Наблюдательный лист фотографии (самофотографии) рабочего дня

Содержание

Составление карты самофотографии рабочего времени

Наблюдательный лист фотографии (самофотографии) рабочего дня

Эффективность производства каждой организации во многом зависит от такого показателя как время.

В рамках трудового процесса данное понятие фактически представляет собой ресурс, который направлен на производственную деятельность. Эффективное распределение данного ресурса — одна из важнейших задач руководителя.

Для ее решения используется комплекс мер по расчету и эффективному планированию рабочего времени.

Индивидуальная карта самофотографии рабочего времени

Самофотография рабочего времени — это разновидность соответствующей фотографии трудовой деятельности. В данном случае работник сам проводит анализ своей деятельности, оформляя фотографию рабочего времени на себя.

Составляется такой документ поэтапно в несколько шагов:

  • подготовительные меры — ознакомление с нормами труда и предписаниями, обязанностями и рамками;
  • наблюдение — повременное фиксирование своей деятельности в подготовленном документе;
  • анализ полученных результатов, сравнение с нормативами;
  • подбор мероприятий и мер, которые могут повысить уровень производительности.

В итоге такая карта заключает в себе основную информацию, касающуюся трудовой деятельности сотрудника. Последующий анализ полученных на ее основе данных может осуществляться как самим сотрудником, так и руководителем или назначенным специалистом.

Скачать образец заполнения карты самофотографии рабочего времени

Сущность самофотографии

Самофотография рабочего времени — это возможность определить то время, которое сотрудник тратит на выполнение каждой из своих обязанностей. К примеру сколько заняло изготовление новой детали. Или подготовка оборудования к работе.

Такая карта необходима руководству для установления норм выработки и планирования деятельности компании. На основе полученных данных руководитель может составить общую картину, какой период к примеру нужен на выполнение взятого заказа.

Для самого сотрудника информация карты фотографии является возможностью наглядно оценить, на что уходит его смена. Это позволяет улучшить собственную производительность и пересмотреть те аспекты, которые требует неоправданно высоких временных затрат.

Цель самофотографии рабочего времени

Основная цель проведения самофотографии сводится к оптимизации трудовой деятельности. Составление карты осуществляется самим сотрудником на основе собственной инициативы или по назначению руководителя структурного подразделения.

Отдельной задачей в решении вопроса организации работы является выявление и устранение потерь рабочего времени.

К данным затратам относятся те действия, которые не направлены на решение производственных задач. Это могут быть объективные причины, к примеру простой из-за независящих от сторон обстоятельств.

Однако нередко потери происходят именно из-за нерационального использования периода работы.

Проведение самофотографии

Самофотография рабочего времени проводится работником в установленный изначально период. Таким сроком может являться как отдельная смена, так и определенный календарный период, в течение которого необходимо проанализировать выработку сотрудника и составить карту. В данном случае рассчитывается обычно среднее время, затрачиваемое на выполнение одинаковых задач.

Руководитель в такой ситуации назначает предписание, какие именно нормы должны учитываться. Ими могут быть следующие показатели:

  • процессы, которые осуществляются работником в течение смены — в данном случае руководитель может оценить весь порядок работы;
  • время, которое уходит на выполнение осуществляемых задач;
  • производственные потери, когда сотрудник вынужден делать работу, не относящуюся к прямым обязанностям.

Правил проведения подобного наблюдения законодательством не предусмотрены. Поэтому осуществляются данный процесс согласно внутреннему распорядку и нормативам.

Дневник самофотографии рабочего времени

Дневник самофотографии рабочего времени часто называют также наблюдательным листом. Это таблица, в которой фиксируются все учитываемые данные. Если речь идет о нескольких сменах в определенный календарный период, то возможно составление нескольких таких листов. В этом случае фактически они и становятся отдельным журналом — дневником.

На основе нескольких листов составляется сравнительный анализ. В этом случае важно, чтобы в установленный период работник был занят деятельностью, включающей весь спектр его обязанностей. Отдельные процессы могут повторяться.

Это необходимо для того, чтобы максимально полно охватить его должность, а также сравнить и найти среднестатистический показатель в определенных процессах.

Последний аспект помогает минимизировать влияние отдельных факторов на результативность труда.

К примеру в одну смену токарь изготавливает деталь за два часа. Но в этот день были личные обстоятельства, которые не давали возможность работать в полную силу. По следующей выработке видно, что на изготовление той же запчасти уходит лишь полтора часа.

