Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек (Образец заполнения)

Содержание

Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек образец

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек (Образец заполнения)

Данный отдел занимается комплектованием организации кадрами, оформлением всей документации, относительно приема и увольнения сотрудников. Указанные бумаги хранятся в отделе кадров предприятия и выдаются на руки владельцу только лишь в случае увольнения.

Но несмотря на присутствие специального структурного подразделения, с целью соблюдения требований законодательства, руководителю предприятия следует издать приказ о назначении ответственного за трудовые книжки.

Образец распоряжения

Общество с ограниченной ответственностью «Мелодия»

ООО «Мелодия»

Приказ

10 марта 2014 года №35

(краткое содержание)

В соответствии с пунктом 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г.

Образец приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек.

Таким образом, необходимость установить ответственное лицо закреплено законодательно.

В случае, если оно все же не было назначено, то в соответствии с КОАП будет наложен штраф, размер которого будет достигать 50 тысяч руб. При этом данное наказание накладывается не на должностное лицо, а непосредственно на организацию.

Является ли приказ обязательным для каждой организации

Правила ведения трудовых книжек определяют, что работодатель обязан обеспечить работу с трудовыми книжками. При этом такой шаг должен делать любой субъект бизнеса — как предприниматель с наемными сотрудниками, так и компания.

В случае с предпринимателем, он обычно самостоятельно вносит записи в трудовые книжки.

Издавать документ заново необходимо при передаче обязанностей другому должностному лицу.

Если ответственность за ведение трудовых книжек возлагается на руководителя организации, то в соответствующем приказе отмечают, что руководитель принимает на себя соответствующие ответственность и полномочия.

Данный документ является приказом по основной деятельности. Для приказов по основной деятельности не существует унифицированной форм, они оформляются на специальном бланке или на общем бланке организации, регистрируются в журнале регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности и подлежат постоянному хранению в соответствии со ст.

РФ);

  • назвать ответственное лицо, вписав в бланк должность, ФИО работника, а также аналогичным образом указать, кто будет замещать его в случае длительного отсутствия на рабочем месте (например, по причине отпуска, болезни или командировки).

При необходимости эту часть документа можно дополнить и другими сведениями.

Ниже надо включить основание для создания приказа – здесь это Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225.

Напоследок в документ следует внести ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой из его заместителей, а также начальник отдела кадров).

Хранение документа

После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем сотрудников, бланк нужно вложить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы.

Приказ о назначении ответственных лиц за ведение трудовых книжек образец

Возложить обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек работников ООО «Титан» на инспектора по кадрам Л.И. Лиходееву. Ознакомить инспектора по кадрам Л.И. Лиходееву с настоящим приказом под роспись.

Генеральный директор______Иванов________ А.А. Иванов

С приказом ознакомлен(а) «02» июля 2007 года______Лиходеева________ Л.И.
Лиходеева

Примечание. Если приказ о назначении не издан, трудовые книжки ведет непосредственно руководитель организации или индивидуальный предприниматель.

Заполняем трудовую книжку

Кто обязан выдать трудовую книжку? Учет трудовых книжек. Приказ об ответственном за хранение. Заполнение трудовой книжки.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, должно представить трудовую книжку.

Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек скачать

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Трудовая книжка на сегодняшний день является практически самым важным документом, который подтверждает рабочий стаж гражданина при оформлении пенсии.

Поскольку данный документ при приеме на работу передается на хранение работодателю, последний обязан надлежащим образом организовать работу по учету, хранению, заполнению и выдаче. В соответствии с пунктом 45 Правил от 16.04.2003г.

№ 225 работодателем издается приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Надлежащая организация работы

По общему правилу вся ответственность за соответствующую организацию работы по учету, хранению и оформлению документов строгой отчетности возлагается на руководителя.

Проштамповывать приказ при помощи печати следует только в том случае, если норма по применению штемпельных изделий для удостоверения внутренней документации закреплена в учетной политике фирмы. После составления приказ надо зарегистрировать в журнале учета распорядительных документов.

Приказ действителен только на предприятии, в котором он издан.

Ответственность

На работодателя возлагается обязанность организовать надлежащим образом работу предприятия в данном направлении.

Внимание Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является его трудовая книжка (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.

Данные Правила предусматривают, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них лежит на работодателе. Иными словами, работодатель отвечает за организацию работы с трудовыми книжками.

