Опись запасных экземпляров (дубликатов) ключей от входных дверей, хранилищ, сейфов, металлических шкафов главной кассы организации связи и отделений почтовой связи

Порядок хранения, учёта и выдачи аварийных ключей (ЧС)

Опись запасных экземпляров (дубликатов) ключей от входных дверей, хранилищ, сейфов, металлических шкафов главной кассы организации связи и отделений почтовой связи

Дорогие друзья!

С Вами Владимир и сегодня мы поговорим о порядке хранения на объекте аварийных комплектов ключей от помещений арендаторов, процедуре периодической проверки ключей, находящихся на хранении, и, разумеется, алгоритме выдачи ключей в случае чрезвычайной ситуации.

Внутренний объём любого Здания поделён на модули, которые, за исключением технических помещений и мест общего пользования (холлы, туалеты, зоны Retail), как правило, сданы в аренду.

Контроль доступа в арендуемые помещения осуществляется при помощи установки механических замков или Системы контроля и управления доступом (СКУД).

Разумеется, от каждого помещения существует как минимум два комплекта механических ключей, один из которых передаётся арендатору по факту подписания договора аренды, а второй остаётся на хранении в Управляющей компании.

И вот здесь, дорогие коллеги, принципиально важно вне зависимости от плотности «нарезки» внутренних площадей изначально грамотно поставить на объекте процесс учёта ключей от всех помещений. Ибо сразу сделать по-человечески всегда проще, чем потом разгребать «завалы».

Основные принципы грамотного построения процесса хранения аварийных комплектов ключей:

  1. Управляющая компания должна иметь экстренный доступ в любое арендуемое помещение в случае Чрезвычайной ситуации (пожар, авария трубопроводных, электрических, механических систем и др.).

    Необходим комплект аварийных (ЧС) ключей от каждого помещения, ключи должны быть актуальными (соответствовать дверным замкам);

  2. Ключи необходимо хранить в охраняемом помещении с оперативным доступом для технического персонала.

    Для хранения целесообразно использовать специализированный шкаф;

  3. Все операционные процедуры с ключами (приём на хранение, проверка, выдача, вскрытие пенала при ЧС) должны быть документально прописаны, ответственные лица – ознакомлены под роспись. Обязательно оформление реестра аварийных ключей.

Оптимальным считаю создание и внедрение стандартизированной операционной процедуры (положения), в котором сжато, четко и понятно прописана последовательность действий при всех манипуляциях с ключами.

Рассмотрим по порядку основные моменты:

I. Организация хранения аварийных (ЧС) ключей

Как я обозначил выше, на объекте в обязательном порядке следует выделить место для хранения аварийных ключей от помещений арендаторов. Где разумно хранить ключи?

  • В помещении охраны (в интегрированной проходной, мониторной комнате);
  • На ресепшн в холле первого этажа здания

Руководствоваться необходимо следующими принципами – ключи должны храниться в месте нахождения круглосуточного поста службы безопасности, обязательно видеонаблюдение 24 часа в сутки, но при этом доступ к модулю хранения аварийных ключей не должен быть затруднён, иначе в случае ЧС на поиск необходимого ключа уйдёт непозволительно много времени.

Как хранить ключи?

Аварийный ключ (или ключ-карту) от каждого помещения разумно хранить в индивидуальном алюминиевом  пенале (тубусе). Каждый тубус должен быть опломбирован номерной пломбой (пластиковой или самоклеящейся, на Ваш выбор). На каждый пенал (тубус) необходимо нанести информацию: наименование арендатора, этаж, номер помещения.

Модуль для хранения тубусов – это металлический шкаф, тумбочка или сейф.

Приоритет стоит отдавать решениям, обеспечивающим наибольшее удобство размещения в сочетании с минимальным временем поиска необходимо пенала.

Лично я считаю наиболее эффективным использование специализированных металлических шкафов (пенальниц серии КЛ-xxП) — просто хранить, просто найти нужный тубус. Шкафы навесные, поэтому занимают минимум места.

Добавлю также, что на модуль хранения необходимо нанести соответствующую надпись, облегчающую идентификацию, например «Шкаф для хранения аварийного комплекта ключей».

