Памятка по работе с корпоративной электронной почтой

Документы

Памятка по работе с корпоративной электронной почтой

Утверждено
приказом директора ГБПОУ НСО «Новосибирский авиационный технический колледж имени Б.С. Галущака» от 7 ноября 2017г. № 044

1.1. Настоящие Правила регулируют порядок пользования работниками государственного бюджетного профессионального образовательного учреждения Новосибирской области «Новосибирский авиационный технический колледж имени Б.С. Галущака» (далее – колледж) корпоративной электронной почтой колледжа (далее – корпоративная почта).

1.2. Система корпоративной почты организована в доменах «natk.ru» и «natc.ru». Использование иных почтовых серверов для служебной переписки запрещается.

1.3. В рамках корпоративной почты используются следующие электронные адреса (далее – адреса):

  • официальные адреса структурных подразделений и органов управления (далее – адреса структурных подразделений);
  • индивидуальные адреса работников колледжа;
  • служебные (технические) адреса, предназначенные для организации определенных видов деятельности (далее – адреса мероприятий).

1.4. Система корпоративной почты используется в информационных целях, в том числе в целях оповещения, организации работы, обеспечения внутренних и внешних коммуникаций.

Распоряжения должностных лиц колледжа, исполнение которых необходимо проконтролировать, оформляются в письменной форме и дублируются средствами корпоративной почты.

2. Правила пользования корпоративной почтой работниками

2.1. Работник колледжа имеет право пользоваться корпоративной почтой при осуществлении своих трудовых обязанностей, в том числе отправлять и получать электронные письма (далее – письма) внутренним и внешним корреспондентам с использованием индивидуального адреса.

2.2. Отправление и получение писем с использованием адресов структурных подразделений и адресов мероприятий осуществляется соответственно руководителями данных структурных подразделений и/или другими работниками колледжа по поручению соответствующего руководителя, ответственного за проведение мероприятия.

2.3. Пользование корпоративной почтой осуществляется с помощью веб-интерфейсов или с помощью различных почтовых программ.

2.4. Работник колледжа при подготовке письма должен:

  • указывать тему письма, соответствующую его содержанию;
  • в случае, если к письму прилагаются файлы-вложения, указать на данное обстоятельство в основном тексте письма;
  • в конце письма разместить свою подпись (фамилию, имя, отчество), указание на свою должность, место работы (структурное подразделение), рабочий телефон, включая междугородний код города, адрес корпоративной почты.

Образец оформления письма размещен в приложении к настоящим Правилам.

2.5. Работнику колледжа запрещается:

2.5.1. использовать корпоративную почту для целей, не связанных с исполнением трудовых обязанностей;

2.5.2. осуществлять массовую рассылку писем внешним адресатам, в том числе писем рекламного характера, если иное не предусмотрено деятельностью структурного подразделения;

2.5.3. рассылать письма, содержащие:

  • конфиденциальную информацию, доступ к которой ограничен федеральным законом, в том числе содержащую государственную тайну, коммерческую тайну, персональные данные
  • граждан в открытом виде (при отсутствии согласия последних), материалы, использование которых нарушает права на результаты интеллектуальной деятельности;
  • недостоверную информацию, а также информацию, оскорбляющую честь и достоинство других лиц, порочащую деловую репутацию, способствующую разжиганию национальной розни, призывающую к совершению противоправной деятельности и т.п.;
  • компьютерные коды;
  • файлы или программы, предназначенные для нарушения, уничтожения либо ограничения функциональности любого компьютерного или телекоммуникационного оборудования;
  • программы для осуществления несанкционированного доступа;
  • серийные номера к программным продуктам и программы для их генерации;
  • логины, пароли и прочие средства для получения несанкционированного доступа к платным ресурсам в Интернете;
  • ссылки на вышеуказанную информацию.
  • 2.5.4. без разрешения администратора системы корпоративной почты:публиковать любые индивидуальные адреса, используемые в рамках корпоративной почты, на общедоступных Интернет- ресурсах;сообщать пароль доступа к своему почтовому ящику другим лицам.2.6. При систематическом (два и более раза) нарушении запретов, указанных в пункте 2.5 настоящих Правил, работник колледжа может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.2.7. Работнику колледжа рекомендуется регулярно (не менее одного раза в течение рабочего дня) проверять поступление почты на свой адрес.

3. Правила организации деятельности корпоративной почты

3.1. Функционирование корпоративной почты обеспечивают информационно-технической службой колледжа.

