Положение о порядке разработки штатного расписания

Содержание

Штатное расписание

Положение о порядке разработки штатного расписания

Государство наделяет организации правом создавать свои собственные внутриорганизационные акты. Сколько бы работников в организации ни было, на всех распространяется единый локальный акт. Рассмотрим особенности создания некоторых таких документов.

Локальные акты: общие положения

В соответствии со ст.

5 ТК РФ регулирование трудовых и иных отношений, непосредственно связанных с ними, осуществляется трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, а также коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права. Таким образом, все локальные нормативные акты организации являются частью системы трудового законодательства.

Работодатели принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее — локальные нормативные акты) для своей деятельности, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями .

Статья 8 ТК РФ.

Примечание. Обратите внимание, что работодатели — юридические лица должны утверждать локальные нормативные акты с учетом мнения представительного органа работников, к компетенции которого отнесены соответствующие полномочия (ст. 8 ТК РФ).

Исходя из положений ТК РФ различают два вида локальных нормативных актов:

  • акты, разрабатываемые и принимаемые работодателем самостоятельно (документы технологического процесса);
  • акты, принимаемые совместно (коллективный договор) или с учетом мнения выборного представительного (обычно профсоюзного) органа, представляющего интересы работников организации.

Разновидности локальных актов

Локальные акты издаются в виде приказов, решений, положений, инструкций и правил.

Приказ — локальный нормативный (распорядительный) документ, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных задач.

Решение — локальный акт, применяемый общим собранием работников для реализации права на участие в управлении организацией, предприятием, учреждением. Решения не носят нормативного характера.

Положение — локальный акт, устанавливающий правовой статус органа управления организацией или порядок, процедуру, правила реализации организацией какого-либо из своих правомочий.

Инструкция — локальный акт, устанавливающий порядок и способы чего-либо. Для инструкции характерны повелительные нормативные предписания.

Правила — локальный акт, регламентирующий порядок деятельности организации, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора.

Перечень локальных нормативных актов

Каждая организация должна иметь комплект локальных нормативных актов, соответствующих профилю ее деятельности, которые разрабатываются в этой организации на основе действующих нормативных правовых документов РФ.

В организации должны быть следующие локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права:

  • штатное расписание (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты” (далее — Постановление N 1)). Обязательно для составления в организации;
  • должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием (Единый тарифно-квалификационный справочник). Обязательны для составления, если должностные обязанности не урегулированы в трудовых договорах;
  • приказы и распоряжения, имеющие нормативное содержание;
  • положение о персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ). Обязательно для составления;
  • положение о коммерческой тайне . Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник должен сохранять коммерческую тайну;
  • положение о порядке ведения коллективных переговоров (гл. 6 ТК РФ);
  • положение о комиссии по трудовым спорам. Должно быть принято по согласованию с представительным органом работников в установленном порядке (ст. 372 ТК РФ);
  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ). Обязательны для составления;
  • графики сменности (ст. 103 ТК РФ). Обязательны при наличии сменной работы;
  • положение об оплате труда и стимулирующих выплатах (разд. VI ТК РФ). Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах;
  • график очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков (ст. 123 ТК РФ, Постановление N 1). Обязателен для составления;
  • инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ). Обязательны для составления.

Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ “О коммерческой тайне”.

В случае отсутствия обязательных локальных нормативных актов организация может быть привлечена к административной ответственности на основании ст. 5.27 КоАП РФ. В частности:

  • нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
  • нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

Локальные нормативные акты, устанавливающие порядок приема на работу и трудовой распорядок

Остановимся подробнее на некоторых локальных нормативных актах, разрабатываемых в организации, а именно на штатном расписании, правилах внутреннего трудового распорядка и положении об оплате труда.

Прежде чем принять работника, организация должна составить и утвердить штатное расписание. Оно применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением).

Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором оформляются структура, штатный состав и численность организации, перечень наименований должностей, профессий с указанием квалификаций и окладов, а также возможных надбавок для каждой из должности.

Штатное расписание составляется по форме N Т-3 в соответствии с Постановлением N 1. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер, но, несмотря на это, желательно применять ее в работе, поскольку она содержит все необходимые реквизиты.

В форме N Т-3 предусмотрен реквизит “Личная подпись главного бухгалтера”.