А вот за непосредственное ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек ответственность несет специально уполномоченное лицо, которое назначается приказом (распоряжением) работодателя (п. 45 Правил, утв.

Вследствие этого у руководства предприятия возникает потребность в организации ведения, хранения и учета этих документов. Для того, чтобы возложить на кого-либо из сотрудников данную функцию, составляется приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек.

Источник: http://helpbyavto.ru/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-litsa-za-vedenie-trudovyh-knizhek-obrazets/

Назначение ответственных за ведение определенных участков кадрового

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек (Образец заполнения)

Кадровое делопроизводство — сложный и многофункциональный процесс, который регламентируется законодательством РФ и предполагает грамотное документальное оформление. Поэтому очень важно, чтобы этим процессом занимался штатный кадровик, который обладает соответствующим опытом.

Однако бывают случаи, когда в организации нет штатного кадровика и оформлением кадровых документов занимаются бухгалтеры, секретари, офис-менеджеры.

В маленькой организации функции по оформлению кадровых документов может выполнять сам руководитель — в таком случае дополнительное документальное оформление не требуется, поскольку в соответствии с уставом организации руководитель несет ответственность за любой аспект деятельности организации.

Назначаем ответственного за ведение трудовых книжек

Если в организации есть отдел кадров или отдельный специалист, он отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов. Однако часто упускается из виду важный момент — ответственность кадровика.

Инспектор ГИТ сразу выявит такие недочеты в оформлении, запросив соответствующие обязательные приказы. Исходя из этого, у работодателя возникает прямая обязанность назначить ответственное лицо для дальнейшего избегания штрафов.

На основании п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[1] один из обязательных приказов — о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (пример 1).

За нарушения на этом участке инспектор вправе назначить административное взыскание[2]. Штраф рискуют получить не только организация или руководитель, но и сам ответственный работник отдела кадров, который ведет трудовые книжки.

Назначаем ответственного за ведение воинского учета

Работодатель может быть привлечен к административной ответственности за отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение воинского учета. Указанным приказом можно установить лицо, ответственное за выполнение обязательных операций по воинскому учету (пример 2).

Если в организации отсутствует ответственное лицо за ведение воинского учета граждан, в том числе бронирование граждан, пребывающих в запасе, и хранение бланков строгой отчетности, максимальный штраф может составить 50 тыс. рублей[3]. При этом штрафуют не должностное лицо, а саму организацию.

Назначаем ответственного за обработку персональных данных

В соответствии со ст. 88 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) доступ к персональной информации работников организации могут иметь только специально уполномоченные лица.

Кроме того, Федеральный закон от 27.07.

2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Федеральный закон № 152-ФЗ) требует, чтобы субъект бизнеса назначил специалиста, который будет отвечать за работу с персональными данными (пример 3).

Отсутствие такого приказа приравнивается к нарушению Федерального закона № 152-ФЗ. Санкциями ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных предусмотрено предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц — от 500 до 1 тыс. рублей;
  • на юридических лиц — от 5 тыс. до 10 тыс. рублей.

Назначаем ответственного за ведение табеля учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, независимо от применяемой формы оплаты труда[4].

Обязанности по ведению табеля учета рабочего времени могут быть предусмотрены трудовым договором или, что правильнее, должностной инструкцией. Если эти функции не зафиксированы в документах, необходимо составить приказ о назначении ответственного лица (пример 4).

За нарушения при учете времени, фактически отработанного работниками, возможно административное взыскание на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

  • для должностных лиц работодателя — предупреждение или штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
  • для работодателя-ИП — штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
  • для работодателя-организации — штраф от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.

Уполномоченные лица должны быть ознакомлены под роспись со всеми вышеперечисленными приказами.

Наказание кадровика за нарушение должностных обязанностей

Специалист кадровой службы является должностным лицом, так как он выполняет организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции. Соответственно, к нему может быть применено административное взыскание.

Суды соглашаются с предписаниями по административным штрафам инспекторов ГИТ и также признают специалистов кадровой службы должностными лицами. Соответственно, их привлекают к административной ответственности, как и руководителя организации.

