соответствующая ссылка на нормативно-правовые и законодательные акты, в соответствии с которыми осуществлялась разработка данного положения.

Ознакомление с приказом о назначении ответственного по работе с персональными данными

Каждый сотрудник, который был выбран руководителем компании как лицо, несущее ответственность за хранение персональных данных, должен быть своевременно ознакомлен с оформленным приказом.

Если работники не имеют никаких вопросов или возражений к тексту этого документа, то в таком случае им достаточно просто оставить свои подписи в его нижней части, но если же возникают какие-либо спорные или конфликтные ситуации, лучше всего решить их в максимально короткие сроки, так как в случае отсутствия документа, регулирующего порядок обеспечения защиты важной информации, компания может получить всевозможные штрафные санкции в процессе проведения очередной проверки контролирующими органами.

После того, как ответственные сотрудники вынесут положительное решение о готовности принять на себя данную обязанность, этот факт в обязательном порядке должен закрепляться подписью.

При этом стоит отметить тот факт, что если приказ не включает в себя каких-то отдельных пунктов, в которых подчиненные сотрудники могут оставить свою роспись, кадровая служба должна вынести отдельное дополнение к приказу, в котором будут уточняться личные данные всех этих работников с указанием их росписи.

Если полностью соблюдать порядки, установленные на случай выпуска локальных нормативных актов, устанавливающих правила ведения и хранения важных данных, компания не будет испытывать никаких проблем в процессе проведения проверок различными контролирующими органами. Именно поэтому нужно ответственно отнестись к оформлению такого приказа, так как его отсутствие или некорректное оформление в конечном итоге приведет к наложению материальной ответственности.

Пример распоряжения

Список сотрудников, несущих ответственность за обработку личных данных в информационных системах «Средне-образовательной школы имени Т.Г. Медведева»:

ФИО и занимаемая должностьЛичная информацияДокументы
Филинова Валерия Александровна, директорПерсональная информация о работниках, учениках и их родителях (или законных представителях детей)
  • личные дела учеников и работников;
  • трудовые договора;
  • материалы проводимых служебных расследований;
  • приказы, касающиеся личного состава;
  • приказы, касающиеся основной деятельности;
  • классовые журналы;
  • отчеты по статистике;
  • информация о состоянии здоровья учеников;
  • официальный сайт заведения;
  • электронная база данных по всем работникам учебного заведения;
  • электронная база по всем ученикам;
  • организация процедур по итоговой аттестации учеников;
  • отчетность по больничным листам;
  • журнал замещения уроков;
  • анкетная и паспортная информация работников учреждения;
  • обеспечение информационной безопасности личных данных работников и учеников.
Александрова Елена Георгиевна, заместитель директора по учебно-воспитательным работамПерсональная информация о работниках, учениках и их родителях (или законных представителях детей)
Михалкова Зинаида Анатольевна, заместитель директора по воспитательной работеЛичная информация работников, учеников и их родителей
  • личные дела учеников и работников;
  • касающиеся основной деятельности;
  • классовые журналы;
  • официальный сайт заведения;
  • электронная база данных по всем работникам учебного заведения;
  • электронная база по всем ученикам;
  • анкетная и паспортная информация работников учреждения;
  • документация по воспитательной работе;
  • приказы по движению учеников;
  • база данных, включающая в себя информацию обо всех одаренных детях;
  • заявки на участие во всевозможных проектах или конкурсах.
Матвеева Василиса Константиновна, документоведЛичная информация работников, учеников и их родителей
  • личные дела всех учеников;
  • личные дела всех работников школы;
  • трудовые книги;
  • карточка унифицированной формы Т-2;
  • медицинские книги;
  • приказы, относящиеся к личному составу работников;
  • электронная база данных по работникам;
  • тарификационная информация по работникам учреждения.
Зеленова Екатерина Васильевна, библиотекарьПерсональная информация об учениках и их родителяхКарточки учета выданной литературы
Скаляровна Елена ПетровнаПерсональная информация о работниках учебного заведенияЛичные дела всех работников школы

Ответственность сторон

Меры административной ответственность для компании и ее должностных лиц непосредственно зависит от занимаемой ими должности и других особенностей работы компании.

Таким образом, нарушение порядка сбора, хранения, применения или распространения личных данных о работниках компании, предусмотренного действующим законодательством, в соответствии со статьей 13.11 КоАП наказывается штрафом в размере 500-1000 рублей для должностных, и 5000-10000 рублей для юридических лиц.