Исходя из Закона о бухгалтерском учете в случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации. Руководитель несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций .

Источник: //obd2bluetooth.ru/shtatnoe-raspisanie/

Штатное расписание: пример и бланк

Положение о порядке разработки штатного расписания

Наличие этого документа не обязательно по закону. И, все-таки, он есть во многих, особенно крупных, компаниях. В этой статье разбираем важные вопросы: как заполнить штатное расписание, кто его должен утверждать и можно ли работать без него.

Что такое штатное расписание и для чего нужно

«Кадры решают все», — сказано в советские времена, но не утратило актуальности и в современном деловом мире. Действительно, если сравнить организацию с живым организмом, то штатное расписание будет выполнять в нем роль скелета — структуры, на которую «наращиваются» кадры: рабочие, менеджеры, руководители разных уровней.

Сколько компании нужно всего сотрудников? Сколько из них должны занимать руководящие должности? Сколько всего требуется подразделений? Какие есть перспективы роста? Сколько надо платить всем этим людям? Если задавать такие вопросы хаотично, управлять бизнесом будет непросто. Но когда в организации есть штатное расписание, картина становится намного более четкой. Итак, первая причина для составления «штатки» — практическая, оно помогает:

  • Сформировать четкую структуру предприятия.
  • Набирать эффективную команду и всегда вовремя реагировать на появление вакансий.
  • Управлять фондом заработной платы и контролировать оплату труда.

Указывать конкретные имена сотрудников не обязательно. Штатное расписание – это структурный документ, на основании которого служба занятости наполняет штат сотрудниками. При приеме на работу сотрудника или после его увольнения основной документ не меняется.

Целесообразно предусмотреть в штатном расписании все подразделения организации: от отделов до филиалов. Это означает, что если у компании есть филиалы, в том числе и в разных городах, для них не обязательно разрабатывать отдельные документы, достаточно в основном ШР заполнить графы с 1 по 10-ю для каждого подразделения.

Еще одна важная причина связана с возможными проверками. На первый взгляд, Трудовой кодекс не обязывает работодателей составлять ШР: можно прописывать названия должностей, служебные обязанности и оклады в трудовые договоры. С другой, есть ряд законодательных актов, выполнить требования которых без “штатки” довольно сложно.

Так, из статей 15 и 57 ТК явствует, что если по трудовому соглашению сотрудник выполняет обязанности, связанные с определенной должностью, эта должность должна соответствовать ШР. Например, если в договоре сказано, что человек принят на должность офис-менеджера, ШР должно содержать эту должность. А раз так, стоит уделить этому документу должное внимание.

Наличие ШР налагает определенные обязательства на кадровую службу. Так, если в расписании значится должность, за ней должен быть закреплен работник. Если должность вакантна, HR-отдел должен об этом знать и искать человека. В противном случае при проверке могут быть санкции, ведь это нарушит требования Закона №1032-1 от 19.04.1991 года.

Следует помнить, что “штатка” относится к документам первичного учета. Его могут попросить при налоговой проверке, так как по нему удобно проверять оклады и фонд заработной платы.

Как правильно составить штатное расписание

Несмотря на то, что обязательных норм и образцов составления ШР нет, всем, кто несет ответственность за этот документ, хочется видеть конкретный пример правильного заполнения.

Здесь уместно взять за основу унифицированную форму, которую Госкомстат России утвердил 05.01.2004 года.

С 2013 года постановление об этой форме отменено, а все образцы из обязательных превратились в рекомендованные.

То есть при необходимости любая компания может вносить в шаблон изменения в соответствии с внутренним потребностями организации. Однако надежнее, да и проще, придерживаться уже разработанных ранее стандартов.

При разработке индивидуального бланка ШР надо следить за соответствием второй части статьи 9 закона «О бухгалтерском учете».

Составление штатного расписания можно условно разделить на заполнение трех основных разделов: шапка, основная и заключительная части. Рассмотрим каждый раздел подробно.

Шапка

Вне зависимости от формата (по форме Т-3 или без нее), заголовочная часть начинается с наименования документа. В нашем случае это «Штатное расписание». Также обязательно указать все реквизиты компании:

  • Название, включая организационно-правовую форму (ООО, АО или другое).
  • Регистрационный номер, а также коды ОКУД и ОКПО.

