Отчет о расходе топлива

Особенности учета ГСМ на предприятии в 2019 году

Отчет о расходе топлива

> бухучет > Особенности учета ГСМ на предприятии в 2019 году

Использование любого вида транспорта на предприятии неразрывно связано с учетом ГСМ. В статье разберемся с особенностями учета горюче-смазочных материалов. Что такое нормы расхода ГСМ, как их рассчитать, как списать ГСМ в расходы предприятия, как происходит бухгалтерский учет списания топлива и какие проводки выполняются? На все эти вопросы постараемся ответить в статье ниже.

Учет ГСМ на предприятии и расчет нормы его расхода обычно вызывает массу вопросов у бухгалтеров. Правильное списание расходов на эксплуатацию и обслуживание транспортных средств очень важно, ведь эти расходы уменьшают базу для исчисления налога на прибыль.

Прежде всего, нужно помнить, что расходы на горюче-смазочные материалы должны быть правильно рассчитаны, документально подтверждены и экономически обоснованны. Это очень важный момент, ведь только при соблюдении трех вышеуказанных условий затраты на ГСМ можно списать в расходы организации.

Вы должны быть готовы к тому, что при любой проверке налогового органа вы сможете обосновать необходимость таких затрат, сможете предъявить все подтверждающие документы.

В организации должен быть оформлен приказ о списании ГСМ и топлива.

Понятие ГСМ

Начнем с того, что разберем само понятие «ГСМ», что оно в себя включает.

Расшифровка ГСМ – «горюче-смазочные материалы». Из названия понятно, что сюда входит не только топливо, но и сопутствующие материалы, необходимые для нормального функционирования транспортного средства.

К ГСМ относится:

  • Все виды топлива (газ, дизель, бензин);
  • Смазочные материалы (масла, смазки, применяемые в процессе ремонта, обслуживания и эксплуатации транспорта);
  • Тормозные, охлаждающие жидкости.

Порядок списания горюче-смазочных материалов

Горюче-смазочные материалы списываются в расходы на основании, так называемых, нормативов. Что это за нормативы и откуда их брать?

Прежде всего, нужно отметить, что существуют нормативы списания ГСМ, установленные Минтрансом России. Но использование этих норм не обязательно, Налоговый кодекс РФ допускает разработать собственные нормы расходования ГСМ и использовать их для списания.

С утвержденными Минтрансом нормами все понятно, берете установленный норматив на списание топлива и прочих сопутствующих материалов для вашего вида транспорта и списываете.

Если же вы хотите разработать свои нормы, то читайте ниже.

Расчет нормы расхода топлива

Расчет нормы списания ГСМ можно провести двумя способами:

  1. Воспользоваться имеющейся к транспортному средству технической документации, на основании которой разработать нормы использования топлива и смазочных материалов в зависимости от сезонности, времени года (так зимний расход топлива значительно превышает летний), также важно учесть и загруженность дорог.
  2. Установить нормы на основании анализа фактического использования транспорта и проведения замеров. Этот способ используется значительного чаще первого, поэтому разберем его более подробно.

Как правильно произвести замеры расхода топлива?

Первым шагом будет создание комиссии для контроля правильных замеров.

Замеры использования топлива проводятся следующим образом: пустой бак транспорта по максимуму заполняется топливом, отмечается количество залитого топлива, записываются данные спидометра. После этого транспорт используется в обычном режиме до тех пор, пока топливный бак не опустеет, после чего опять записываются данные спидометра.

Путем вычитания из последнего показания спидометра начального получается пробег автомобиля – количество километров, которые транспорту удалось проехать на полном баке топлива. Теперь рассчитывается расход топлива на 1 км, для чего делится объем залитого топлива на расстояние, которое проехал автомобиль на этом топливе.

Это и будет нормой расхода топлива.

Так как условия использования транспортного средства могут значительно отличаться, то необходимо провести замеры в различных условиях. При проведении замеров расхода ГСМ нужно учесть:

  • время года (провести замеры в холодное и теплое время года);
  • загруженность транспорта;
  • насколько затруднено движение по дорогам (наличие дорожных пробок);
  • простои автомобиля с включенным двигателем.

Проведя замеры в различных условиях, получаются несколько нормативов, которыми и следует руководствоваться в процессе списания топлива в расходы.

Кроме этого, предприятие может пойти и несколько иным путем: провести замеры для стандартной ситуации, а для различных отклонений условий эксплуатации от нормы разработать поправочные коэффициенты.

Полученные результаты нужно утвердить актом, который подписывают члены созданной ранее комиссии.

Определяя и устанавливая для себя нормы и лимита использования ГСМ, нужно помнить, что полученные величины должны быть обоснованны экономически, не завышены. Не стоит искусственно завышать нормативы потребления, ведь у Налоговой инспекции могут возникнуть не очень приятные для вас вопросы.

Расчет нормы расхода ГСМ разобрали, теперь рассмотрим, как происходит бухгалтерский учет ГСМ на предприятии, какие проводки необходимо выполнять в процессе эксплуатации.