II. Прием и выдача ключей от помещения арендаторов

При въезде арендатора в помещение первичная выдача ключей осуществляется по акту приёма-передачи. Ответственному лицу арендатора передаётся один комлект ключей от помещения, второй комплект (ЧС) помещается в пенал (тубус), который сдаётся на хранение. При такой схеме арендатору нет необходимости ежедневно сдавать и получать ключ у представителя службы безопасности.

В случае, если арендатор по ряду причин полагает невозможным ношение ключа (нет постоянного ответственного лица, люди приходят в разное время и т.д.), на ресепшн размещается специальный документ «Журнал регистрации ключей».

Каждый раз, когда арендатор получает/сдаёт ключ от помещения, сотрудник охраны вносит необходимую информацию в журнал (форма прилагается).

Факт действий с ключом подтверждается двумя подписями – сотрудника безопасности и представителя арендатора.

III. Порядок проверки соответствия (актуальности) ключей

Проверка производится 1 раз в 12 месяцев или чаще, если того требует ситуация (заменён замок, произошла кража и др). Для проведения проверки потребуется следующее:

— реестр ЧС (аварийных) ключей от арендуемых помещений;

— бланк акта вскрытия пенала (тубуса) в двух экземплярах для каждого арендатора;

— номерные пломбы-наклейки (или пластиковые контрольные пломбы);

Для выполнения этой задачи от Управляющей компании создаётся группа из 2-х человек из числа административно-технического персонала, которая осуществляет последовательный обход 100 % помещений и в присутствии представителей арендаторов выполняет следующие действия:

  1. вскрытие пенала (тубуса) с ключом;
  2. проверку соответствия ключа замку;
  3. помещение аварийного ключа в пенал (тубус) и опломбировку пенала;
  4. подписание совместного с арендатором акта (форма прилагается)

Повторно обращаю Ваше внимание на тот факт, что любые из вышеперечисленных действий выполняются только в присутствии представителя арендатора. Также настоятельно рекомендую манипуляции с ключами выполнять в резиновых перчатках, чтобы не оставлять отпечатков пальцев – жизнь штука сложная и не стоит брать на себя совершенно необязательные риски.

IV. Порядок вскрытия помещений арендаторов при возникновении ЧС

В случае наличия признаков Чрезвычайной ситуации в помещении арендатора (сработка противопожарных систем, течь воды, бытовой канализации и др.

), группа  быстрого реагирования (ГБР) состоящая, как правило, из сотрудника службы безопасности и дежурного технического специалиста, прибывает к месту хранения аварийных ключей.

Старший смены охраны извлекает из «Шкафа для хранения аварийного комплекта ключей» опечатанный пломбой тубус и вскрывает его.

После вскрытия тубуса аварийный комплект ключей выдаётся ГБР и в присутствии старшего смены охраны производится вскрытие помещения арендатора. По факту устранения аварийной ситуации, помещение закрывается на ключ дежурным техническим специалистом из состава ГБР в присутствии не менее 2-х человек из службы охраны.

Ключи от помещения арендатора передаются старшему смены охраны, который упаковывает их в тубус (пенал)  и опечатывает новой номерной индикаторной пломбой-наклейкой. Номер новой пломбы заносится в «Акт о вскрытии помещения».

Тубус, опечатанный новой пломбой, возвращается на хранение в «Шкаф для хранения аварийного комплекта ключей».

Арендатору по e-mail направляется уведомление о чрезвычайной ситуации с приложением электронной копии «Акта о вскрытии помещения».

Оригиналы актов подписываются непосредственно у ответственного представителя арендатора сотрудником Управляющей компании из состава административно-технического персонала.

Отмечу, что описанные выше действия необходимо выполнить максимально оперативно – непосредственно в день ЧС или максимум на следующий день. Если ЧС произошла в выходные или праздничные дни, документы оформляются в первый рабочий день после праздников.

Уточнения и рекомендации

  1. Арендатор в обязательном порядке должен быть оповещён о ЧС до того момента, как ГБР вскроет помещение. Именно поэтому в Договор аренды необходимо изначально включать номера телефонов для экстренной связи с представителями арендатора.