3.2. Информационно-техническая служба:

  • является администратором системы корпоративной почты;
  • ведет учет адресов, мониторинг пользования корпоративной почтой;
  • обеспечивает создание, блокирование и ликвидацию адресов;
  • осуществляет программное сопровождение работы корпоративной почты, устранение ошибок и неисправностей в ее работе.
  • Предоставляет работникам колледжа информацию о реквизитах электронных адресов.

3.3. Индивидуальный адрес работника колледжа создается при приеме на работу в колледж, смене работником фамилии, а также по инициативе директора, его заместителей или руководителей структурных подразделений.

Для лиц, работающих в колледжа только на условиях почасовой оплаты, гражданско-правового договора, индивидуальные адреса, как правило, не создаются.

Ликвидация индивидуального адреса работника осуществляется при его увольнении, смене им фамилии, а также при систематическом нарушении работником настоящих Правил.

3.4. Адреса структурных подразделений создаются при образовании данных структурных подразделении (их реорганизации и переименовании).

Ликвидация адресов структурных подразделений осуществляется при ликвидации данных структурных подразделений, их переименовании, реорганизации (если в результате реорганизации изменяется наименование подразделения).

3.5. Адреса мероприятий создаются по инициативе работников, которым поручено проведение мероприятия.

Адреса мероприятий ликвидируются после окончания осуществления соответствующей деятельности. Срок действия адреса сообщается дополнительно.

3.6. Содержимое почтового ящика работника может быть проверено администратором системы корпоративной почты без предварительного уведомления работника по требованию непосредственного (вышестоящего) руководителя данного работника.

3.7. Информационно-техническая служба блокирует доступ к адресам, используемым в системе корпоративной почты, в случаях:

  • осуществления рассылки писем, содержащих вредоносные программы, спам, информацию, распространение которой запрещено нормативными правовыми актами;
  • возможности доступа к соответствующим почтовым ящикам третьих лиц;
  • использования работником корпоративной почты не по назначению;
  • в иных случаях нарушения настоящих Правил.

3.8. Администратор системы корпоративной почты в течение рабочего дня направляет уведомление о блокировании адреса его пользователю и руководителю соответствующего структурного подразделения.

3.9. Блокирование почтового ящика может быть прекращено администратором системы корпоративной почты при устранении причин блокирования. О прекращении блокирования администратор информирует пользователя и его руководителя посредством электронной почты или телефона.

Приложение

к Правилам пользования корпоративной электронной почтой и организации ее деятельности

Образец оформления электронного письма

Адресат: [адрес1@natk.ru]; [адрес2@natc.ru]

Тема: [Правила пользования корпоративной электронной почтой (проект)]

Тело письма:

[Добрый день, уважаемые коллеги!

Предлагаю вашему вниманию проект локального нормативного акта – Правила пользования корпоративной электронной почтой.

Необходимость в правилах стала очевидной в связи с все более широким применением корпоративной почты.

Правила пользования корпоративной электронной почтой в прилагаемом файле – правила пользования КЭП.]

Подпись:

[С уважением,

программист информационно-технической службы ГБПОУ НСО «Новосибирский авиационный технический колледж имени Б.С. Галущака»

Чернявин Иван Иванович

+7 (383) 2-173-178,

e-mail: germiod@natk.ru]

Источник: https://natk.ru/sveden/document/642-pravila-polzovaniya-korporativnoj-elektronnoj-pochtoj-i-organizatsii-ee-deyatelnosti

Правила пользования корпоративной электронной почтой и организации ее деятельности

Памятка по работе с корпоративной электронной почтой

I.      Общие положения

  1. Настоящие Правила регулируют порядок пользования работниками ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» корпоративной электронной почтой ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» (далее – корпоративная почта).
  2. Система корпоративной почты организована в домене «naotub.ru». Адрес для входа в корпоративную почту:

https://mail.yandex.ru/?pdd_domain=naotub.ru

Использование иных почтовых серверов для служебной переписки запрещается.

  1. В рамках корпоративной почты используются следующие электронные адреса:
  • индивидуальные адреса работников учреждения;
    • технические адреса, предназначенные для организации определенных видов деятельности (далее – технические адреса).
  1. Система корпоративной почты используется в информационных целях, в том числе в целях оповещения, организации работы, обеспечения внутренних и внешних коммуникаций.