Инспекторы ГИТ могут оштрафовать кадровика только за нарушение обязанностей, которые установлены его трудовым договором, должностной инструкцией, приказом. Если же обязанности не закреплены и не конкретизированы в локальном нормативном акте работодателя, наказывать работника нельзя.

Кроме того, за нарушение должностных обязанностей кадровик несет дисциплинарную ответственность в виде замечания, выговора или увольнения.

Источник: https://www.profiz.ru/kr/5_2019/otvetstvennye_za_delopr/

Как составить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек?

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек (Образец заполнения)

Трудовая книжка – один из важнейших документов, необходимых для трудоустройства каждого человека.

В ней фиксируются сведения об образовании, квалификации и стаже сотрудника, а также о причинах его увольнения с предыдущих мест работы.

Она же является обязательным условием, дающим ему право претендовать на пенсионные выплаты. Именно поэтому к ведению данного документа необходимо относиться с особым вниманием.

Согласно Постановлению правительства РФ № 225, все бланки и вкладыши трудовой должны храниться в организации по основному месту работы ее владельца. При этом они представляют собой документы строгой отчетности.

Именно поэтому, как правило, за них отвечает уполномоченное лицо – инспектор по кадрам, начальник кадрового отдела или бухгалтер.

В данной статье мы расскажем, как правильно назначить сотрудника, ответственного за ведение книжек, а также рассмотрим, что будет входить в его прямые обязанности.

Порядок назначения

Работодатель, будь то индивидуальный предприниматель или руководитель крупной организации, обязан неукоснительно соблюдать действующее трудовое законодательство.

В частности, на него возлагается ответственность за организацию порядка по хранению, ведению, учету и выдаче трудовых книжек  своих подчиненных.

Это значит, что руководитель должен назначить ответственного работника, который будет отвечать за ведение кадрового делопроизводства всей компании. Что же следует сделать работодателю, чтобы принять на работу кадровика?

  • Получить письменное согласие потенциального сотрудника;
  • Договориться с работником о размере оплаты;
  • Заключить трудовой договор или дополнительное соглашение к уже имеющемуся договору;
  • Издать приказ о назначении на должность;
  • Сделать запись в трудовой книжке сотрудника;
  • Внести сведения в личную карточку работника;
  • Ознакомить работника со всеми сведениями под его подпись.

Согласие будущего сотрудника в обязательном порядке должно быть оформлено в виде письменного заявления.

Более того, перевод подчиненного на новую должность должен осуществляться как по инициативе руководителя, так и по желанию самого сотрудника.

Это нужно для того, чтобы должностное лицо понимало, какую ответственность возлагает на нее работодатель. К примеру,  сотрудник кадрового отдела имеет обязанность по ведению важной документации, а также несет материальную ответственность.

Чтобы наладить работу компании и установить четкий порядок работы, важно разграничить зоны ответственности всех сотрудников, не нарушая при этом трудового законодательства.

Именно поэтому руководителю организации необходимо составить приказ о назначении должностного лица. Стоит отметить, что данный документ не имеет строго установленной формы.

При этом необходимо соблюдать все правила, установленные законодательством ко всем первичным бумагам. Так, бланк должен содержать:

  • Название, фактический и юридический адреса организации;
  • Номер документа и дату его составления;
  • ФИО и должность руководителя или лица, уполномоченного составлять распоряжения;
  • Цель приказа – назначение сотрудника на должность;
  • Ссылку на соответствующую правовую норму – на статью Трудового Кодекса РФ;
  • Суть распоряжения – обязанности будущего работника;
  • Подпись работодателя;
  • Подпись сотрудника.

Любые трудовые отношения особенно важно подкреплять соответствующими документами. Поэтому сразу после составления распоряжения нанимаемый работник приглашается для его подписи. Это необходимо для того, чтобы подтвердить факт его ознакомления с данным документом.

В случае отказа сотрудника следует составить соответствующий акт о нежелании подчиненного ознакомиться с приказом. Что касается срока действия приказа, то он длится на протяжении всего периода работы сотрудника на данной должности.

Издавать новый приказ следует лишь по одной причине – при передаче обязанностей по ведению, хранению и учету трудовых другому должностному лицу.