    Оповещение арендатора осуществляет специально назначенное лицо от Управляющей компании строго по мобильному телефону с установленным программным обеспечением для записи разговоров. Запомните – это очень важно, все разговоры должны быть записаны.

  2. Не раз встречал на объектах утверждённые процедуры, в соответствии с которыми дежурный технический специалист обязан оформить «Служебную записку о вскрытии тубуса помещения арендатора» сразу после получения ключей (формы записок могут различаться).

    Друзья, при угрозе развития ЧС заниматься этим делом — полнейшая глупость и все силы необходимо сконцентрировать на оперативном доступе в помещение и ликвидации аварийной ситуации. Здесь действует простой принцип: сначала ликвидируется ЧС, а потом оформляются документы. Не зря ведь при вскрытии помещения присутствуют 3 человека, два из которых — сотрудники службы безопасности.

    Моя позиция в данном вопросе проста: нет совершенно никакой необходимости заставлять дежурного техника заниматься бумагомарательством, оформлением документов занимается строго охрана.

  3. Все манипуляции с ключами должны быть документально оформлены в виде Положения, утверждённого Генеральным директором.

    К Положению в обязательном порядке прилагается Лист ознакомления с подписями персонала. Положение, как и другие основные документы, хранится в шкафу с документацией.

  4. Если дверь арендуемого помещения оснащена обычным замком и СКУД, и при этом компоненты никак не связаны между собой, то комплект аварийных ключей должен включать в себя как механический ключ, так и электронную карту.

    Дело в том, что чрезвычайные ситуации в помещениях далеко не всегда (к счастью) связны с неконтролируемым горением, а зачастую являются следствием неисправностей различного вида инженерного оборудования. А при отсутствии признаков пожара в помещении, как известно, не сработает противопожарный алгоритм и система СКУД не будет отключена.

    И в этом случае ГБР воспользуется электронной картой для разблокировки электронного замка, что быстро и удобно.

  5. Регулярно проверяйте соответствие аварийных ключей замкам помещений – не реже 1 раза в год. Особенно это актуально для объектов с «мелкой нарезкой», когда в здании сдаётся в аренду большое количество помещений малой площади. Когда арендаторов много и они часто меняются, весьма вероятна ситуация несанкционированной смены дверного замка.

Друзья, на этом всё. Если у Вас возникли вопросы — пожалуйста, пишите мне на vy@telluma.ru

Обязательно отвечу на каждое письмо!

Искренне Ваш

Владимир Якимов

Акт вскрытия пенала (тубуса) Акт о вскрытии помещения_лист 1 Акт о вскрытии помещения_лист 2

Источник: http://www.telluma.ru/poryadok-hraneniya-uchyota-i-vydachi-avarijnyh-klyuchej-chs/

Образец описи ключей тсн

Опись запасных экземпляров (дубликатов) ключей от входных дверей, хранилищ, сейфов, металлических шкафов главной кассы организации связи и отделений почтовой связи

Образец описи ключей тсн

Сторона 2, при получении ключей, подтвердила, что:

– переданный комплект ключей позволяет иметь доступ в Квартиру, и никакие иные препятствия законного использования Квартиры Стороной 2 на момент составления акта не обнаружены.

– напряжение в электрической сети в Квартире имеется, показания счетчиков электрической энергии следующие: Электросчетчик -показания ___________.

– система водоснабжения, газоснабжения и отопления Квартиры, в должном рабочем состоянии.

– телефонная линия по номеру 8 (84468) ??-?-??, проведенная в Квартиру, в исправном состоянии, на момент подписания настоящего акта, номер 8 (84468) 77-?-?? работает, не отключен.

3.

Сторона 2 с момента получения ей ключей от Квартиры несет ответственность за сохранность Квартиры и находящегося в ней оборудования, имущества, внутренней отделки, различного рода технических коммуникаций, сантехнической техники, водопровода, и иного оборудования и внутренних коммуникаций, предназначенных для обслуживания жилого помещения в многоквартирном доме, а также за сохранность электросчетчика.