Скачать акт контрольного замера расхода топлива.

Бухучет ГСМ и проводки

Горюче-смазочные материалы в бухгалтерии списываются либо в расходы на продажу (для торговых организаций), либо на себестоимость продукции (для производственных организаций).

Таким образом, счет бухгалтерского учета, на которые следует относить затраты на ГСМ – это 44 или 20 (23, 26). Дебет этих счетов корреспондирует с кредитом счета учета материалов (счет 10), на котором для учета топлива и смазочных материалов открыт отдельный субсчет.

Проводка по списанию ГСМ:

Д20, 23, 26 (44) К10.3 – списана стоимость использованных ГСМ в расходы предприятия.

20-й счет используется в том случае, если транспорт эксплуатируется на рабочие нужды, например, доставка товара клиентам.

23-й счет, как правило, применяется крупными предприятиями, имеющими большее количество транспортных средств.

На 26-й счет списываются ГСМ по транспорту, используемому в служебных целях.

Логично было бы выполнить проводку по списанию ГСМ на величину истраченного фактически топлива, но, как правило, очень сложно определить точное количество используемого топлива, поэтому и списываются горюче-смазочные материалы по установленным нормам.

Принимаются ГСМ к учету в бухгалтерском учете на 10-й счет.

Приобретаются материалы, как правило, за наличные или безналичный расчет.

В первом случае наличные деньги даются водителю под отчет, после закупа необходимых ГСМ водитель отчитывается по истраченной сумме с помощью авансового отчета.

Оставшиеся у водителя деньги сдаются в кассу предприятия. При покупке материалов за безналичный расчет, происходит списание безналичных денежных средств с расчетного счета предприятия.

Проводки при этом выглядят следующим образом:

  • Д71 К50 – выданы наличные деньги под отчет.
  • Д10.3 К71 – приняты к учету материалы, купленные за наличный расчет.
  • Д60 К51 – перечислена оплата поставщику.
  • Д10.3 К60 – приняты к учету материалы, купленные за безналичный расчет.
  • Д19 К60 – выделен НДС по приобретенным материалам (если выделяется).

Любая проводка выполняется только на основании оправдательного документа.

Проводка по списанию ГСМ выполняется на основании путевого листа и акта на списания ГСМ. Путевой лист можно использовать для списания топлива в расходы, а акт – для списания прочих смазочных материалов.

Образцы путевого листа:

  • легкового автомобиля;
  • грузового автомобиля.

Проводка по принятию ГСМ к учету выполняется на основании авансового отчета и документа, подтверждающего факт оплаты, например, чек (при наличном расчете) или накладная, счет-фактура и документы, подтверждающие оплату (при безналичном расчете).

Помимо вышеуказанного, учет ГСМ на предприятии включает в себя также проведения периодической инвентаризации (ежедневно, еженедельно, ежемесячно – по усмотрению самой организации).

Для того, чтобы сверить остатки топлива с учетными данными, можно пойти двумя путями.

В бак автомобиля долить бензин или другое используемое топлива до полного бака, далее от объема полного бака отнять долитый объем, после чего полученное значение сверить с данными счета 10.3.

Слить из бака остатки топлива, измерить их количество и сверить с учетными данными на 10-м счете.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: http://buhland.ru/osobennosti-ucheta-gsm-na-predpriyatii/

CyberFleet: Отчеты по анализу топлива

Отчет о расходе топлива

Цикл статей “Учет топлива”, Статья 3 – Отчеты по анализу топлива.

В предыдущей статье было рассказано о работе с графиком топлива.

Теперь поговорим об автоматическом анализе собранных данных посредством отчетов.

Перед построением отчетов следует установить нормы расхода топлива, указать какие датчики связан с баком, какие нормы расхода должны применяться при срабатывании датчиков, пороговую скорость стоянки, и мин время ее фиксации, заполнить тарировочные таблицы на датчики, указать пороги сливов, и заправок.

Для анализа уровня топлива, основанного на использовании датчиков в программе предназначено отчеты (меню Отчеты):

Отчет по расходу топлива, заправкам и сливамОтчет предоставляет расширенную информацию за период о заправках и сливах (сверхнормативных расходах топлива), с указанием периодов, данных по стоянию бака на начало и конец периода.

Сводный отчет по ТССодержит сводные данные о пробеге, работе ТС, расходе топлива за период – один из основных отчетов в работе
Датчик и расход топливаОтчет о топливе на работу датчика – сколько топлива будет списано на работу датчика (подсчет периодов работы датчика, расчет нормы списания топлива на датчик)
Экстремальные значения аналогового датчикаПозволяет получить моменты, когда датчик выше/ниже указанного диспетчером уровня в литрах.

Это базовые отчеты, которые непосредственно связаны с ДУТ.

Остановимся на них более подробно.

1. Отчет по расходу топлива, заправкам и сливам 

– это базовый отчет, содержащий (по сравнению с другими отчетами) большее количество информации. Его работа базируется на работе алгоритма поиска периодов сверхнормативного расхода топлива (“сливов”) и заправок (ссылка на описание алгоритма).

