Положение о канцелярии

курсового проекта и методические указания по его разработке

Положение о канцелярии

Всоответствии с содержанием курсовойпроект состоит из трёх самостоятельныхглав, в каждой из которых предстоитрешить определённую задачу.

  1. Служба делопроизводства как структурное подразделение предприятия

План главы

1.1. Краткоеописание предприятия и его структуры.

1.2. Службаделопроизводства предприятия: состави функции. Документы, регламентирующиеее деятельность (положение, должностныеинструкции).

1.3. Документы,определяющие порядок работы с документамина предприятии (инструкция поделопроизводству, номенклатура дел,табель унифицированных форм документов).Их значение в рациональной и эффективнойорганизации службы делопроизводствана предприятии.

Методические указания

Основойпостроения делопроизводственной службыявляется принятая в организации формаработы с документами:

  • централизованная – все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре, например, в канцелярии или у секретаря-референта (используют на малых и средних предприятиях);
  • децентрализованная – предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями организации (используют в территориально разобщенных организациях, а также тогда, когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях);
  • смешанная форма – часть операций выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов), а часть — децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Вкачестве примера организацииделопроизводства на предприятии можновзять типовое положение о канцелярии.

Типовое положение о канцелярии

1.Общие положения:

1.1.Канцелярия осуществляет функции работыс документами в организации и являетсяего самостоятельным структурным

подразделением.

1.2.Канцелярию возглавляет начальникканцелярии, подчиненный непосредственноруководителю организации.

1.3.Начальник канцелярии назначается иосвобождается от занимаемой должностируководителем организации.

1.4.Канцелярия в своей деятельностируководствуется:

действующимзаконодательством,

распорядительнымиматериалами государственных и вышесто­ящихорганизаций,

Положениемо данной организации,

Инструкциейпо документированию управленческойдеятельности, утвержденной руководствоморганизации, Положением о канцелярии.

2.Основные задачи и функции:

2.1.Основной задачей канцелярии являетсяобеспечение четкой организации работыс документами.

2.2.Для осуществления указанной задачи наканцелярию возлагаются следующиефункции:

обеспечениесвоевременного рассмотрения входящей,исходящей и регистрируемой внутреннейдокументации;

организацияработы заседаний при руководствепредприятия и контроль за выполнениемпринятых ими решений;

осуществлениесистематического контроля за своевременнымисполнением документов;

оформлениеи рассылка распорядительных документов,контроль за правильным и своевременнымсоставлением и оформлением документов,формирование их в дела, рациональнаяорганизация переписки;

осуществлениеприема, регистрации, хранения, учета,доставки по подразделениям и рассылкипоступающей, исходящей и внутреннейкорреспонденции, а также подготовкадел к сдаче на государственное хранение;

организацияработы по приему руководителем посетителейпо личным вопросам.

2.3.Функции между структурными подразделениямиканцелярии распределяются следующимобразом:

Секретариат(включаяреферентов):

рассматриваети подготавливает к докладу руководствупоступающую корреспонденцию;

подготавливаетпо указанию руководителя проектыотдельных приказов, писем, справок идругих документов и согласовывает ихсо структурными подразделениями;

осуществляетанализ справок и докладов структурныхподразделений и дает заключения ипредложения по ним;

составляетпроекты планов работы Совета на основепредложений членов Совета и начальниковструктурных подразделений и представляетих на рассмотрение и утверждение Советуорганизации;

готовитматериалы к заседаниям, а такжесоответствующие предложения руководствуучреждения, разрабатываемые структурнымиподразделениями;

обеспечиваетсвоевременную рассылку материалов,подлежащих рассмотрению на заседанияхСовета, и извещает о времени их проведения;

производитоформление протоколов заседаний Совета,рассылку протоколов и выписок из них;

осуществляетконтроль за исполнением решений Совета;обеспечивает подготовку соответствующихматериалов к совещаниям, созываемымруководством учреждения;

разрабатываети внедряет мероприятия по совершенствованиюслужбы документации в аппарате учреждения;

разрабатываетинструкцию по документированиюуправленческой деятельности в своемучреждении и обеспечивает ознакомлениес ней сотрудников аппарата учреждения;разрабатывает перечень нерегистрируемыхдокументов: составляет своднуюноменклатуру дел и представляет ееруководству на утверждение.