Здесь же следует прописать даты: составления, утверждения, вступления в силу, окончания действия. Стоит также предусмотреть гриф утверждения.

Обратите внимание: унифицированной формой не предусмотрен строгий формат утверждения, поэтому стоит руководствоваться существующими государственными стандартами заполнения грифа утверждения. Подробнее об утверждении ШР — далее в статье. Чтобы на практике разобраться со всеми нюансами составления, скачайте образец документа.

Основная часть

Согласно унифицированной форме, этот раздел штатного расписания формируется на основе десяти граф:

  • Графа 1: Название подразделения (с заглавной буквы).
  • Графа 2: Код подразделения (надо взять из документа о структуре организации).
  • Графа 3: Название и код должности. Если в подразделении работает несколько специалистов, их лучше указывать в порядке ниспадающей иерархии – от руководителей до рядовых работников. Если есть требования по квалификации или разряду — указывать.
  • Графа 4: Количество вакансий для каждой должности. Совместители и работающие на часть ставки суммируются для этой графы. Например, если в отделе есть 3 полставочника и один сотрудник на полную ставку, значение для графы равно 2,5.
  • Графа 5: Тарифная сетка или оклад.
  • Графы 6–8: Данные о надбавках и видах финансовой мотивации, если такая предусмотрена.
  • Графа 9: Итоговый фонд зарплаты. Для расчета следует умножить число из графы 4 на сумму значений из граф 6,7 и 8. Эта графа должна быть заполнена даже в том случае, если оплата труда смешанная или бестарифная.
  • Графа 10: Заметки и примечания, если они есть.

Заключительная часть

Здесь, как правило, расположены подписи тех, кто отвечает за составление и выполнение “штатки”. Например, главбух и начальник отдела кадров. В официальной форме нет места для печати, поэтому она ставится по усмотрению руководителя.

Если специфика компании предполагает использование временных или сезонных работников, стоит дополнить ШР графой «Срок выполнения работ».

Если в штате есть сотрудники, которые работают в опасных условиях, названия их должностей должны совпадать с теми, что перечислены в государственных классификаторах и других нормативных актах.

Если штатное расписание составлено и утверждено, названия должностей в трудовых договорах должны совпадать с указанными в нем.

Кто составляет штатное расписание в организации

Вопрос о том, кто должен разрабатывать ШР — один из наиболее частых на форумах кадровиков. И это неудивительно, ведь нет законодательно утвержденных нормативов, касающихся “штатки”. Важно то, что он объединяет кадровые вопросы с финансовыми.

Поэтому логично, чтобы структуру организации и названия должностей прописывали специалисты отдела кадров, а экономисты или бухгалтеры занимались графами, касающимися тарифной ставки, надбавок и других финансовых вопросов.

В небольших компаниях все задачи по составлению ШР часто берет на себя главный бухгалтер.

Когда составляется штатное расписание

Оптимальный вариант — составить и утвердить сразу после основания компании. Если по каким-то причинам это не было сделано, никогда не поздно такое расписание составить.

Установленной законом периодичности составления ШР нет. На усмотрение руководства это можно делать 1 раз в год, а можно чаще или реже. Чаще всего компании выбирают такой режим: документ составляют ежегодно, на этапе планирования следующего года. В течение этого периода, если возникает необходимость, в него вносят изменения, подтверждая их соответствующими приказами.

Эксперты рекомендуют закрепить форму ШР, а также порядок и периодичность его обновления отдельным локальным нормативным актом.

Как утвердить

Утверждает штатное расписание руководитель компании или сотрудник, который имеет такие полномочия (это должно быть указано в учредительных документах). Надо издать соответствующий приказ, а в документе, в грифе утверждения, проставить данные о распоряжении: его номер и дату вступления в силу.

Сроки хранения

Как и другие организационно-нормативные документы компании, ШР имеет определенный срок хранения. Чтобы определить, насколько долго следует хранить этот документ, обратимся к приказу Министерства культуры № 558 от 25.08.2010. В нем есть несколько позиций:

  • Хранится постоянно, если разработан на этом же предприятии. Если на стороне — то срок хранения всего 3 года.
  • Проекты и рабочие документы по составлению такой документации — 5 лет.
  • Внутренняя переписка, связанная с изменениями в ШР, должна сохраняться 3 года после того, как эти изменения были приняты.
  • Смежный документ (штатные расстановки) следует хранить 75 лет.