Обязанности работника

Сотрудник кадрового отдела – довольно ответственная должность, которая подразумевает правильный и грамотный учет работы всех остальных сотрудников компании.  К его должностным обязанностям обычно относят:

  • Внесение записей в трудовые книжки сотрудников;
  • Обеспечение учета и хранения книжек;
  • Прием, перевод и увольнение сотрудников;
  • Представление работников к поощрениям и дисциплинарным взысканиям;
  • Учет личного состава компании;
  • Подготовка необходимого материала для квалификационных комиссий;
  • Выдача справок о трудовой деятельности работников;
  • Подсчет трудового стажа.

Источник: https://trudinsp.ru/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-za-vedenie-trudovyh-knizhek.html

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек (Образец заполнения)

На сегодняшний день трудовая — это основной документ, подтверждающий стаж и раскрывающий профессиональный путь работника. Именно на основе этого документа смотрят стаж, рассчитывают компенсации и другие выплаты, фиксируют поощрения и награды, которыми работодатель стимулирует своего работника за добросовестное исполнение должностных обязанностей.

Какими нормами руководствоваться

Порядок ведения, заполнения и хранения подробно рассматривается в следующих документах:

Порядок оформления при трудоустройстве

В соответствии со ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил, наниматель обязан вести ТК на каждого сотрудника, с которым заключен договор. Запись об этом должна быть внесена в течение 5 дней после выхода нового сотрудника на работу.

Если гражданин трудоустраивается впервые, то бланк ему должен выдать наниматель. Перед этим нужно получить от поступающего на работу письменное заявление на заведение трудовой книжки с указанием причины ее отсутствия.

При выдаче ТК сотруднику руководитель взимает с него плату, равную расходам на ее приобретение.

Общие требования

Требованияи правила
Нумерация разделов сквознаяКаждая запись имеет свой последовательный номер, нарушение последовательности считается ошибкой и необходимо вносить изменения.
Формат даты фиксированныйДопускаются только арабские цифры в формате день, месяц, год (12.05.2019 — правильно, 12 мая 2019 года — неправильно).
Какими средствами вноситьСведения вносятся только ручками с чернилами черного, фиолетового или синего цветов, ручка может быть исключительно шариковая, гелевая и перьевая.
Допускается ли использование штампов и печатейДопускается при использовании штампа с названием организации. В целом этот вопрос не урегулирован на уровне закона, кроме случая выдачи вкладыша в трудовую.
На каком языке вносятся сведенияОфициальный язык — русский, но в национальных республиках допускается внесение сопровождающих записей на своем языке.
Сроки внесения информацииНе позднее 7 дней после начала трудовой деятельности, при этом трудовая заводится на каждого работника, который проработал свыше пяти дней.
Как знакомить с записямиСо всеми записями работника необходимо знакомить под подпись в личной карточке, где записи дублируются. В трудовой работник ставит свою подпись только при увольнении.
Как исправлять ошибкиЗависит от раздела. На титульном листе исправления вносятся через зачеркивание, в разделе «Сведения о работе» зачеркивание запрещается, здесь запись признается недействительной.

Титульная страница

Сюда вносят персональные данные владельца трудовой книжки:

  • Ф.И.О.;
  • дату рождения;
  • информацию об образовании;
  • профессию;
  • специальность.

Вся информация вносится на основании предоставленных работником документов. Инструкция по ведению трудовых книжек 2019 года не добавила каких-то новых сведений. Информация со слов работника не вносится.

После заполнения кадровый работник, который вносил информацию, ставит свою подпись и передает трудовую работнику, чтобы он проверил, все ли правильно внесено. Если все правильно, то работник ставит свою подпись. Если допущены ошибки или неточности, бланк подлежит уничтожению.

В этом случае будет заведен новый бланк трудовой, но работник за него уже ничего платить не будет, потому что ошибка была допущена работодателем.

Сведения о работе

В этом разделе указывается информация:

  • о приеме на работу;
  • повышении в должности;
  • переводах (постоянных);
  • присвоении разрядов;
  • об увольнении.

Все сведения вносятся в строгом соответствии с теми формулировками, которые указаны в трудовом договоре сотрудника и соответствующем приказе. С каждой вносимой записью о рабочей деятельности, о переводе и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке.

Сведения о награждениях

По сути мало чем отличается от предыдущего раздела, но есть свои нюансы. В этот раздел вносят информацию о награждении:

  • государственными наградами;
  • почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами;
  • другими видами поощрения, предусмотренными у конкретного работодателя.