Пример бланка самофотографии рабочего времени

Самофотография рабочего времени — ее преимущества и недостатки

Основным преимуществом самофотографии является простота ее проведения. Данная процедура не требует лишних затрат и мероприятий, ее можно проводить как в штатном режиме, так и по собственной инициативе сотрудника. При этом учет данных и их анализ может осуществляться как в ручном режиме, так и посредством компьютера.

К недостаткам такого учета относят следующие аспекты:

  • не всегда потери и временные рамки производства могут быть зафиксированы максимально точно;
  • имеется не так много процессов, которые могут учитываться в наблюдении, то есть отсутствует комплексный подход;
  • анализ полученных результатов достаточно сложен, поскольку все данные нужно сравнить и рассчитать.

Последний момент актуален особенно в тех случаях, когда речь идет о карте с большим периодом наблюдений. Также в недостаток можно вынести и субъективность указываемых данных. Недобросовестный сотрудник вполне может исказить данные в свою пользу.

Примеры самофотографии рабочего времени

Составление самофотографии рабочего времени во многом зависит от специфики деятельности работника, а также от занимаемой им должности. К примеру для структурного руководителя такой анализ должен осуществляться особенно тщательно, поскольку на нем лежит ответственность за работу отдела. Для наглядности можно рассмотреть ряд примеров.

Если речь идет о начальнике всей организации, то такой анализ проводится редко.
Для руководителя отдельного подразделения проведение самоанализа более актуально, поскольку он является лишь частью организации, а не ее главой.

Пример карты самофотографии рабочего времени для руководителя

Составление такого документа бухгалтером учитывает специфику работы, а также затраты на те действия, которые могут не относиться непосредственно к трудовой деятельности.

Образец самофотографии рабочего времени для бухгалтера

В отдельных случаях, как с бухгалтером, так и с иными офисными работниками, возникают сложности в учете временных затрат. Поэтому наблюдение может учитывать лишь их потери — те промежутки, которые тратятся нерационально.

Пример самофотографии рабочего времени для экономиста

Заполнение карты для медсестры также может включать в себя как определенные действия по исполнению должностных обязанностей в отдельном порядке, так и учет всей деятельности за смену.

Образец заполнения карты самофотографии рабочего времени для медсестры

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник: https://www.samso.ru/rabochee-vremya/sostavlenie-karty-samofotografii-rabochego-vremeni.html

Ищите пример заполнения фотографии рабочего дня?

Наблюдательный лист фотографии (самофотографии) рабочего дня

Для точного определения пунктов должностной инструкции, анализа загруженности, а также эффективности работы любого сотрудника, может использоваться фотография рабочего дня. Пример заполнения вы найдёте ниже в этой статье.

Известно, что все трудовые ресурсы должны работать с максимальной эффективностью. Для оптимизации производства каждый его механизм должен работать как часы. И если обычному линейному персоналу нужно соблюдать установленные нормы времени, то как проследить за работой инженерно-технического звена?

Способ отследить загруженность работника

Эту задачу можно решить, используя фотографии рабочего дня.

Данный инструмент позволит понять, есть ли у рабочего свободное время, или он полностью отдаётся трудовому процессу. Но даже если он не имеет ни минуты отдыха, используя приведённый далее пример заполнения фотографии рабочего дня, можно запросто определить, каков у него коэффициент полезного действия.

Как составить и кто этим должен заниматься?

Можно использовать либо собственных нормировщиков, которые есть на всех крупных предприятиях, либо воспользоваться услугами частных компаний по нормировке и стандартизации. Однако выполнять какую-либо работу своими силами всегда дешевле, тем более что разобраться в этом вопросе, используя пример заполнения фотографии рабочего дня, приведенный ниже, не составляет труда.

Для тех, кто хочет пронормировать бухгалтера, инженера или любого другого сотрудника, следует перед фотографией ознакомиться с должностной инструкцией, распорядком рабочего дня, а также основными направлениями работы.

Делать это нужно для того, чтобы человек, подлежащий исследованию, не смог ввести нормировщика в заблуждение. Ведь смысла у замеров, при которых рабочий специально замедляет или останавливает рабочий процесс, просто нет.

При составлении можно ориентироваться на утверждённые общегосударственные нормы

Перед тем, как использовать пример заполнения фотографии рабочего дня, приведённый далее, стоит познакомиться с разработанными и утверждёнными нормами на выполнение тех или иных работ.