4.

Важный момент при передаче во владение офисного помещения, квартиры, дома или автомобиля – вручение ключей. Чтобы избежать впоследствии конфликтных ситуаций, составляется акт приема-передачи ключей.

Подписанный бланк официально подтверждает переход имущества к новому владельцу.

Унифицированная форма для составления акта отсутствует. Примерный образец можно скачать в конце статьи. Порядок оформления отличается в зависимости от вида имущества.

  1. При передаче имущества акт составляют как в виде отдельной бумаги, так и в виде пункта в договоре купли-продажи.
  2. При передаче ценностей отдельный бланк не оформляется, он входит в содержание акта передачи ценностей (образец которого можно скачать в конце статьи).

Что включается в текст

Составляют его по следующему плану.

  1. Название документа.
  2. Дата и место составления.
  3. Информация об участниках договора: полные ФИО, адрес регистрации, серия и номер паспорта.
  4. Предмет договора.

Стороны сделки или новый сотрудник и прежний подписывают акт, сверяют список ключей с их количеством, предоставленным прежним владельцем или сотрудником.

Форма акта – произвольная, но в нем должны быть отображены все помещения, к которым положены ключи.

Например, при покупке квартиры ключей может быть несколько: на каждого члена свой комплект, ключ от почтового ящика или электрощитовой.

В каждом случае свой набор, но акт должен обязательно отображать предназначение ключа: от входных дверей, межкомнатных и др. для этих целей их лучше пронумеровать.

Ну а при передаче имущества на предприятии, описывают к какой двери тот или иной ключ, указывают номер помещения и ключа.

Чтобы удостоверить факт передачи ключей от какого–либо помещения, стороны, принимающие участие в этом процессе, должны оформить особый акт.

ФАЙЛЫОткрыть эти файлы онлайн2 файла Скачать пустой бланк акта приема-передачи ключей от помещения .docСкачать образец акта приема-передачи ключей от помещения .doc

В каких ситуациях без документа не обойтись

Акт может сопровождать передачу ключей от разных объектов, которыми могут быть:

  1. Квартиры во вновь построенном доме – тогда документ оформляется между юридической компанией-застройщиком и физическим лицом-собственником квартиры.
  2. Если речь идет о зданиях, сооружениях и т.д., то акт формируется обычно между двумя организациями.
  3. В некоторых случаях, документ может быть составлен и внутри какой-либо одной компании, например, когда передаются ключи от офиса, склада, торговой точки и т.п. от одного ответственного сотрудника другому.

Таким образом, практически всегда акт не является самостоятельным документом, а сопровождает какой-либо договор: аренды, покупки, продажи, залога и т.д.

Важно

То есть просто так опять же, ключи от помещений, например, складов, никто не передает другому человеку.

Если приобретается новое жилье, то в договоре по этой сделке должно быть прописано условие передачи всех ключей от квартиры, почтового ящика и от других подсобных помещений.

Например, ключи могут быть переданы вместе с передачей квартиры по акту, или так: ключи могут быть переданы такого-то числа, в таком-то месте, поскольку продавцу нужно время для сбора своих вещей и переезда.

Источник: http://helpmsk24.ru/obrazets-opisi-klyuchej-tsn

Хранение ключей

Опись запасных экземпляров (дубликатов) ключей от входных дверей, хранилищ, сейфов, металлических шкафов главной кассы организации связи и отделений почтовой связи

К замкам дверей помещений, распашных металлических решеток на окнах, сейфов, шкафов или стеллажей должны быть рабочие и запасные экземпляры ключей.

Запасные экземпляры ключей могут храниться в опечатанных их владельцами пеналах или конвертах либо у руководителя предприятия, либо в службе охраны, либо (ключи от сейфов, шкафов, стеллажей, металлических решеток) в сейфе (шкафу) сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственного за хранение документов.

Рабочие экземпляры ключей от сейфов, шкафов, стеллажей, решеток в нерабочее время могут храниться в опечатанном пенале (конверте) либо в службе охраны, либо в сейфе (шкафу) сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственного за хранение документов.