Сведения о денежных премиях, которые носят регулярный характер, в этот раздел не вносят.

Общий порядок ведения и хранения

По правилам, ответственность за сохранность бланков трудовых лежит на нанимателе. Им же назначается сотрудник, ответственный за ведение бланков (как минимум двое, чтобы была возможность замены). Такое решение оформляется приказом.

Приказ о ведении трудовых книжек, образец

Скачать

Каждая организация для собственных целей должна закупать чистые документы. Они могут храниться в отделе кадров и выдаются при оформлении работников, трудоустраивающихся впервые, а также при необходимости выдачи дубликата. Все бланки подлежат строгому учету и хранятся в соответствии с правилами.

Для учета ТК необходимо вести две книги:

  • приходно-расходную книгу для учета ТК и вкладышей в них (ведется бухгалтерией компании). В нее вносится информация, касающаяся расходования бланков, с указанием серии и номера каждого документа;
  • книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ее ведет кадровая служба). В ней регистрируются все документы, принятые на хранение от работников при трудоустройстве и увольнении, с указанием серии и номера.

Книги сотрудников и вкладыши должны храниться в сейфе в отделе кадров, позволяющем обеспечить их сохранность.

ТК хранится у руководителя до дня расторжения договора с сотрудником. В отдельных случаях трудовая книжка выдается на руки гражданину для предъявления в Пенсионный фонд или органы социальной защиты. За ее хранение в это время ответственность несет владелец.

Правила выдачи копий трудовых книжек

По общему правилу, по письменную заявлению работника администрация обязана сделать копию трудовой книжки и выдать ее сотруднику в трехдневный срок с даты обращения. Копия заверяется записью, печатью организации (если есть) и подписью с расшифровкой ответственного кадрового работника.

Подробнее: как заверять копии трудовой книжки

Источник: https://clubtk.ru/pravila-vedeniya-i-khraneniya-trudovykh-knizhek

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: обязательный ли это приказ, для чего издается, как оформить

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек (Образец заполнения)

Законодательством устанавливается, что пока работник занят по трудовому контракту, его трудовая должна храниться на предприятии, которое является его работодателем.

Так как данный бланк считая БСО, необходимо правильно организовать учет поступления книжек, их хранение, и выдачу.

С этой целью руководство субъекта должно издать приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Для чего издается данный приказ

Все трудовые, поступающих на предприятие и работающих людей, должны храниться в специально оборудованном для этого месте. За порчу или утерю данного бланка компания, а также ее руководитель, несут соответствующую ответственность. Ведь в этих документах отражается вся необходимая информация для установления работнику пенсии в будущем.

Поэтому директор организации создать все условия для правильной работы с трудовыми на предприятия. А так как у него помимо этого много других ответственных дел, руководитель выбирает должностное лицо, которому на основании изданного распоряжения вменяется ведение учета бланков трудовых.

При этом ответственность остается за руководителем, а выбранное лицо, отвечает за учет трудовых только внутри конкретного хозяйствующего субъекта. Именно он будет принимать у работников трудовые, правильно вести их учет, вносить соответствующие документам-основаниям записи, и выдавать их при увольнении сотрудникам компании.

Внимание! В случае неисполнения им своих обязанностей или исполнения их не в полном объеме, он будет отвечать перед руководством компании на основании изданного приказа о назначении этого сотрудника ответственным.

Руководитель в соответствии с нормами законодательства должен назначить ответственного за ведение трудовых или же взять эту обязанность на себя. Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек.

Таким образом, необходимость установить ответственное лицо закреплено законодательно.

В случае, если оно все же не было назначено, то в соответствии с КОАП будет наложен штраф, размер которого будет достигать 50 тысяч руб. При этом данное наказание накладывается не на должностное лицо, а непосредственно на организацию.

Скачать образец приказа

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец скачать в формате Word.

Как правильно составить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Для такого рода распоряжения закон не определяет какой-то обязательной формы. Ответственное лицо для его составления может использовать фирменный бланк компании, либо оформить документ самостоятельно. Но в последнем случае необходимо обеспечить наличие на распоряжении обязательных к применению реквизитов.

Так, в верхней части документа нужно указать название организации, место ее расположения, регистрационные коды, банковские реквизиты.