Хотя на сегодняшний день есть некоторые нормы, которые действуют ещё со времён Советского Союза.

Конечно, на общее время ориентироваться не нужно, но поочередность действий, состав работ и использование вспомогательных материалов очень пригодятся при формировании новых замеров.

Рассмотрим конкретный пример заполнения фотографии рабочего дня:

ДатаФИОДолжность
02.11.2015Иванова Анжелика Евгеньевнабухгалтер
Рабочий деньНачало дняЗавершение дня
Понедельник08:0017:00
Фотография рабочего дня
№ п/пНаименование процессаВремяПродолж., минИндекс процесса
1Открыть кабинет, включить компьютер, подготовить рабочее место07:55-08:005ПЗП
2Открыть программу 1С, выгрузить и распечатать документы по сделке08:00-08:3535ОП
3Подготовить документы для начисления заработной платы08:35-11:20165ОП
4Согласовать суммы по заработной плате с главным бухгалтером11:20-11:3010ОП
5Произвести начисление заработной платы в программе 1С11:30-12:0030ОП
6Обеденный перерыв12:00-13:0060ВО
7Работа с клиент-банком (занесение информации по заработной плате)13:00-14:45105ОП
8Сбор информации по службам для составления авансового отчёта14:45-15:3045ДП
9Составление авансового отчёта15:30-16:4575ОП
10Разложить отчёты и документы по папкам, положить папки по местам, выключить компьютер, убрать рабочее место16:45-17:0015ПЗП
11Завершение рабочего дня17:00
Минут%
Всего замерено, из них:545100,00
ПЗП203,68
ОП42077,06
ВО6011,00
ДП458,26
НТВ00,00

Выше приведена фотография рабочего дня бухгалтера. Пример заполнения показывает, как можно умело составить хронометраж для работника административно-управленческого звена. Но чтобы понять эффективность затрат времени, нужно понять, что же указано в столбце “индекс процесса”.

На что тратится время?

ПЗП – подготовительно-завершающий процесс. В эту группу относят операции, связанные с подготовкой рабочего места к трудовому дню либо же к завершению трудовой деятельности.

ОП – операционный процесс. Сюда входят непосредственно все работы, которые есть в должностной инструкции и сотрудник должен их выполнять.

ВО – время на отдых либо личные надобности. Это перерывы в процессе производства, которые регламентированы распорядком рабочего дня.

ДП – дополнительные процессы. В этой группе находятся работы, не входящие в ОП, но без них невозможно начинать работу. К примеру, для тех кто работает за станком – это настройка оборудования, подготовка рабочих поверхностей и т.д.

НТВ – неоперационные траты времени. В эту группу входит всё то время, которое было потрачено не на рабочий процесс (звонки по телефону с родными, поход в магазин, решение личных вопросов или другое).

О чём говорит, приведённая выше фотография рабочего дня?

Пример заполнения, указанный выше, можно использовать для анализа загруженности и трудовой эффективности сотрудника. Видно, что неоперационных трат времени нет, минимальное время расходуется на отдых либо личные нужды. Всё остальное время сотрудник тратит на выполнение своих непосредственных обязанностей.

Чтобы понять, куда же уходит рабочее время, нужна фотография рабочего дня. Пример заполнения для инженера не будет отличаться от вышеуказанного, так как приведённая форма подходит и для инженерно-технического персонала. Просто виды и названия работ могут отличаться.

Источник: https://FB.ru/article/212732/ischite-primer-zapolneniya-fotografii-rabochego-dnya

Фотография рабочего дня — инструмент анализа и оптимизации

Наблюдательный лист фотографии (самофотографии) рабочего дня

Одним из резервов повышения эффективности работы любой организации является более продуктивное использование трудовых ресурсов. В данном случае простым и действенным инструментом получения и анализа объективных данных выступает фотография рабочего дня (ФРД).

Фотография рабочего дня — это метод, позволяющий изучить распределение времени конкретного сотрудника путем наблюдения, измерения и документирования всех без исключения затрат времени на выполнение рабочих операций в течение рабочего дня.

Освоение метода ФРД позволяет получать уникальные результаты в области управления персоналом и его производительностью даже в условиях неполного охвата нормированием выполняемых в компании работ. Процесс ФРД направлен на определение затрат времени на каждую операцию, выявление и анализ причин невыполнения заданий, оптимизацию трудового процесса в целом.