Статья 13.11. Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах

Помимо этого, штраф также предусматривается в случае разглашения данных, доступ к которым ограничивается, теми лицами, которые получили к ней доступ с целью исполнения своих служебных обязанностей. В данном случае статья 13.14 КоАП предусматривает ответственность в размере 4000-5000 рублей для должностных лиц.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://buhuchetpro.ru/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-po-rabote-s-personalnymi-dannymi/

Акт проверки личных дел образец

Приказ о назначении проверки наличия и состояния личных дел в организации (Образец заполнения)

и предложения: ____________________________________________________________________________________________________________________________(выводы и предложения по результатам проверки и мероприятия по устранениювыявленных нарушений)Председатель комиссии: ________________________________________________(специальное звание, подпись, инициалы, фамилия)Члены комиссии: _______________________________________________________(специальное звание, подпись, инициалы, фамилия)_______________________________________________________(специальное звание, подпись, инициалы, фамилия)Источник — Приказ Минюста РФ от 19.05.2008 № 109 (с изменениями и дополнениями на 2011 год)

Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда

(цифрами и прописью) 5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам, _____________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью) 6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи) _____________________________________________________________ дел. (цифрами и прописью) 7.

Имеется не включенных в описи _____________________________________________________________ дел. (цифрами и прописью) 8.

Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в наличии _________________________________________________________________ дел, (цифрами и прописью) из них: 8.1.

Приложение З. Акт проверки наличия личных дел

_________________________________________________ ___________________________________________________________________________ (выводы и предложения по результатам проверки и мероприятия по устранению выявленных нарушений) Председатель комиссии: ________________________________________________ (специальное звание, подпись, инициалы, фамилия) Члены комиссии: _______________________________________________________ (специальное звание, подпись, инициалы, фамилия) _______________________________________________________ (специальное звание, подпись, инициалы, фамилия)

Как оформить протокол проверки личного дела?

ссылку на статью кодекса Выберите кодекс Конституция Арбитражный процессуальный кодекс Бюджетный кодекс Водный кодекс Воздушный кодекс Градостроительный кодекс Гражданский кодекс Гражданский процессуальный кодекс Жилищный кодекс Земельный кодекс Кодекс внутреннего водного транспорта Кодекс об административных правонарушениях Кодекс торгового мореплавания Лесной кодекс Налоговый кодекс Семейный кодекс Таможенный кодекс Трудовой кодекс Уголовно-исполнительный кодекс Уголовно-процессуальный кодекс Уголовный кодекс Добавьте ссылку на официальный документ Найти Отправить ответ Задайте вопрос экспертам У вас есть вопрос?

Задайте его эксперту и получите ответ в кадровом совете Закрыть отмена Да Нет

Акт проверки

и № 49 от 09.01.2019 г.

https://www.youtube.com/watch?v=qmEasXjiiR4

оформлен договор аренды помещения, соответствует санитарным требованиям.Работа с кассовым аппаратом соответствует требованиям законодательства РФ.

По итогам проверки комиссией сделан вывод о надлежащем состоянии работы в обособленном подразделении Общества и готовности к плановой проверке Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре.Акт составлен в 2 экз.

, 1-й экз. направлен Генеральному директору, 2-й экз.

№ 294-ФЗ

«О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

.

Акт проверки, наличия и состояния дел (постоянного, временного хранения, по личному составу)

не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей¦ ¦____________________ дел.

¦ ¦(цифрами и прописью) ¦ ¦4. Пропущено номеров: ¦ ¦ 4.1. не учтенных в итоговых записях описей _____________________ дел,¦ ¦ (цифрами и прописью) ¦ ¦ 4.2.

не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей¦ ¦____________________ дел.

Имеется не включенных в описи ___________________________________ дел.¦ ¦ (цифрами и прописью) ¦ ¦8.

Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в¦ ¦наличии ____________________________________________________________ дел,¦ ¦ (цифрами и прописью) ¦ ¦из них: ¦ ¦ 8.1.

Составление актов в общем и кадровом делопроизводстве

Первым указывается председатель комиссии.

В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Например: Составлен в 3 экземплярах: 1-й экземпляр ‑ бухгалтерия, 2-й экземпляр ‑ коммерческий отдел, 3-й экземпляр ‑ покупатель.

Формы актов зачастую содержатся в нормативных документах, регламентирующих тот или иной вид деятельности.

Приказ о назначении проверки наличия и состояния личных дел в организации (Образец заполнения)

Правоотношения в сфере найма не исключение.

  • В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки.
  • Источник: http://osago-deshevo.ru/akt-proverki-lichnyh-del-obrazec-13850/

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.