Подразделениепо контролю исполнения:

осуществляетконтроль за своевременным исполнениемдокументов и информирует руководствоучреждения о ходе исполнения документов;

осуществляетконтроль за сроками исполненияструктурными подразделениями порученийруководства организации;

анализируетконтроль исполнения документов исоставляет соответствующие справкидля руководства.

Подразделениепо учету и регистрации корреспонденции:

осуществляетучет и регистрацию документов;

подготавливаетдля доклада руководству поступающую вего адрес корреспонденцию;

наблюдаетза правильностью составления и оформлениядокументов, проверяет качество подготовкидокументов, представляемых на подписьруководителю организации;

обеспечиваетметодическое руководство организациейработы с документами в учреждении иподведомственных ему организациях;

организуетподготовку и повышение квалификацииработников служб документации;

осуществляетучет документов «Для служебногопользования»,

находящихсяв структурных подразделениях учреждения;

производитоформление и рассылку распорядительныхдокументов по указанию начальникаканцелярии и его заместителей;

составляетноменклатуру для канцелярии, формируетдела в соответствии с номенклатурой,подготавливает дела к сдаче их в архивучреждения:

осуществляетприем и регистрацию заявлений и жалобграждан;

готовитна рассмотрение руководителю организацииполученную корреспонденцию по наиболееважным вопросам;

направляеткорреспонденцию в структурныеподразделения на исполнение: осуществляетконтроль за соблюдением сроков исполненияписем, извещает о результатах ихрассмотрения заявителей и организации,от которых письма поступили;

организуетприем посетителей.

Подразделениепо приему и отправке корреспонденции:

осуществляетприем поступающей корреспонденции ираспределяет ее по структурнымподразделениям;

осуществляетколичественный учет документов, наоснове которого составляет по установленнойформе сводки об объеме документооборота;

производитотправку исходящей корреспонденции;

осуществляетдоставку корреспонденции в структурныеподразделения учреждения и адресатамгорода.

Архив:

производитприем, учет, хранение и использованиедел; осуществляет контроль за правильностьюсоставления номенклатуры дел в структурныхподразделениях учреждения;

оказываетметодическую помощь в оформлении дел,подлежащих сдаче в архив;

осуществляетконтроль за правильным формированием,хранением и использованием дел вструктурных подразделениях;

ведетцентрализованный учет дел, хранящихсяв архивах подведомственных организаций,и оказывает методическую помощьподведомственным архивам.

Машинописноебюро:

осуществляетработу по перепечатке на ПК служебныхдокументов для всех структурныхподразделений учреждения с оригинала;

осуществляетсчитку и правку перепечатанногоматериала;

производитстенографирование выступлений участниковзаседаний коллегии и совещаний споследующей расшифровкой текста на ПК.

3.Права, обязанности и ответственностьначальника канцелярии:

    1. Начальник канцелярии руководит всей деятельностью канцелярии, несет ответственность за выполнение предусмотренных задач и функций согласно Положению о канцелярии.

    2. Начальник канцелярии имеет право:

требоватьот работников организации справки идругие материалы, необходимые руководствуучреждения, а также информацию овыполнении заданий руководстваучреждения;

привлекатьпо согласованию с начальникамисоответствующих структурных подразделенийотдельных работников к подготовкепроектов документов для руководстваучреждения;

вноситьруководству учреждения предложения поулучшению работы канцелярии;

утверждатьдолжностные инструкции работникамканцелярии.

    1. На начальника канцелярии возлагается:

организацияработы с документами;

рассмотрениевсей корреспонденции, поступающей вадрес руководства учреждения:

проверкакачества подготовки и оформления всехдокументов, представляемых на подписьруководителю организации;

организацияподготовки материалов, касающихсядеятельности учреждения и подлежащихрассмотрению на заседаниях Совета;

проверкавыполнения отдельных указаний руководителяработниками аппарата организации;

организацияподготовки по указанию руководителяорганизации проектов отдельных приказов,писем, справок и других документов исогласование их в структурныхподразделениях.
    1. Начальник канцелярии несет ответственность за осуществление возложенных на канцелярию задач, надлежащую организацию ее работы, правильный подбор и расстановку работников, за своевременное и квалифицированное выполнение порученных канцелярии заданий, за порядок и дисциплину в канцелярии.

    2. Начальник канцелярии определяет круг вопросов, входящих в обязанности работников канцелярии, исходя из задач и функций подразделения.