Источник: //www.pro-personal.ru/article/1097650-17-m9-shtatnoe-raspisanie-organizatsii-v-2017-godu

Штатное расписание: определение, состав и как правильно его утвердит

Положение о порядке разработки штатного расписания

Штатное расписание — внутренний нормативный документ организации, который выполняет организационную и распорядительную функции. Он необходим для того, чтобы понимать структуру компании, утверждать штат, знать, сколько в компании работает человек, какие должности они занимают, и какой размер денежных средств получают.

Штатное расписание

Что такое штатное расписание?

В процессе ознакомления с составленным расписанием, возможно отметить существующую структуру предприятия, какие должности определены, какое количество единиц утверждено в каждой подструктуре.

С помощью данного документа, можно разобраться с любыми спорными моментами: в случае если планируется сокращать имеющийся штат, ситуации, когда происходит отклонение прошения работника о зачислении в команду, либо назначение на обещанную должность.

Важно отметить, что при составлении расписания отделом кадров или ответственным лицом, необходимо ориентироваться на универсальную установленную форму T-3, разработанную законодательством (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 No 1).

Перед тем как формировать организационные моменты, важно начать с понимания структурной сетки компании.

Структурная сетка – это выстроенная иерархия отделов и подразделений компании начиная с основного подразделения (руководства компании).

В данной структуре должен четко прослеживаться порядок официального взаимодействия и расположения по отношению друг другу (и горизонтальные, и вертикальные).

Состав штатного расписания

Расписание содержит в себе некоторую информацию.

Все организационные моменты, связанные с наполнением данного документа, его временными сроками, периодами внесения корректировок регулируются управляющим и ответственным лицом в самостоятельном порядке (это может быть непосредственно руководитель).

Законодательством не было предъявлено никаких требований в части этого вопроса. Единственное условие — нельзя сокращать данную форму, а вот добавлять развернутую информацию можно.

Формат штатного расписания должен содержать необходимые элементы:

  • официальное полное название компании или допустимое сокращенное;
  • номер и дата, когда составляется документ;
  • период его действия;
  • ссылка на документальную форму, в которой официально приняты поправки или новые условия;
  • перечень с информацией (в том числе и названия) имеющихся на предприятии структур и установленных отделов;
  • присвоенные должности;
  • количество сотрудников и их соотношение с заявленным положением на предприятии;
  • размер установленного оклада, имеют ли дополнительные выплаты и при каких обстоятельствах;
  • подписи работников, которые формировали обязательные сведения для отчетности и признаны ответственными за проделанную работу.

К заполнению данного документа выставлены определенные требования:

  • документ начинает свое действие с наступлением первого числа каждого месяца, следующего за месяцем его составления;
  • не должно быть пропусков в нумерации журнала, которая проставляется сразу же при формировании.

Обязательно должна быть прошита и скреплена подписью руководствующего состава каждая страница документа, а также ставится печать юридического лица.

Кто должен быть наделен полномочиями по составлению документа

Составляет уполномоченное лицо.

Действующая законодательная система не предусматривает обязательные условия к сотрудникам, которые должны заниматься составлением подобного документа. Лицо, выступающее в роли руководителя, может самостоятельно определить ответственное лицо или же оставить эти обязанности на себе (чаще в небольших частных компаниях).

Как правило, если в компании есть служба контроля над кадровыми делами, то этот функционал принадлежит ей. Есть руководитель, который уполномочен наделять данными функциями сотрудников своего отдела.

Реже данный функционал принадлежит бухгалтеру или юристу. Все зависит от того, насколько разветвленную структуру имеет организация.

Ответственное лицо закрепляется приказом и его функционал обязательно фиксируется в надлежащей документации, предусмотренной действующим законодательством.

Во избежание сложностей в процессе формирования, рекомендуется указать основные моменты во внутренних инструкциях компании:

  1. Порядок формирования и корректировки изменений;
  2. Сроки изменения новых данных и их отображение в документации;
  3. Сроки согласования и утверждения;
  4. Ответственных сотрудников, которые занимаются формированием актуального расписания;
  5. Отвечающих за согласование и утверждение;
  6. Правовую базу, касающуюся основного расписания.

Правила заполнения

Не допускаются сокращения.