Следующим этапом посередине листа записывается название документа «Приказ». Очень часто на следующей строке дается его краткое содержание – например, «О назначении ответственного лица за работу с трудовыми книжками.

Кроме этого, на документе должны быть проставлены его дата составления, порядковый номер и место оформления (город). Под указанным номером данный приказ в дальнейшем регистрируется в журнале распоряжений по предприятию.

Приказ начинается с вводной части. В ней необходимо указать, во исполнение каких законодательных актов он выпускается.

Обычно это включает:

  1. п. 45 Правил ведения трудовых книжек;
  2. Постановление №225, которым приняты Правила.

Дальше идет слово «Приказываю», после чего попунктно перечисляются распоряжения:

  • Назначение работника, с указанием его должности, который будет отвечать за работу с трудовыми книжками;
  • Назначение сотрудника, с указанием должности и доплаты, который будет исполнять данные обязанности при отсутствии первого сотрудника на своем месте (например, во время отпуска либо болезни);
  • Кто будет контролировать выполнение данного распоряжения.

Документ подписывает руководитель организации.

Внимание! После этого перечисляются сотрудники, упомянутые в тексте документа. Каждый из них должен в подтверждение знакомства с документом проставить свою подпись.

Помогите нам в продвижении проекта, это просто:
Оцените нашу статью и сделайте репост! (1 5,00 из 5)

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-za-vedenie-trudovyh-knizhek.html

Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек – вопросы к юристу – 2019

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек (Образец заполнения)

При поступлении на работу каждый человек передает свою трудовую книжку вместе с вкладышем работодателю. Вследствие этого у руководства предприятия возникает потребность в организации ведения, хранения и учета этих документов. Для того, чтобы возложить на кого-либо из сотрудников данную функцию, составляется приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек.

Зачем нужен приказ

Трудовые книжки по закону относятся к бланкам строгой отчетности.

Связано это с тем, что они содержат информацию, которая впоследствии напрямую влияет на уровень пенсии того или иного сотрудника, поэтому работа с ними должна вестись в определенном порядке.

Особенно это актуально для крупных организаций, где большое количество наемного персонала, а значит и большой поток кадровой документации.

Руководитель предприятия лично назначает работника, который несет ответственность за сохранность трудовых книжек. Обычно это сотрудник или начальник отдела кадров.

В обязанности этого специалиста входит не только прием и выдача трудовых и вкладышей в них, но и их заполнение, забота об их содержании и учет.

В случае потери или порчи трудовой, восстанавливать документ (или компенсировать затраты на эту процедуру) придется именно ответственному сотруднику.

Кто пишет приказ

Все приказы, издаваемые в организации, всегда пишутся от имени руководителя, а вот непосредственная обязанность по их составлению обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или другого приближенного к директору работника, имеющего понимание о том, как формировать такой вид распорядительных бумаг.

Однако, в любом случае, независимо от того, кто именно занят в составлении приказа, для того, чтобы документ стал легитимным (т.е. законным), надо соблюсти одно важное условие: передать бланк на подпись директору.

Особенности документа

В случае, если у вас возникла необходимость в написании приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, внимательно прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите образец документа.

Для начала общая информация. На сегодняшний день не существует стандартной единой формы приказа, так что любой подобный документ представители компаний могут писать в свободном виде, или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон приказа – по его образцу.

Приказ допустимо создавать на фирменном бланке предприятия (как правило, в тех случаях, если такое требование указано в нормативных актах фирмы) или на обычном листе любого удобного формата (лучше А4). Писать приказ можно от руки (но чтоб написано все было четко, разборчиво, без помарок и исправлений) или набирать на компьютере.

При формировании приказа учитывайте несколько простых правил:

  1. Каждый приказ (и этот в том числе) должен иметь под собой обоснование – оно всегда пишется в начале документа и начинается со слов «В связи с…». Обоснование дает представление об обстоятельствах, послуживших поводом к составлению приказа.

  2. В бланк также вносится и основание – т.е. даются ссылки на разделы, статьи и пункты закона, имеющие прямое отношение документа.

  3. Приказ всегда пишется в единственном экземпляре, который подписывается директором (или иным лицом, уполномоченным действовать от имени руководителя), а также всеми упомянутыми в нем сотрудниками – подписи последних будут свидетельствовать о том, что они ознакомились с приказом и согласны его выполнить. Все автографы должны быть только «живыми», отпечатанные (т.е факсимильные) подписи для заверения приказа использовать запрещено.

