Положение о канцелярии
курсового проекта и методические указания по его разработке
Всоответствии с содержанием курсовойпроект состоит из трёх самостоятельныхглав, в каждой из которых предстоитрешить определённую задачу.
Служба делопроизводства как структурное подразделение предприятия
План главы
1.1. Краткоеописание предприятия и его структуры.
1.2. Службаделопроизводства предприятия: состави функции. Документы, регламентирующиеее деятельность (положение, должностныеинструкции).
1.3. Документы,определяющие порядок работы с документамина предприятии (инструкция поделопроизводству, номенклатура дел,табель унифицированных форм документов).Их значение в рациональной и эффективнойорганизации службы делопроизводствана предприятии.
Методические указания
Основойпостроения делопроизводственной службыявляется принятая в организации формаработы с документами:
- централизованная – все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре, например, в канцелярии или у секретаря-референта (используют на малых и средних предприятиях);
- децентрализованная – предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями организации (используют в территориально разобщенных организациях, а также тогда, когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях);
- смешанная форма – часть операций выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов), а часть — децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).
Вкачестве примера организацииделопроизводства на предприятии можновзять типовое положение о канцелярии.
Типовое положение о канцелярии
1.Общие положения:
1.1.Канцелярия осуществляет функции работыс документами в организации и являетсяего самостоятельным структурным
подразделением.
1.2.Канцелярию возглавляет начальникканцелярии, подчиненный непосредственноруководителю организации.
1.3.Начальник канцелярии назначается иосвобождается от занимаемой должностируководителем организации.
1.4.Канцелярия в своей деятельностируководствуется:
действующимзаконодательством,
распорядительнымиматериалами государственных и вышестоящихорганизаций,
Положениемо данной организации,
Инструкциейпо документированию управленческойдеятельности, утвержденной руководствоморганизации, Положением о канцелярии.2.Основные задачи и функции:
2.1.Основной задачей канцелярии являетсяобеспечение четкой организации работыс документами.
2.2.Для осуществления указанной задачи наканцелярию возлагаются следующиефункции:
обеспечениесвоевременного рассмотрения входящей,исходящей и регистрируемой внутреннейдокументации;
организацияработы заседаний при руководствепредприятия и контроль за выполнениемпринятых ими решений;
осуществлениесистематического контроля за своевременнымисполнением документов;
оформлениеи рассылка распорядительных документов,контроль за правильным и своевременнымсоставлением и оформлением документов,формирование их в дела, рациональнаяорганизация переписки;
осуществлениеприема, регистрации, хранения, учета,доставки по подразделениям и рассылкипоступающей, исходящей и внутреннейкорреспонденции, а также подготовкадел к сдаче на государственное хранение;
организацияработы по приему руководителем посетителейпо личным вопросам.
2.3.Функции между структурными подразделениямиканцелярии распределяются следующимобразом:
Секретариат(включаяреферентов):
рассматриваети подготавливает к докладу руководствупоступающую корреспонденцию;
подготавливаетпо указанию руководителя проектыотдельных приказов, писем, справок идругих документов и согласовывает ихсо структурными подразделениями;
осуществляетанализ справок и докладов структурныхподразделений и дает заключения ипредложения по ним;составляетпроекты планов работы Совета на основепредложений членов Совета и начальниковструктурных подразделений и представляетих на рассмотрение и утверждение Советуорганизации;
готовитматериалы к заседаниям, а такжесоответствующие предложения руководствуучреждения, разрабатываемые структурнымиподразделениями;
обеспечиваетсвоевременную рассылку материалов,подлежащих рассмотрению на заседанияхСовета, и извещает о времени их проведения;
производитоформление протоколов заседаний Совета,рассылку протоколов и выписок из них;
осуществляетконтроль за исполнением решений Совета;обеспечивает подготовку соответствующихматериалов к совещаниям, созываемымруководством учреждения;
разрабатываети внедряет мероприятия по совершенствованиюслужбы документации в аппарате учреждения;
разрабатываетинструкцию по документированиюуправленческой деятельности в своемучреждении и обеспечивает ознакомлениес ней сотрудников аппарата учреждения;разрабатывает перечень нерегистрируемыхдокументов: составляет своднуюноменклатуру дел и представляет ееруководству на утверждение.
