Паспорт архива организации, хранящей кинофотофонодокументы

Паспорт архива организации, хранящей кинофотофонодокументы

Паспорт архива организации, хранящей кинофотофонодокументы

Бланки

Дата документа11.03.1997
МеткиПаспорт

Приложение 4а
к Регламенту Государственного учета
документов Архивного фонда РФ

Кому представляется
наименование и адрес
получателя
Кем представляется
наименование и адрес
отчитывающейся организации
форма собственности отчитывающейся организации

1. Кинодокументы

ПоказателиКод строкиКоличество единиц хранения
ВсегоКрайние датыИз них внесено в описи, утвержденные ЭПК архивного учрежденияХранится сверх установленного срока
начальнаяконечная
ВсегоКрайние даты
начальнаяконечная
АБ1234567
На 35-мм пленке101
На 16-мм пленке102

2. Фотодокументы

ПоказателиКод строкиКоличество единиц хранения
ВсегоКрайние датыИз них внесено в описи, утвержденные ЭПК архивного учрежденияХранится сверх установленного срока
начальнаяконечная
ВсегоКрайние даты
начальнаяконечная
АБ1234567
Негативычерно-белые201
цветные202
Позитивы на пленке, диапозитивы (слайды)черно-белые203
цветные204
фотоотпечатки205
фотоальбомыколичество альбомов206
количество снимков207

3. Фонодокументы

ПоказателиКод строкиКоличество единиц хранения
ВсегоКрайние датыИз них внесено в описи, утвержденные ЭПК архивного учрежденияХранится сверх установленного срока
начальнаяконечная
ВсегоКрайние даты
начальнаяконечная
АБ1234567
Магнитные записи301
Граммофонные записи302
Записи на других носителях303

4. записи

ПоказателиКод строкиКоличество единиц хранения
ВсегоКрайние датыИз них внесено в описи, утвержденные ЭПК архивного учрежденияХранится сверх установленного срока
начальнаяконечная
ВсегоКрайние даты
начальнаяконечная
АБ1234567
записи401

5. Кадры

Виды архивовКод строкиКоличество штатных работников
АБ1
фильмотеки501
фототеки502
фонотеки503
видеотеки504

Ведется подготовка документа. Ожидайте

Источник: https://www.referent.ru/44/12958

Инструкция по заполнению паспорта архива

Паспорт архива организации, хранящей кинофотофонодокументы

Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию (далее-«Паспорт…»), является документом централизованного государственного учета и установлен Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Пермского края.

1. Общие положения

1.1. «Паспорт…» составляется каждой организацией — источником комплектования
государственного архива ежегодно в двух экземплярах, отра¬жает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения и по личному составу по состоянию на 01.12 отчетного года.

1.2. Один экземпляр «Паспорта…» представляется в государственный архив, второй хранится в деле фонда организации.

1.3. К «Паспорту…», в соответствии с его разделами, составляется объяснительная
записка, в которой отражаются изменения в организации хранения и объемных показателях по сравнению с ранее составленным паспортом.

1.4. Объемные показатели даются в указанных в форме «Паспорта…» единицах измерения. Исправления не допускаются.

Раздел 1. Общие сведения

Графа 1 — «Количество фондов»

Указываются все фонды, если фондирование документов, находящихся на хранении в архиве организации, проведено раздельно.

В архиве кроме основного фонда, образовавшего в результате деятельности настоящей организации, могут храниться фонды организаций — предшественников и ликвидированных организаций.

Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов (управленческая или документы по личному составу) учитывает¬ся в паспорте только один раз.

Графа 2 — «Площадь архивохранилища» (кв. м)

Указывается площадь отдельного помещения в кв. м. В случае его отсутствия, ставится прочерк.

Графа 3 — «Загруженность архивохранилища (%).

Графа заполняется при наличии архивохранилища. Прежде чем выявить его загруженность, требуется определить вместимость. Вместимость архивохранилищ определяется по следующей формуле: 1000 ед. хр. Х на площадь архивохранилища / 2,5 кв. м
(1000 ед. хр. умножить на площадь архивохранилища и разделить на 2,5 кв. м)

После выявления вместимости загруженность определяется по следующей формуле: Количество ед. хр. Х 100% / вместимость
(Количество находящихся на хранении ед. хр. умножить на 100% и разделить на вместимость)

Раздел 2. Сведения о документах

Графа 1 «Всего» строки 201

В ней указывается количество ед. хр. документов постоянного хранения, подготовленных к передаче на государственное хранение в государственный архив, внесенных и не внесенных в описи.

Графа 1 «Всего» строки 202

В ней указывается количество ед. хр. документов по личному составу, находящихся на хранении в архиве организации, внесенных и не внесенных в описи.

Графа 2 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В этих графах указываются самые ранние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.

Графа 3 «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В данных графах указываются самые поздние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.

Графа 4 строки 201

В этой графе указываются все находящиеся на хранении в архиве организации документы постоянного хранения в ед. хр., как подготовленные к передаче на постоянное хранение в государственный архив (но на 01.12 еще не переданные) внесенные в описи и утвержденные ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края (далее — ЭПМК).

При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел:

  • постоянного хранения, документы по которым временно хранятся в архиве
    организации;
  • постоянного хранения, документы по которым передаются на государственное хранение в архив, но на 01.12 еще не переданных.

Графа 4 строки 202

В ней показываются документы по личному составу, находящиеся на хранении в архиве организации, внесенные в описи и согласованные ЭПМК.

При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел по личному составу.

Графа 5 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В этих графах указываются самые ранние годы, за которые документы этих видов хранятся в архиве организации и внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПМК.

Графа б «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В указанных графах указываются самые поздние годы, за которые документы этих видов внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПМК.

Графа 7 «Хранятся сверх установленного срока»(для строки 201 «Постоянного хранения).

В этой графе указывается количество ед. хр., находящиеся на хранении в архиве организации после истечения предельного срока временного хранения архивных документов в нём.

Для архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства предельный срок хранения 5 лет, государственных краевые учреждений — 10 лет, государственных учреждений, территориальных отделов, управлений федеральных органов исполнительной власти -15 лет. Срок хранения документов постоянного хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов в делопроизводстве.

Графа 8 «Образуется в год дел»

В графе указывается среднее количество дел постоянного срока хранения и по личному составу (отдельно), которое образуется в делопроизводстве организаций за последние 5 лет.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Строка 301 «Количество штатных работников».

В графе указывается работник организации, если он занимает по штатному расписанию должность заведующего архивом организации.

Скачать (в формате doc)

Источник: http://www.komi-permarchiv.ru/index.php?page=instruktsiya-po-zapolneniyu-pasporta-arhiva

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.