Фотография рабочего дня дает ответы на следующие вопросы:

1.                  Сколько времени уходит у сотрудника на определенный вид работы?

2.                  Сколько времени уходит у разных сотрудников на выполнение одного и того же вида работ?

3.                  Можно ли увеличить производительность труда и за счет чего?

4.                  Можно ли опустить (упростить) какие-либо из бизнес-процессов или делегировать их другим отделам?

5.                  Как установить нормы производительности труда и выявить причины невыполнения этих норм?

Виды ФРД

В зависимости от числа объектов наблюдения и целевого задания применяются следующие виды фотографии рабочего дня:

индивидуальная — определяют затраты времени отдельными исполнителями, что позволяет изучить работу с максимальной степенью ее детализации;

групповая — наблюдают за деятельностью нескольких сотрудников, связанных между собой рабочим процессом, для дальнейшего рационального распределения обязанностей между членами группы.

Основное назначение групповой фотографии — изучить согласованность работы членов группы, степень их загруженности, организацию работы, выявить причины и продолжительность потерь рабочего времени, исследовать другие вопросы, не требующие точных замеров времени;

комплексная — дает возможность выявить взаимосвязь отдельных производственных процессов, изучить производственный ритм работы, определить степень рационального использования оборудования, разработать конкретные мероприятия, направленные на рост эффективности труда. В данном случае группа наблюдателей изучает работу бригады, цеха, отдела или предприятия в целом, что позволяет охватить всю совокупность производственных процессов или их значительную часть;

самофотография — специалист самостоятельно выполняет замеры времени своей деятельности.

Важная деталь: чтобы получить более объективные и достоверные данные, проводят комплексные фотографии рабочего дня на протяжении нескольких дней (недели, месяца).

Цели использования фрд

Фотографию рабочего дня можно использовать для разных целей:

1.       Определение структуры рабочего времени, выявление наиболее затратных операций и видов работ.

2.        Изучение опыта лучших сотрудников. Бюджет рабочего времени сотрудников, демонстрирующих лучшие результаты, можно брать за основу для постановки задач, оценки эффективности сотрудника, поиска оптимальных способов организации труда.

3.        Установление норм. Анализ данных по нескольким сотрудникам позволяет получить исходную информацию для разработки норм труда. Причем метод ФРД применяется у нескольких сотрудников с разной эффективностью труда, чтобы повысить обоснованность норм.

4.        Выявление причин невыполнения норм. Если нормы уже существуют, но отдельные сотрудники их регулярно не выполняют, то с помощью фотографии рабочего дня можно выявить причины такой ситуации.

5.        Выявление потерь рабочего времени. С помощью ФРД можно определить, на каких этапах рабочего процесса происходят потери рабочего времени и чем они вызваны: неэффективностью организации работы, нерационально выстроенной технологией или недобросовестностью сотрудников.

6.        Совершенствование процесса организации труда на предприятии. ФРД позволяет описать существующие в компании бизнес-процессы и оценить, насколько они оптимальны.

7.        Оценка эффективности труда сотрудника. Наблюдения за работой сотрудника и оценка его временных затрат на различные рабочие операции — это возможность оценить уровень его профессионализма и мотивации.

Технология проведения фрд

Технология проведения фотографии рабочего дня состоит из нескольких этапов.

Этап 1. Подготовка к проведению фотографии рабочего дня.

На начальном этапе устанавливают цели проведения фотографии рабочего дня. Исходя из поставленных целей, определяют вид и методику проведения ФРД.

Если главной целью ФРД является контроль соблюдения персоналом правил внутреннего трудового распорядка, то фотографию рабочего дня можно проводить одновременно у группы работников (группировка сотрудников по структурному подразделению или по типу выполняемых работ). Нарушения трудовой дисциплины будут заметны сразу.

Если надо выявить потери рабочего времени, оптимизировать бизнес-процессы компании, то фотографию рабочего дня нужно проводить индивидуально для каждого работника, тщательно фиксировать выполняемые им операции, взаимодействие с другими сотрудниками и структурными подразделениями.

Также на первом этапе необходимо определиться, сообщать сотрудникам о проведении ФРД или стоит придумать подходящую легенду для внедрения наблюдателя.

ЭТО ВАЖНО

Подготовительный этап предполагает подготовку (инструктаж и обучение) наблюдателей. От подготовки во многом зависят полученные результаты.