Существуют особые правила для заполнения штатного расписания:

  1. Все данные должны быть указаны идентично в оформленной документации и деле, которое хранится на предприятии. Сокращенные аббревиатуры возможны только допустимые;
  2. Официальное название компании должно быть указано в одинаковом порядке с уставом или учредительным договором;
  3. ОКПО – 8-значный опознавательный индекс компании. Его можно найти в документации из госорганов, которая выдается при регистрации организации;
  4. Порядковый номер присваивается на основании количества составляемых документов начиная с единицы;
  5. Указывается число формирования расписания. Не путать с числом, когда документ вступил в действие;
  6. Указывается промежуток времени, когда данный документ действителен, а также число его вступления в силу (обычно это первое число календарного месяца);
  7. В разделе «утверждено» необходимо ссылаться на приказ, которым утверждено расписание, а также проставить общее количество сотрудников на дату.

Далее заполняются столбцы (описание с номером столбца):

  1. Чаще всего на предприятиях не установлено каких-либо правил по наименованию подразделений. Исключения могут касаться тех учреждений, где от правильного наименования могут зависеть льготные выплаты при выходе сотрудников на пенсию;
  2. «Код подразделения» показывает местоположение данного подразделения/отдела в общей иерархии компании. Например, управление-отдел-группа может нумероваться следующим образом 01-01.01-01.01.01;
  3. Должности устанавливаются согласно действующему Общероссийскому классификатору должностей и квалификационным справочникам. Организация может самостоятельно сформулировать должность исходя из вышеперечисленных справочников;
  4. В данном столбце указывается количество сотрудников, которые должны работать в соответствующем подразделении;
  5. В зависимости от способа расчета заработной платы, которая предусмотрена компанией, заполняется столбец «тарифная ставка». Если заработная плата рассчитывается как процент от выполнения каких-либо работ, то в данном столбце указывается размер процентов;
  6. Если предусмотрены доплаты, то они указываются в соответствующих столбцах «Надбавки» в виде процентов;
  7. Формат зафиксированного значения;
  8. Надбавки, принадлежащие к другим категориям;
  9. Столбец должен быть заполнен в случае одного измерения тарифа по определенной ставке и вероятных дополнительных выплат. Если единицы измерения данных показателей разные, то ставится знак «-«, а в следующем столбце указываются ссылки на документы, где содержится информация об оплате;
  10. Заполняется любая информация, имеющая даже косвенное отношение к любому из ранее заполненных столбцов. Это может быть формирование дополнений к основным договорам, приказы различного направления, касающиеся данного вопроса.

Представленный бланк, содержащий информацию о расписании, бывает достаточно объемным по количеству страниц.

Если документ содержит более одной страницы, то в обязательном порядке необходимо прошить и скрепить текст.

Место скрепления необходимо снабдить соответствующими подписями и поставить печать. Ответственные сотрудники, уполномоченные совершать данные процедуры, оставляют свои подписи в предназначенных для этого строках на последнем пронумерованном листе.

Если документ требует визы на каждой странице, то для этого нужно предусмотреть дополнительное место на листе. На самом бланке штатного расписания печать проставлять необязательно.

Внесение изменений

Вносить изменения без причины нельзя.

Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации», официально допустимо корректировать данные без сокращения предыдущих.

То есть все столбцы, разделы остаются на месте. Разрешается расширить основную информативную часть расписания дополнительными графами.

Все изменения, которые осуществляются в документе, должны сопровождаться приказом. Название приказа вытекает из самого процесса.

При этом каждое изменение должно иметь основание:

  • оптимизация управленческой функции;
  • реорганизационный процесс на предприятии;
  • сокращение штата;
  • предотвращение удвоения выполняемых обязанностей;
  • создание управленческих центров и т.п.

Изменение должности сотрудника осуществляется только получив его письменное согласие.

Периодичность составления штатного расписания

Когда у компании часто увольняются сотрудники, то данный документ претерпевает какие-либо корректировки не более одного раза за текущий месяц. Когда присутствует средняя текучесть кадров, новая корректировка составляется один раз за последние шесть месяцев.

В том случае, когда никаких изменений не происходит за последний календарный год, то данное расписание остается без изменений, но с начала нового календарного года рекомендуется ему присвоить следующий порядковый номер.

Способы внесения изменений

Для утверждения издается приказ.