II.           Правила пользования корпоративной почтой работниками

  1. Работник ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» имеет право пользоваться корпоративной почтой при осуществлении своих трудовых обязанностей, в том числе отправлять и получать электронные письма (далее – письма) внутренним и внешним корреспондентам с использованием индивидуального адреса.
  2. Работник ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» при подготовке электронного письма должен:

1)      указывать тему письма, соответствующую его содержанию;

2)      в случае, если к письму прилагаются файлы-вложения, указать на данное обстоятельство в основном тексте письма;

3)      в конце письма разместить свою подпись (фамилию, имя, отчество), указание на свою должность, место работы, рабочий телефон, включая междугородний код города Нарьян-Мара, адрес корпоративной почты.

Образец оформления электронного письма размещен в Приложении №1 к настоящим Правилам.

  1. Работнику ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» запрещается:

1)      использовать корпоративную почту для целей, не связанных с исполнением трудовых обязанностей в ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер»;

2)      использовать для официальной и деловой переписки адреса электронной почты, не относящиеся к корпоративной почте;

3)      осуществлять массовую рассылку писем внешним адресатам, в том числе писем рекламного характера;

4)      рассылать письма, содержащие:

  • конфиденциальную информацию, доступ к которой ограничен законодательством, в том числе содержащую государственную тайну, коммерческую тайну, персональные данные граждан в открытом виде (при отсутствии согласия последних), материалы, использование которых нарушает права на результаты интеллектуальной деятельности;
  • недостоверную информацию, а также информацию, оскорбляющую честь и достоинство других лиц, порочащую деловую репутацию, способствующую разжиганию национальной розни, призывающую к совершению противоправной деятельности и т.п.;
  • файлы или программы, предназначенные для нарушения, уничтожения либо ограничения функциональности любого компьютерного или телекоммуникационного оборудования;
  • программы для осуществления несанкционированного доступа;
  • серийные номера к программным продуктам и программы для их генерации;
  • логины, пароли и прочие средства для получения несанкционированного доступа к платным ресурсам в Интернете;
  • ссылки на вышеуказанную информацию.

5)      без   разрешения  администратора  системы   корпоративной  почты:

  • использовать адрес корпоративной почты для оформления подписок на почтовые рассылки;
  • публиковать любые индивидуальные адреса, используемые в рамках корпоративной почты, на общедоступных Интернет- ресурсах;
  • сообщать пароль доступа к своему почтовому ящику другим лицам.
  1. При систематическом (два и более раза) нарушении запретов, указанных в пункте 7 настоящих Правил, работник ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.
  2. Работникам ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» рекомендуется регулярно (не реже одного раза каждые 3 часа в течение рабочего времени) проверять поступление почты на свой индивидуальный адрес.

III.   Правила организации деятельности корпоративной почты

  1. Функционирование корпоративной почты обеспечивают сотрудники информационного отдела.

  2. Информационный отдел:
  • является администратором системы корпоративной почты;
  • ведет учет адресов, мониторинг пользования корпоративной почтой;
  • обеспечивает создание, блокирование и ликвидацию адресов;
  • осуществляет программное сопровождение работы корпоративной почты, устранение ошибок и неисправностей в ее работе.
  1. Индивидуальный адрес работника создается при приеме на работу в ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер», смене работником фамилии, по решению главного врача ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер», руководителей структурных подразделений.

Ликвидация индивидуального адреса работника ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» осуществляется при его увольнении, смене им фамилии, а также при систематическом нарушении работником настоящих Правил.

  1. В целях контроля настоящих Правил, содержимое почтового ящика работника ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер» может быть проверено администратором системы корпоративной почты без предварительного уведомления работника по требованию непосредственного (вышестоящего) руководителя данного работника.
  2. Индивидуальные адреса работников блокируются в случаях:
  • осуществления рассылки писем, содержащих вредоносные программы, спам, информацию, распространение которой запрещено нормативными правовыми актами;
  • возможности доступа к соответствующим почтовым ящикам третьих лиц;
  • использования работником корпоративной почты не по назначению;
  • в иных случаях нарушения настоящих Правил, по решению администратора системы корпоративной почты.
  1. Администратор системы корпоративной почты в течение рабочего дня уведомляет о блокировании адреса пользователя, а также его непосредственного (вышестоящего) руководителя.
  2. Блокирование почтового ящика может быть прекращено администратором системы корпоративной почты при устранении причин блокирования. О прекращении блокирования администратор системы корпоративной почты информирует пользователя, а также его непосредственного (вышестоящего) руководителя.