Не будет лишним заранее согласовать бланки ФРД, чтобы правильно отразить в них необходимую информацию. Это особенно важно, если исследование будет проводиться одновременно в нескольких структурных подразделениях разными наблюдателями.

Этап 2. Фотографирование рабочего дня.

Фотографирование ведется по текущему времени. Результаты замеров заносят в наблюдательный лист (табл. 1–3).

В колонках 1 и 2 наблюдатель фиксирует время начала и окончания каждого нового действия (бездействия). В колонке 4 он описывает действия, в колонку 5 вносит перечень оборудования, необходимого для выполнения работы.

Каждая запись показывает либо то, что делал работник, либо то, чем было вызвано его бездействие.

Каждый элемент работы или перерыва нужно оформлять отдельно. Особенно четко следует отличать элементы работ по обслуживанию рабочего места, а также перерывы в работе с учетом их характера и причин. При этом колонки 1, 2, 4, 5 наблюдательного листа заполняются непосредственно в процессе наблюдений, а колонки 3, 6 — при обработке результатов фотографии.

Фотография рабочего дня экономиста

Источник: https://www.profiz.ru/peo/8_2016/effektivnost_raboty/

Фотография рабочего времени: наблюдательный лист и коды работ

Наблюдательный лист фотографии (самофотографии) рабочего дня

Рассмотрим такой метод наблюдения как фотография рабочего времени (ФРВ). Это вид изучения рабочего времени, при котором наблюдаются и измеряются все без исключения затраты на протяжении рабочего дня или его отдельной части.

Проведение наблюдения заключается в последовательной и подробной записи всего происходящего на рабочем месте в специальном документе, который может называться по-разному, например – наблюдательный лист.

Наблюдательный лист фотографии рабочего времени

В зависимости от цели наблюдения вы можете включать в наблюдательный лист различные графы, но есть и обязательные, которые традиционно присутствуют в этом документе:

  • наименование затрат времени/работ;
  • время начала работы;
  • продолжительность работы;
  • индекс затрат.

Совет: когда ваша цель – первоначальное ознакомление с трудовым процессом, определение содержания деятельности специалиста, перечня и последовательности операций, вы можете ограничиться визуальным наблюдением без измерения затрат рабочего времени. Это будет своего рода адаптационный период и для вас, и для работника.Вы начнёте понемногу «распутывать клубок» деятельности специалиста, а он будет привыкать к присутствию постороннего. 

Вот здесь вам уже будет необходимо по результатам первичных наблюдений побеседовать с работником. Постепенно начнут проясняться виды работ, последовательность операций. Потом можете добавить измерение временных затрат.

В результате ваш лист наблюдения может выглядеть следующим образом (методист отдела информационных технологий учебно-методического центра):

Наименование работыВремя начала работыПродолжительность работы, минКод работы
Проверка работ учащихся дистанционного курса09.0457Дист
Подготовка сметы на награждение10.0392Конк
Ознакомление с приказом «О мониторинге сайтов образовательных организаций»11.437Мон
Создание таблицы списка подарков на гугл-диске11.5535Конк
Проведение консультаций учащихся дистанционного курса12.0432Дист

Если вам непонятно, какой код присвоить той или иной работе, можете оставить это поле незаполненным до беседы с работником.

Постепенно благодаря кодированию начнёт вырисовываться картина основных направлений деятельности специалиста.

Коды видов работ

В зависимости от целей наблюдения кодировать работы можно по-разному. Например, в приведённой мною таблице работам присвоены коды в зависимости от содержания работ:

  • Дист – сопровождение дистанционных курсов;
  • Конк – участие в организации конкурсов;
  • Мон – мониторинговая деятельность и т.д.

Но затем те же работы были рассмотрены под другим углом. Мы использовали следующие коды:

  • ПТ – плановая текущая. Пример: сопровождение дистанционных курсов;
  • ПР – плановая, направленная на развитие. Пример: разработка нового сайта организации;
  • ВП – внеплановая. Пример: проверка компьютерного оборудования в учебном классе.
  • Орг – организационная. Пример: подготовка отчёта о проделанной работе.

В результате такого структурирования могут выявиться весьма любопытные вещи: например, что организационная работа, по сути, вспомогательная, занимает большую часть времени. 

Так, было выявлено, что у работников организации много времени тратится на то, чтобы дойти до кабинета специалистов техподдержки, объяснить суть заявки, а потом контролировать, чтобы специалист не забыл про неё! Кроме того, постоянно возникали простои из-за проблем с картриджами. 