Все коррективы, затрагивающие штатное расписание (изменение в названии должностей, сокращения или расширение штата, снижение или увеличение зарплат и т.п.), осуществляются нижеуказанными способами:

  • издание приказа (распоряжения), если изменения небольшие;
  • если же изменению подлежит значительный объем информации, то создается новая версия документа и он заново подлежит утверждению, ему присваивается новый порядковый номер.

Сроки согласования и утверждения штатного расписания

  1. Все сроки предусматриваются организацией и должны быть прописаны в ее внутренних документах и инструкциях;
  2. Составленное расписание согласовывается (если это предусмотрено) с утвержденными лицами и подписывается согласно форме и главным бухгалтером;
  3. Если утверждены другие подписи, тогда в форму необходимо внести соответствующие изменения;
  4. После согласования и подписания, издается приказ (распоряжение).

Как правильно утвердить

В случае возникновения потребности в изменении в находящемся в действии штатном расписании, лицо, отвечающее за его составление, оформляет официальное обращение к руководителю компании с просьбой осуществить указанные изменения с обязательным обоснованием и указанием причины осуществления данных изменений.

Руководитель дает указание соответствующему лицу издать приказ.

Основная часть (текст) приказа должна включать основания внесения изменений и распоряжение с указанием местоположения вносимых изменений.

Из этого видео вы узнаете о штатном расписании.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: //naimtruda.com/otnoshen/discipl/utverzhdenie-shtatnogo-raspisaniya-kak-pravilno.html

Все, что нужно знать про штатное расписание в 2019 году

Положение о порядке разработки штатного расписания

Штатное расписание — это план комплектования кадрового состава. Некоторые компании пренебрегают составлением этого документа, однако это не всегда оправданно.

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

Получить доступ

Однако на практике штатное расписание необходимо и помогает работодателю как для внутреннего контроля и управления, так и при общении с проверяющими органами. Сегодня разбираемся в аспектах подготовки и ведения документа: штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам.

Стоит отметить, что при составлении всех внутренних документов компании важно правильно указывать название должностей, профессий и специальностей сотрудников. Согласно части 2 ст.

57 ТК РФ, если труд в определенной должности связан с ограничениями или предполагает наличие льгот, наименование этой должности (специальности, профессии) должно строго соответствовать названию, содержащемуся в профессиональном стандарте или квалификационном справочнике.

Точность в наименовании должности также важна для сотрудника при оформлении льготного пенсионного обеспечения.

Важнейшим условием предоставления пенсионных льгот будет точное соответствие записей о названии должностей и профессий, указанных в трудовых книжках сотрудников и штатном расписании, Спискам № 1 и № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение, которые утверждены Постановлением Кабинета министров СССР от 26.01.1991 № 10.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

Поскольку форма штатного расписания лишь рекомендательная, многие работодатели задаются вопросом, для чего нужно штатное расписание в организации 2019? Ответ прост.

Этот бланк обычно просят предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Его отсутствие трактуется как нарушение законодательства о труде и охране труда.

За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1000-5000 рублей, организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Штатное расписание помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без этого документа работодателю сложно доказать, что увольнение оправданно.

Также невозможно будет доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые можно предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст.

179 ТК РФ; для этого они должны быть в штатном расписании).

Кто и как должен составлять и вести штатное расписание

Вообще говоря, составление документации такого рода — функция и святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Постановление Минтруда России № 37 от 21.08.1998).

Этот специалист должен знать, как разработать штатное расписание. Однако по факту штатное расписание готовят бухгалтеры, кадровики и юристы, которым приходится разбираться в том, как рассчитать количество ставок в штатном расписании.

Официально отвечают за документ руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.

Штатное расписание можно составить на любой срок, но обычно его делают на год. Чтобы эта процедура всякий раз проходила как по маслу, стоит описать ее в Инструкции по делопроизводству:

  • указать сроки и правила разработки и внесения изменений;
  • форму приказа об утверждении штатного расписания;
  • ответственных за формирование и подписание лиц;
  • состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается документ;
  • работников, с которыми необходимо согласовывать проект документа и изменения в него.

По какой форме составлять штатное расписание

Штатное расписание — локальный нормативный акт, описывающий организационную структуру компании и и содержащий сведения о численности ее персонала.

Составляется оно по форме № Т-3 (Постановление № 1 Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004), однако жестких ребований использовать именно ее нет — форма является рекомендательной. Ее можно адаптировать под нужды компании.