Работаканцелярии строится так, чтобы руководителии специалисты организации были вмаксимальной мере освобождены отрутинных операций по документационномуобслуживанию.

  1. Документооборот на предприятии.

Источник: https://StudFiles.net/preview/2828384/page:2/

Положение о канцелярии – Советы юриста – АНГАРД.РФ

Положение о канцелярии

_____________________________________________________________
(наименование работодателя)

_______________________________
(гриф утверждения)

_______________________________ (отметка об учете мнения представительного

органа работников)

ПОЛОЖЕНИЕ О КАНЦЕЛЯРИИ

_________ № _____

1.1. Наименование подразделения – Канцелярия

Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением предприятия (учреждения, организации).

1.2. Порядок образования и ликвидации подразделения

1.2.1. Канцелярия создается и ликвидируется приказом руководителя (генерального директора, директора) предприятия (учреждения, организации).

1.3. Руководство и подчиненность подразделения

1.3.1. Канцелярию возглавляет заведующий, который назначается на должность приказом руководителя предприятия (учреждения, организации).

1.3.2. Канцелярия подчиняется в своей деятельности непосредственно руководителю предприятия (учреждения, организации).

1.4. Состав подразделения

1.4.1. Состав канцелярии определяется согласно штатному расписанию, утвержденного руководителем предприятия (учреждения, организации).

1.4.2. Штат канцелярии состоит из __ (количество) работников.

1.4.3. Работники канцелярии принимаются на работу и переводятся на должности отдела приказом руководителя предприятия (учреждения, организации) по представлению заведующего канцелярией.

1.5. Нормативная база деятельности подразделения.

1.5.1. Свою деятельность канцелярия осуществляет на основе:

  • Устава предприятия (учреждения, организации);
  • настоящего Положения;
  • трудового законодательства.

2.1. Задачи канцелярии

2.1.1. Осуществление делопроизводства на предприятии (учреждении, организации).

2.1.2 . Анализ работы по делопроизводству.

2.1.3. Повышение эффективности работы предприятия (учреждения, организации) по делопроизводству.

2.2. Функции канцелярии

2.2.1. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.2.2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.

2.2.3. Осуществление контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

2.2.4. Разработка и внедрение инструкций по ведению делопроизводства на предприятии (учреждении, организации).

2.2.5. Методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях.

2.2.6. Контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.

2.2.7. Обеспечение внешнего и внутреннего документооборота предприятия (учреждения, организации).

2.2.8. Участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания.

2.2.9. Обеспечение установленного режима доступа к документации.

2.2.10. Внедрение новых методов и средств работы с документами.

Канцелярия по вопросам своей компетенции имеет право:

3.1. Давать обязательные для исполнения указания руководителям и работникам структурных подразделений.

3.2. Запрашивать и получать необходимую информацию и документы.

3.3. Давать разъяснения, указания, рекомендации.

3.4. Проводить совещания, либо участвовать на общих собраниях.

3.5. Выступать с инициативой принятия, изменения либо отмены локального нормативного акта.

3.6. Взаимодействовать с другими структурными подразделения предприятия (учреждения, организации).

Канцелярия обязана:

3.1. Соблюдать трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров.

3.2. Своевременно выполнять приказы и распоряжения руководителя предприятия (учреждения, организации).

3.3. Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, трудовую дисциплину, требования по охране труда и обеспечению безопасности труда, выполнять установленные нормы труда.

3.4. Бережно относиться к имуществу работодателя и других работников.

3.5. Предоставлять информацию, необходимую работнику в связи с осуществлением им своей трудовой деятельности. Предоставлять информацию, необходимую руководителю предприятия (учреждения, организации), руководителям других структурных подразделений по вопросам своей деятельности.

3.6. Осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с предписаниями настоящего Положения.

4. Ответственность

4.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение канцелярией своих задач и функций, предусмотренных настоящим Положением, несет заведующий канцелярией в соответствии с трудовым законодательством.

4.2. Ответственность сотрудников канцелярии устанавливается их должностными инструкциями, трудовыми договорами и трудовым законодательством.

Подписи, визы согласования

Вам также может понравиться

Источник: https://xn--80aaif6bu.xn--p1ai/obrazcy-dokumentov/dokumenty-dlya-rabotodatelya/polozhenie-o-kantselyarii/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.