 

оформления электронного письма

Адресат:[Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.”>адрес1@naotub.ru]; [Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.”>адрес2@ogvnao.ru]

Тема: [Правила пользования корпоративной электронной почтой]

Тело письма:

[Добрый день, уважаемые коллеги!

Предлагаю вашему вниманию Правила пользования корпоративной электронной почтой.

Необходимость в правилах стала очевидной в связи с вводом в эксплуатацию системы корпоративной электронной почты на домене naotub.ru.

Правила пользования корпоративной электронной почтой в прилагаемом файле – «Правила пользования корпоративной электронной почтой.docx».]

Подпись:

[С уважением,

Ведущий системный администратор

ГБУЗ НАО «Окртубдиспансер»

Бобрешов Алексей Юрьевич

(81853) 4-21-14,

e-mail: Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.”>Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.]

Источник: http://naotub.ru/for-mo/2-uncategorised/92-pravila-polzovaniya-korporativnoj-elektronnoj-pochtoj-i-organizatsii-ee-deyatelnosti

Работа с электронной почтой. Правила работы с электронной почтой

Памятка по работе с корпоративной электронной почтой

Последние несколько лет моим одним из самых эффективных инструментов является электронная почта. Замечу, что эффективным этот инструмент будет только тогда, когда им научишься управлять, а не пускать дело на самотек. О личной  эффективности я писала немного раньше.

Для начала мы должны четко понимать, для чего нам нужна электронная почта. ВикипедиЯ подсказывает: для получения, отправки и пересылке почтовых сообщений. Предназначение электронной почты — сделать жизнь и работу людей эффективной. А на деле не все так просто получается.

По статистике, в среднем, количество принимаемых сообщений человеком больше 100 писем в день. Это огромная цифра. И она продолжает расти, что приводит к тому, что человек уже не в состоянии качественно обработать полученную информацию из-за нехватки времени.

Именно этот вопрос, как правильно работать с электронной почтой, волнует многих людей. Переизбыток непроверенной почты приводит к стрессовому состоянию и понижает производительность труда.

Вы тоже оказывались в подобной ситуации? Тогда эта статья для вас.

Правила работы с электронной почтой

Наиболее эффективные и организованные люди самостоятельно выстраивают свою систему работы с почтой, основываясь на собственном опыте, методом проб и ошибок.

Если существуют более менее распространенные правила деловой переписки в электронном письме, то в отношении управления своей работой с электронной почтой все немного сложнее. Зависит это от многих факторов, таких как сфера деятельности, степень деловой активности и организованности человека, образа жизни и ведения дел и так далее.

Стараясь организовать свой рабочий день таким образом, чтобы моя производительность повышалась, а не понижалась, я также выработала свои правила эффективной работы с электронной почтой. Хочу ими поделиться с теми, кто пребывает в некотором замешательстве и рад будет перенять подходящие для себя привычки.

Работа с электронной почтой

Итак, начнем. Мои эффективные правила работы с электронной почтой нужны мне для того, чтобы:

  • Повышать свою эффективность
  • Всегда быть для своих корреспондентов обязательным и корректным человеком.
  • Всегда знать, как я переработала почтовую корреспонденцию.
  • Никогда не терять входящие письма.

Есть несколько принципов работы с почтой:

1. Использовать папку «Входящие» как контрольный лист, и оставлять в ней необработанные сообщения.

2. Завести под каждый проект, категорию отдельные папки. Это поможет быстро найти нужную информацию.

3. Активно использовать применение ярлыков, отметок цветом. Это сделает заметным для визуального восприятия сортировку писем.

4. Досконально изучить и знать систему настроек в почтовом аккаунте. Это поможет эффективно ею управлять.

5. Определить время, которое вы готовы уделить работе с почтой. Например, 30 минут с утра и 30 минут вечером. И ни минуты больше.

6. Если позволяют условия работы, отключить функцию всплывающих оповещений о новых письмах. Так вы будете меньше отвлекаться.

7. Отписаться от неактуальных рассылок.

8. Отвечать на письма в течение суток.

9. Сохранять все отправленные письма. Всегда может что-нибудь пригодиться. Сегодня я таким образом нашла скан своего паспорта.

10. Уметь определить признаки, по которым будете обрабатывать и сортировать почту.