Однако, на наш взгляд, лучше использовать форму штатного расписания № Т-3 в ее обычном виде, поскольку она содержит все нужные данные. Вот так выглядит пустой документ:

Как заполнять штатное расписание по форме № Т-3

Разберем пошагово заполнение формы на образце. Реквизиты формы оформляем следующим образом (см. пример).

Наименование организации должно полностью соответствовать тому, что закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в штатном расписании указывается в скобках, следом за полным.

Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Номер документа и дата составления записывается в штатном расписании в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ

Период действия. Указывается, сколько будет действовать штатное и с какой даты он вступает в силу.

Заполняем графы штатного расписания, всего их 10.

Наименование структурного подразделения указывается без сокращения в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем.

Если классификатора нет, то а алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения.

Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, нужно указать название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.

Код структурного подразделения в штатном расписнаии также указывается в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды можно присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация в штатном расписании указывается без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих — профессии, у служащих — должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).

Количество единиц в штатном расписании указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, указывается в соответствующих долях (например 0,5; 2,75 и т. д.).

Тарифная ставка, оклад в штатном расписании указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.). Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. От практики указывать зарплаты в долларах лучше отказаться.

Формально это не запрещено, в говорится только об обязанности работодателя платить зарплату в рублях. То есть оклад просто переводится в рубли по текущему курсу. Однако судебная практика говорит о том, что здесь есть нарушение.

Трудовой кодекс РФ не содержит норм, прямо запрещающих работодателю установить размер заработной платы в иностранной валюте (условных единицах), так как в ч. 1 ст. 131 ТК РФ говорится только о выплате заработной платы в денежной форме в валюте РФ (в рублях). Но согласно ч. 3 ст.

129 ТК РФ, тарифная ставка и оклад имеют фиксированный размер, который должен быть неизменным в течение срока действия договора. А поскольку размер оклада всякий раз считается по текущему курсу, падение курса доллара, по мнению суда, может привести к ухудшению условий оплаты труда работника.

Надбавки. В графах 6-8 штатного расписания указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя.

В разделе штатного расписания «Всего» указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.

Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.

В строке «Итого» указывают общее количество штатных единиц, а также итоговую сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок, которая составит месячный фонд заработной платы.

Подписи под проектом штатного расписания ставят кадровый руководитель и главный бухгалтер.

Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.

Готовим приказ на утверждение

Проект документа готов, что дальше? Чтобы ввести штатное расписание, его нужно утвердить соответствующим приказом по основной деятельности. Реквизиты приказа проставляются в верхнем правом углу бланка следующим образом.

В тексте приказа указывается факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единици срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем регистрируется в Журнале регистрации приказов по основной деятельности.

Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и штатное расписание отправляются на бессрочное хранение, как правило, вместе с другими документами по основной деятельности.

Приказ о штатном расписании (образец 2019), скачать который можно ниже по ссылке, может выглядеть следующим образом:

Как вносить изменения в штатаное расписание

Поскольку штатное расписание утверждается приказом, то и изменения в него вносятся также приказами. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают.

Изменения штатного расписания обычно затрагивают штатных сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.

Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условий трудового договора.

Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и время вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.

Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада, нужно указать причины (по ст. 22 и 132 ТК РФ.

Зарплата работника — это существенное условие трудового договора, ее размер зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда).

В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.

Уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке по ст.

74 ТК РФ можно, но это требует точного соблюдения всей процедуры: издания необходимого приказа о введении изменений, письменного уведомления работников за два месяца, а также обязательного предложения всех штатных вакантных должностей работнику, отказывающемуся трудиться в новых условиях.

Если сотрудник согласен на новые условия, с ним заключается дополнительное соглашение. Если он готов занять иную вакантную штатную должность, оформляется перевод. Если же, несмотря на соблюдение всей процедуры, работник отказывается трудиться за меньшую заработную плату, работодатель вправе уволить его по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Штатное расписание – порядок оформления

Положение о порядке разработки штатного расписания

Необходимость ведения штатного расписания прямо не установлена, но обусловлена положениями ТК РФ. Например, в ст.ст. 15, 57 ТК РФ говорится о том, что работа по определенной должности в организации должна определяться штатным расписанием и в соответствии с формулировками штатного расписания отражаться в трудовом договоре.