Проштамповывать приказ при помощи печати следует только в том случае, если норма по применению штемпельных изделий для удостоверения внутренней документации закреплена в учетной политике
фирмы. После составления приказ надо зарегистрировать в журнале учета распорядительных документов.

Приказ действителен только на предприятии, в котором он издан.

Скачать образец документа

Общество с ограниченной ответственностью “Луч” (ООО “Луч”)

В соответствии с требованиями п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках”, и введением в штатное расписание должности специалиста по кадрам

1. Назначить ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек специалиста по кадрам Петрову П.П.

2. При отсутствии Петровой П.П. ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначается приказом директора.

3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

  • Приказ: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Приказ» по всему сайту
  • «Приказ о назначении ответственного лица за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (пример)».doc

Занесено в базу

Внесены исправления в

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите “Спасибо”, это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Оформление приказа о назначении ответственного

Так как работодатель несет полную ответственность за надлежащие хранение и ведение трудовых книжек, он создает указ в произвольной форме с учетом положений компании – унифицированной формы для данного случая нет.

Однако в бланке приказа должны присутствовать юридически обоснованные данные:

  • В шапке приказа идет информация о предприятии, месте составления,
  • Указывается номер и дата приказа,
  • После слова «Приказ» указывается информация, о чем документ,
  • Обоснование – п.

    45 Правил ведения трудовых книжек,

  • Далее идет само распоряжение руководителя в отношении определенного лица – ФИО, должность,
  • Этим же приказом назначается замещающее лицо на момент отсутствия основного сотрудника,
  • Размер вознаграждения,
  • Ответственное лицо за исполнение приказа,
  • Подпись руководителя с полным указанием инициалов,
  • Подпись всех сотрудников, касательно которых он издан.

Важно: приказ о назначении можно составить на обычной бумаге или на фирменном бланке компании.

На время отсутствия основного работника

Если появляется необходимость передать полномочия ответственного за ведение трудовых книжек другому сотруднику, издается новый приказ о назначении, при этом новый сотрудник обязан принять все дела по акту.

Получив новые обязанности, сотрудник должен:

  • Принять все хранимые документы работников по акту,
  • Проверить состояние и правильность заполнения книги учета трудовых книжек, движения документов и вкладышей к ним,
  • Удостоверится в наличие и сохранности всех книжек,
  • Проверить запас бланков,
  • При отсутствии некоторых документов выявить причину их отсутствия,
  • При отсутствии вменяемых объяснений инициировать создание комиссии, мероприятия и выводы которой фиксируются в специальном акте.

Согласно законодательству именно на руководителя возлагается вся обязанность по организации мероприятий, связанных с надлежащим хранением трудовых книжек, а уже назначенный указом сотрудник должен обеспечить хранение, ведение и учет движения трудовой документации.

Составляем приказ об ответственном за трудовые книжки

Приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек в организации, составляется в произвольной форме. В нем указываются Ф.И.О., должность лица, назначаемого ответственным за трудовые книжки, дата, с которой такая ответственность на работника возлагается.

Приказ может предусматривать назначение ответственного лица как по всей организации в целом, так и по определенным ее структурным подразделениям. Кроме того, в приказе можно сразу предусмотреть указание как основного ответственного лица, так и лица, которое будет выполнять такие обязанности в отсутствие основного работника.

Конкретные обязанности, а также правила работы с трудовыми книжками в приказе не приводятся.

Их можно предусмотреть в трудовом договоре с работником, должностной инструкции или ином локальном нормативном акте (к примеру, в Положении о ведении и хранении трудовых книжек в организации). Хотя даже отсылки на Постановление Правительства от 16.04.

2003 № 225 будет достаточно, ведь установленные им правила являются обязательными к применению, а потому в дублировании во внутренних документах организации не нуждаются.

С приказом о назначении лица, ответственного за трудовые книжки, необходимо ознакомить такое лицо под роспись.

Приведем для приказа о назначении ответственного за трудовые книжки образец его заполнения.

Смотрите видео: Публичное обсуждение результатов правоприменительной практики 08 ноября 2017 г. в г. Махачкала (none 2019)

Источник: https://advokat-31.ru/9400-prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-litsa-za-vedenie.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.