Техника работы с электронной почтой

Если хорошо помнить правило первое, то наша цель при разборе почты — оставить во входящих как можно меньше писем.

При этом, вторая задача, не менее важная — рассортировать все письма по категориям, специфике и важности. В папке «Входящие» можно оставлять письма, которые требуют от вас немедленного или скорого ответа. Их также можно сразу отметить цветными метками или ярлыками. Добавлю, что я, в основном, пользуюсь почтовой программой G-mail, имея еще несколько аккаунтов в других почтовых программах.

Как работают с электронной почтой другие

Как-то я смотрела видео о работе с почтовым ящиком, где автор показывал, как он лихо расправляется с двумя сотнями писем за несколько минут.

Естественно, заманивающий заголовок и меня заставил посмотреть, как это можно сделать, так как эффективного ответа на этот вопрос я не знала.

Оказалось, что его принцип работы строится на удалении писем и оставлении важных и нужных во Входящих. Удивил! Так любой сможет. Вывод сделала быстро: мне такая техника не подходит.

Режем по-живому

Согласитесь, что львиная доля писем — это нужные нам рассылки и кладезь информации.

И когда нам советуют отписаться от многих из них, признайтесь честно, — у кого рука поднялась отписаться от своего выбора? Раз мы это выбирали, значит нам это нужно и важно.

Тем не менее, я тоже посоветую отписаться от тех рассылок, которые менее актуальны сегодня для вас. Это похоже на чистку своего гардероба — и выбросить жалко, и не ношу уже сколько времени…

Убедите себя тем, что в крайнем случае вы знаете, где находится эта рассылка, и в случае необходимости, вы всегда можете посмотреть там информацию или подписаться снова.

К выбору названий для папок подойдите серьезно. Здесь нельзя дать совет для всех сразу — очень многое зависит от индивидуальности человека. Знаю, что очень многие люди предпочитают любые рассылки, письма, относящиеся к тем продаж помещать в папку с названием Продажи.

Этот вариант тоже работает. Мои папки могут иметь имя и фамилию человека, от которого приходят письма, в том числе и по теме продаж, и по названию рассылок. То есть, теме Продаж в моей почте соответствует не одна папка, а несколько. В них я хорошо ориентируюсь.

Личный бренд автора для меня имеет значение.

Структурируйте исходящие письма

Структурировать исходящие письма тоже несложно. Присвойте им ярлыки или метки, так они быстрее найдутся в нужный момент. Создайте папки для самых важных из них и используйте перемещение.

Например, во время моей работы над несколькими проектами одновременно, мне приходилось отправлять клиентам похожие письма и вести переписку.

Создав папку с названием проекта, после отправки письма я перемещала в нее нужные письма.

При первичном разборе почты стараюсь бегло просматривать письма и определять, в какую категорию их надо переместить.

Разделяю их также по степени важности и срочности: срочные — неважные; срочные — важные; несрочные — неважные: несрочные — важные.

Важные письма, которые требуют от меня ответа или определенной работы сегодня, оставляю в папке Входящие, после выполнения работы перемещаю в соответствующую папку.

Если я понимаю, что тема письма будет актуальна для меня в ближайшем будущем, то тогда я позволяю себе сообщение переместить в папку непрочитанным. В нужное время до него дойдут руки обязательно.

Обращаю внимание, все перечисленные способы родились не за один день, и даже не за два. Уже сегодня многие компании задумываются о разработке и внедрении правил работы с электронной почтой. Эффективное управление и организация времени станут необходимыми качествами в работе для всех компаний.

Если вы не будете управлять своей почтой, то в скором времени она будет управлять вами, что приведет к ненужному стрессу. Разработайте свои правила работы с электронной почтой. 

С использованием и применением этих правил вы станете эффективными в своей деловой жизни. Друзья, успехов вам в ваших делах! Будьте эффективными, и не забудьте правильно настроить подпись в электронном письме. И как всегда, буду признательна вам за ваши комментарии и ретвиты, и ваши личные советы.

Успевайте больше за меньшее время вместе с «Копилкой эффективных советов».

На десерт — немного таинственного видео  «Танцы будущего» Приятного просмотра.

Копилка эффективных советов

В этой же рубрике:

Я согласен на обработку моих персональных данных в соответствии с Пользовательским соглашением

Источник: https://kopilkasovetov.com/lichnaya-effektivnost/pravila-rabotyi-s-elektronnoy-pochtoy

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.