Подразделениепо контролю исполнения:
осуществляетконтроль за своевременным исполнениемдокументов и информирует руководствоучреждения о ходе исполнения документов;
осуществляетконтроль за сроками исполненияструктурными подразделениями порученийруководства организации;
анализируетконтроль исполнения документов исоставляет соответствующие справкидля руководства.
Подразделениепо учету и регистрации корреспонденции:
осуществляетучет и регистрацию документов;
подготавливаетдля доклада руководству поступающую вего адрес корреспонденцию;
наблюдаетза правильностью составления и оформлениядокументов, проверяет качество подготовкидокументов, представляемых на подписьруководителю организации;обеспечиваетметодическое руководство организациейработы с документами в учреждении иподведомственных ему организациях;
организуетподготовку и повышение квалификацииработников служб документации;
осуществляетучет документов «Для служебногопользования»,
находящихсяв структурных подразделениях учреждения;
производитоформление и рассылку распорядительныхдокументов по указанию начальникаканцелярии и его заместителей;
составляетноменклатуру для канцелярии, формируетдела в соответствии с номенклатурой,подготавливает дела к сдаче их в архивучреждения:
осуществляетприем и регистрацию заявлений и жалобграждан;
готовитна рассмотрение руководителю организацииполученную корреспонденцию по наиболееважным вопросам;
направляеткорреспонденцию в структурныеподразделения на исполнение: осуществляетконтроль за соблюдением сроков исполненияписем, извещает о результатах ихрассмотрения заявителей и организации,от которых письма поступили;
организуетприем посетителей.
Подразделениепо приему и отправке корреспонденции:
осуществляетприем поступающей корреспонденции ираспределяет ее по структурнымподразделениям;
осуществляетколичественный учет документов, наоснове которого составляет по установленнойформе сводки об объеме документооборота;
производитотправку исходящей корреспонденции;
осуществляетдоставку корреспонденции в структурныеподразделения учреждения и адресатамгорода.Архив:
производитприем, учет, хранение и использованиедел; осуществляет контроль за правильностьюсоставления номенклатуры дел в структурныхподразделениях учреждения;
оказываетметодическую помощь в оформлении дел,подлежащих сдаче в архив;
осуществляетконтроль за правильным формированием,хранением и использованием дел вструктурных подразделениях;
ведетцентрализованный учет дел, хранящихсяв архивах подведомственных организаций,и оказывает методическую помощьподведомственным архивам.
Машинописноебюро:
осуществляетработу по перепечатке на ПК служебныхдокументов для всех структурныхподразделений учреждения с оригинала;
осуществляетсчитку и правку перепечатанногоматериала;
производитстенографирование выступлений участниковзаседаний коллегии и совещаний споследующей расшифровкой текста на ПК.
3.Права, обязанности и ответственностьначальника канцелярии:
Начальник канцелярии руководит всей деятельностью канцелярии, несет ответственность за выполнение предусмотренных задач и функций согласно Положению о канцелярии.
Начальник канцелярии имеет право:
требоватьот работников организации справки идругие материалы, необходимые руководствуучреждения, а также информацию овыполнении заданий руководстваучреждения;
привлекатьпо согласованию с начальникамисоответствующих структурных подразделенийотдельных работников к подготовкепроектов документов для руководстваучреждения;
вноситьруководству учреждения предложения поулучшению работы канцелярии;
утверждатьдолжностные инструкции работникамканцелярии.
На начальника канцелярии возлагается:
организацияработы с документами;
рассмотрениевсей корреспонденции, поступающей вадрес руководства учреждения:
проверкакачества подготовки и оформления всехдокументов, представляемых на подписьруководителю организации;
организацияподготовки материалов, касающихсядеятельности учреждения и подлежащихрассмотрению на заседаниях Совета;
проверкавыполнения отдельных указаний руководителяработниками аппарата организации;
организацияподготовки по указанию руководителяорганизации проектов отдельных приказов,писем, справок и других документов исогласование их в структурныхподразделениях.Начальник канцелярии несет ответственность за осуществление возложенных на канцелярию задач, надлежащую организацию ее работы, правильный подбор и расстановку работников, за своевременное и квалифицированное выполнение порученных канцелярии заданий, за порядок и дисциплину в канцелярии.
Начальник канцелярии определяет круг вопросов, входящих в обязанности работников канцелярии, исходя из задач и функций подразделения.