В п. 2 Постановления Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г., которым утверждена форма штатного расписания, сказано, что утвержденные формы распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации. Поэтому, штатное расписание должно быть в каждой организации.

Штатное расписание необходимо и для систематизации структуры, штатного состава и штатной численности организации.

Оно предусматривает перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц как действующих, так и вакантных.

Лица, работающие в организации по гражданско – правовым договорам в штатное расписание не вносятся.

Единственным нормативно установленным требованием к штатному расписанию является его ведение как указано выше по унифицированной форме № Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Следовательно, содержание штатного расписания определяется его унифицированной формой.

НАРУШЕНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ ТРУДА 

Важным моментом при составлении штатного расписания является правильность указания должности конкретного работника

В случае, если должность конкретного работника предусматривает предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей должны соответствовать названиям, указанным в квалификационных справочниках.

Соответствие должности квалификационным справочникам влияет также на пенсионные льготы, дополнительные отпуска. В остальных случаях работодатель вправе давать те названия, которые считает нужными.

В любом случае должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать той, что указана в штатном расписании (ст. 57 ТК РФ).

Обязанность ознакомления работника со штатным расписанием в законодательстве РФ не установлена.

УСЛУГИ ПО РАСЧЕТУ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

Порядок ведения штатного расписания в законодательстве РФ не установлен. Поэтому, работодатель самостоятельно определяет для своей организации порядок его утверждения, порядок и способ его ведения, порядок внесения изменений в штатное расписание, назначает лиц, ответственных за ведение штатного расписания, определяет способ его хранения.

Штатное расписание может утверждаться приказом руководителя организации, или лицом, которое на основании организационно – распорядительных документов, несет ответственность за организацию кадрового учета и ведение штатного расписания. 

Форма приказа об утверждении штатного расписания не установлена, поэтому данный приказ составляется в произвольной форме. Штатное расписание может утверждаться один раз и на несколько лет. У работодателя нет обязанности утверждать штатное расписание, например, ежегодно. Такая необходимость может возникнуть в случае внесения в него изменений.

Изменения в штатное расписание также оформляются соответствующим приказам за подписью руководителя или уполномоченного лица и вносятся путем утверждения нового штатного расписания. Периодичность внесения изменений в штатное расписание определяется текущими потребностями организации.

Штатное расписание утверждается для организации в целом. Поэтому утверждение отдельного штатного расписания для филиалов организации (если они имеются) является неверным. Это обусловлено тем, что филиал – это обособленное подразделение юридического лица и должен подчиняться его централизованной организационно-правовой структуре.

Согласно требованиям унифицированной формы штатное расписание подписывает руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Если данные должности в организации отсутствуют, то штатное расписание подписывает руководитель или уполномоченное лицо. Проставление печати на штатном расписании не предусмотрено унифицированной формой № Т-3.

Поскольку штатное расписание содержит персональные данные работников, его хранение, обработка, уничтожение должно осуществляться в соответствии с требованиями законодательства РФ о защите персональных данных.

Так, если штатное расписание содержится на бумажном носителе, то оно хранится, как правило, в металлических сейфах и (или) запирающихся шкафах. Помещения для хранения должны быть оборудованы замками и снабжены сигнализацией. На рабочих столах сотрудников данный документ может находиться в течение рабочего дня. По окончании рабочего дня он должен убираться в место хранения. 

Если штатное расписание храниться на электронном носителе в информационных системах, то его хранение производится в соответствии с Положением об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утв. Постановлением Правительства РФ № 781 от 17.11.2007 г., а также локальными нормативными актами работодателя.

Уничтожение или обезличивание штатного расписания должно производиться способом, исключающим дальнейшую обработку, содержащихся в нем персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

РАСЧЕТ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

Сроки хранения штатного расписания определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России № 558от 25.08.2010 г. Согласно п.

71 данного Перечня штатные расписания организации и изменения к ним хранятся постоянно. Предложения, заключения, справки по разработке и изменению штатных расписаний должны храниться в организации не менее пяти лет. Такое же время нужно хранить проекты штатных расписаний (п. 72 Перечня).

Переписка по разработке и изменению штатных расписаний хранится три года (п.73 Перечня). 

Источник: //rosco.su/press/shtatnoe_raspisanie_poryadok_oformleniya/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.