Отчет строится за период – наиболее часто период это сутки, с 00:00.

Скорость работы отчеты на прямую зависит от количества данных, которые ему приходится обрабатывать, потому не рекомендуется запускать его на большие периоды.

Коснемся данных отчета более подробно:

Бактопливоназвание датчика топлива
вид топливаДТуказанное для датчика марка топлива
Пробег, км117,6пробег за период отчета
Начальный объем, л163,51количество топлива на начало периода
Конечный объем топлива, л 93,32количество топлива на конец периода
Расход топлива, л70,18сколько топлива потрачено всего за период
Расход на пробег, л54,40сколько из топлива потрачено в моменты движения (скорость больше пороговой), слив в расход не входит
Расход на 100 км, л46,26пересчет расхода топлива на пробег на л/100км
Пробег на 1 литре, км2,46расчетная величина – на сколько км. хватает 1-го литра топлива

Ниже указаны два блока: заправки и сливы.

Для каждой заправки и слива указаны периоды фиксации, место данного события. 

Для отчета выполняются соотношение:

“Начальный объем, л” + “Заправки” – “Расход топлива, л” – “Сливы” = “Конечный объем топлива, л”

Т.е. как видно, в графу “Расход топлива, л” не входят периоды сверхнормативного расхода (Сливы)

Графа “Расход на 100 км, л” приведена в качестве справки, как расчетная – сколько указанный расход на пробег составил в пересчете на 100км (“Пробег км” / “Расход на пробег”*100=”Расход на 100 км”)

Графа “Пробег на 1 литре, км” так же расчетная, получается методом деления пробега на расход на пробег (“Пробег км” / “Расход на пробег, л” = “Пробег на 1 литре, км”)

Две данных графы информационные – с первой (“Расход на 100 км, л”) можно сравнить норму расхода топлива для данного ТС, позволяет при ежедневном анализе выделать дни с превышением нормы, для последующего более подробного анализа.

2. Сводный отчет по ТС

отчет представлен в двух вариантах – по одному ТС, и по группе, работа обоих вариантов мало чем отличается. Отчет по одному ТС более информативен – содержит больше блоков информации.

Отчет содержит обычно два блока данных:

“Общие данные” и “Расход топлива”.

В Общих данных видим такие параметры как общий пробег за период, средняя скорость, время работы двигателя, время холостого хода, время отсутствия данных, время стоянки и среднюю скорость, процент невалидных данных, расход топлива на пробег и холостой ход, и расход топлива по норме.

В Расходе топлива – расшифровка данных от ДУТ – нормативный расход топлива, фактически, информация о суммарной заправке и сливах, расход на навесное оборудование. Причем, Фактический расход, данные о заправках и сливах совпадает с данными отчета “Отчет по расходу топлива, заправкам и сливам” за тот же период.

3. Датчик и расход топлива

Отчет является вспомогательным предоставляет данные о нормах расхода топлива на периоды срабатывания датчика, т.е. показывает сколько литров топлива будет списано на какой объем работы датчика.

4. Экстремальные значения аналогового датчика

Отчет является вспомогательным – позволяет выделить периоды, когда показания датчика ДУТ (или другого аналогового) превысили пороговые значения, указанные пользователем (стали меньше чем, больше чем). Значения указываются в единицах учета (т.е. с учетом тарировки).

Отчет полезно использовать для ДУТ, например для выявления заправки топлива выше достоверного уровня показаний ДУТ, в случае, когда в бак можно залить топлива больше, чем уровень установки ДУТ.

Например, место установки ДУТ утоплено относительно общего уровня бака, в этом случае, при заправке “под горло” CyberFleet покажит заправку ниже, чем данные от заправки, по причине того, что топливо в месте установки ДУТ достигнет своего максимума несколько раньше, чем во всем баке. Такие случаи на графике расхода топлива представлены как движение ТС, без уменьшения уровня топлива. (тут должна быть картинка с примером, но ее пока не нашел)

Кроме данных 4-ех отчетов больше никакие не связаны с учетом топлива посредством ДУТ.

Отчеты о расходе топлива обычно формируется за сутки, неделю. месяц. Так же эффективно использовать данный отчет в сочетании с отчетом о посещении зон, или каким-либо другим, выдающим периоды для анализа.

Например, отметив зоны погрузки/разгрузки и воспользовавшись отчетом о посещении зон можно получить периоды движения с грузом/без, и собрать статистику влиянии груза на объем расхода топлива. Так же можно провести анализ средней скорости на участке на влияние расхода топлива.

Источник: CyberFleet,программа,учет,ГЛОНАСС,GPS,график,датчик уровня, расход, топливо,дут,датчик топлива,заправки,сливы,отчеты

Источник: https://bnc.ucoz.net/publ/cyberfleet/rabota_s_programmoj_cyberfleet/cyberfleet_otchety_po_analizu_topliva/6-1-0-53

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.