В последнем случае по окончании рабочего дня ключ от этого сейфа вместе с рабочим экземпляром ключа от входной двери помещения передается в пенале, опечатанном печатью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, в службу охраны с внесением соответствующих данных в Журнале передачи-приема под охрану помещений и пеналов с ключами.

Отдельным должностным лицам руководителем предприятия по согласованию со службой безопасности может быть разрешено, хранить в нерабочее время конфиденциальные документы в личных сейфах при условии подключения сейфов или комнат, в которых они находятся, к охранной сигнализации.

В службе охраны должен находиться список таких лиц, подписанный руководителем предприятия или службы безопасности.

Эти лица по окончании рабочего дня помещают документы в сейф, запирают и опечатывают его и дверь помещения и сдают пенал с ключами от сейфа и двери в службу охраны с внесением соответствующих данных в Журнал передачи – приема под охрану помещений и пеналов с ключами.

Получение пенала с ключами из службы охраны и вскрытие помещений может осуществляться только сотрудниками подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственными за хранение конфиденциальных документов, и лицами, хранящими документы в нерабочее время в личных сейфах.

При их отсутствии для вскрытия помещений назначается комиссия в составе не менее двух человек, которая составляет акт о вскрытии с указанием в нем должностей и фамилий лиц, вскрывших помещения, времени и причины вскрытия, номеров печатей, которыми были опечатаны помещения.

Комиссионно с составлением акта вскрываются сейфы, шкафы или стеллажи при отсутствии сотрудника, ответственного за хранение находящихся в них документов.

Для выдачи конфиденциальных документов исполнителям (пользователям) помещения должны быть оборудованы специальными окошками, не выходящими в общий коридор, или внутри отгораживаться барьером.

Исполнители могут работать с конфиденциальными документами в специально выделенных помещениях подразделения конфиденциального делопроизводства или в своих служебных комнатах, если эти комнаты отвечают требованиям сохранности и конфиденциальности документов. При работе с документами в служебных комнатах каждый исполнитель должен иметь постоянное рабочее место, сейф (металлический шкаф) или отдельную ячейку сейфа для хранения конфиденциальных документов и номерную металлическую печать.

Информация – это один из ресурсов предприятия, без которого четкой и слаженной работы не получится.

А конфиденциальная информация дает фирме возможность, изобретая что-то новое, достигать вершин в области деятельности этого предприятия благодаря защищенности информации.

Исходя из важности этой информации, появляется риск для фирмы-создателя лишиться столь ценного ресурса. Во избежание неприятностей, связанных с утратой или хищением информации в организациях, создаются службы конфиденциального делопроизводства.

Представители службы в организации следят за конфиденциальными документами и сведениями. За оборотом документов в организации, создают базы данных для компьютеров и картотеки для бумажных носителей. Уничтожают пронумерованные черновики конфиденциального документа, хранят документы, имеющие ценность для фирмы, и уничтожают их в установленном порядке.

Защита документированной информации в документопотоках обеспечивается комплексом разнообразных мер режимного, технологического, аналитического и контрольного характера.

Перемещение документа в процессе выполнения каждой стадии, процедуры обработки или исполнения обязательно сопровождается набором связанных учетных операций, закреплением документа за конкретным сотрудником и его персональной ответственностью за сохранность носителя и конфиденциальность информации.

Технологический процесс учета конфиденциальных документов включает в себя ряд процедур, обязательных для любого вида учета и любого типа обработки и хранения документов.

В процессе учета, распределения, рассмотрения, передачи поступивших документов исполнителям и возврата документов выполняется комплекс технологических и ограничительных операций, позволяющих обеспечить физическую сохранность документа и его частей, а также предотвратить разглашение и утечку информации, содержащейся в документе.

Принципиально важным представляется дальнейшая разработка критериев оценки конфиденциальных сведений, методики определения ущерба в случае несанкционированного использования информации третьими лицами.

Page 3

Перейти к загрузке файла

  • 1. Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство.- Секретарское дело, 2005, № 8-9, 232 с.- ISBN 5-98301-201-0.

Источник: https://vuzlit.ru/353950/hranenie_klyuchey

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.