Работаканцелярии строится так, чтобы руководителии специалисты организации были вмаксимальной мере освобождены отрутинных операций по документационномуобслуживанию.
Документооборот на предприятии.
Источник: https://StudFiles.net/preview/2828384/page:2/
Положение о канцелярии – Советы юриста – АНГАРД.РФ
_____________________________________________________________
(наименование работодателя)
_______________________________
(гриф утверждения)
_______________________________ (отметка об учете мнения представительного
органа работников)
ПОЛОЖЕНИЕ О КАНЦЕЛЯРИИ
_________ № _____
1.1. Наименование подразделения – Канцелярия
Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением предприятия (учреждения, организации).
1.2. Порядок образования и ликвидации подразделения
1.2.1. Канцелярия создается и ликвидируется приказом руководителя (генерального директора, директора) предприятия (учреждения, организации).
1.3. Руководство и подчиненность подразделения
1.3.1. Канцелярию возглавляет заведующий, который назначается на должность приказом руководителя предприятия (учреждения, организации).
1.3.2. Канцелярия подчиняется в своей деятельности непосредственно руководителю предприятия (учреждения, организации).
1.4. Состав подразделения
1.4.1. Состав канцелярии определяется согласно штатному расписанию, утвержденного руководителем предприятия (учреждения, организации).
1.4.2. Штат канцелярии состоит из __ (количество) работников.
1.4.3. Работники канцелярии принимаются на работу и переводятся на должности отдела приказом руководителя предприятия (учреждения, организации) по представлению заведующего канцелярией.
1.5. Нормативная база деятельности подразделения.
1.5.1. Свою деятельность канцелярия осуществляет на основе:
- Устава предприятия (учреждения, организации);
- настоящего Положения;
- трудового законодательства.
2.1. Задачи канцелярии
2.1.1. Осуществление делопроизводства на предприятии (учреждении, организации).
2.1.2 . Анализ работы по делопроизводству.
2.1.3. Повышение эффективности работы предприятия (учреждения, организации) по делопроизводству.
2.2. Функции канцелярии
2.2.1. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
2.2.2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.
2.2.3. Осуществление контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
2.2.4. Разработка и внедрение инструкций по ведению делопроизводства на предприятии (учреждении, организации).
2.2.5. Методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях.
2.2.6. Контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.
2.2.7. Обеспечение внешнего и внутреннего документооборота предприятия (учреждения, организации).
2.2.8. Участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания.
2.2.9. Обеспечение установленного режима доступа к документации.
2.2.10. Внедрение новых методов и средств работы с документами.
Канцелярия по вопросам своей компетенции имеет право:
3.1. Давать обязательные для исполнения указания руководителям и работникам структурных подразделений.
3.2. Запрашивать и получать необходимую информацию и документы.
3.3. Давать разъяснения, указания, рекомендации.
3.4. Проводить совещания, либо участвовать на общих собраниях.
3.5. Выступать с инициативой принятия, изменения либо отмены локального нормативного акта.
3.6. Взаимодействовать с другими структурными подразделения предприятия (учреждения, организации).
Канцелярия обязана:
3.1. Соблюдать трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров.
3.2. Своевременно выполнять приказы и распоряжения руководителя предприятия (учреждения, организации).
3.3. Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, трудовую дисциплину, требования по охране труда и обеспечению безопасности труда, выполнять установленные нормы труда.
3.4. Бережно относиться к имуществу работодателя и других работников.
3.5. Предоставлять информацию, необходимую работнику в связи с осуществлением им своей трудовой деятельности. Предоставлять информацию, необходимую руководителю предприятия (учреждения, организации), руководителям других структурных подразделений по вопросам своей деятельности.3.6. Осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с предписаниями настоящего Положения.
4. Ответственность
4.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение канцелярией своих задач и функций, предусмотренных настоящим Положением, несет заведующий канцелярией в соответствии с трудовым законодательством.
4.2. Ответственность сотрудников канцелярии устанавливается их должностными инструкциями, трудовыми договорами и трудовым законодательством.
Подписи, визы согласования
Вам также может понравиться
Источник: https://xn--80aaif6bu.xn--p1ai/obrazcy-dokumentov/dokumenty-dlya-rabotodatelya/polozhenie-o-kantselyarii/