По итогам были приняты следующие меры:

1) разработана электронная форма заявок и контроля выполнения;2) разработана схема плановой замены картриджей;3) специалистам техподдержки были установлены критерии и показатели премирования, связанные с обеспечением бесперебойной работы оборудования, скоростью и качеством исполнения заявок;4) на рабочие места специалистов техподдержки (не смейтесь!) был установлен телефон.

Последний пункт может выглядеть забавно, но связано это было, как ни странно, с тем, что директор не представляла себе масштабов востребованности технических специалистов, и поэтому отмахивалась от их робких просьб, аргументируя тем, что другим телефонные номера более нужны (там была ограничена ёмкость АТС). Но итоговые цифры потерь рабочего времени, полученные по результатам наблюдения, говорили сами за себя.

Самофотография рабочего времени

ФРВ может быть индивидуальной и групповой. То есть вы можете наблюдать за одним либо несколькими работниками. Но понятно, что, если все специалисты выполняют разную работу, наблюдать за несколькими становится не просто сложно, а зачастую попросту невозможно, поэтому такой метод достаточно трудоёмкий, так как необходим большой штат наблюдателей.

Для экономии человеческих, временных, финансовых ресурсов, а также для вовлечения работников в процесс исследования используют метод самофотографии рабочего времени, который также может проводиться в различных вариантах:

  • работник фиксирует все виды работ в течение всего рабочего дня;
  • работник фиксирует только простои с указанием причин;
  • работник фиксирует все виды работ в течение определённого отрезка рабочего времени (то есть выборочно);
  • работнику выдают готовый бланк наблюдений с уже прописанными видами его работ, он лишь фиксирует временные затраты.

Татьяна Самородских, nashtrud.blogspot.ru

Источник: https://hr-portal.ru/article/fotografiya-rabochego-vremeni-nablyudatelnyy-list-i-kody-rabot

Фотография рабочего дня: пример заполнения, необходимость

Наблюдательный лист фотографии (самофотографии) рабочего дня

Случается так, что сотрудник на рабочем месте не успевает выполнять поставленные перед ним задачи.

Причины на то могут быть разные – низкая квалификация, слишком большая нагрузка или он просто занимается на работе не тем чем нужно. Собственно это можно проверить проведя специальное исследования.

Фотография рабочего дня: пример заполнения, и случаи назначения следует рассмотреть детально.

Что это такое и зачем нужно?

Фотография рабочего дня (ФРД) – это инструмент, который помогает увеличить продуктивность работы любой компании, хотя на первом этапе она помогает узнать, куда именно сотрудник/сотрудники тратят свои рабочие часы.

Фотография рабочего времени – это метод, который помогает изучить временные затраты конкретного сотрудника на те или иные действия во время работы. Все наблюдения и измерения, полученные в процессе документируются, образец и пример заполнения фотографии рабочего дня будет представлен ниже.

Если метод успешно освоить – это поможет получать уникальные данные касательно организации рабочего процесса любого сотрудника, узнать производительность каждого. То есть в перспективе подкорректировать нагрузку и обеспечить все для того чтобы рабочие задачи выполнялись.

Предельно детальное исследование и нотирование результатов поможет найти ответ на следующие вопросы:

  1. Сколько времени тратит сотрудник (исследуемый) на каждый вид работы с которым он сталкивается ежедневно?
  2. Какой период тратят разные работники на выполнение одинаковых задач?
  3. Есть ли возможности повысить эффективность труда и что для этого нужно?
  4. Возможно ли упрощение или исключение каких-либо этапов, передача их другим структурным подразделениям?
  5. Варианты установки норм продуктивности труда.
  6. Причины невыполнения существующих рабочих норм.
  7. Насколько эффективно использует конкретный сотрудник свое рабочее время?
  8. Существуют ли технические проблемы, которые мешают выполнить поставленные задачи?

Важно! Фотография рабочего времени дает информацию, которую в будущем могут использовать экономисты и руководители для составления планов и бюджета компании, корректируют штатное расписание.

Некоторые особенности

Среди особенностей этого процесса можно выделить такие:

  • ФРД может осуществляться после введения нового оборудования, которое освобождает некоторых рабочих от их обязанностей.
  • Выполняет подобную работу зачастую уполномоченный сотрудник отдела кадров.
  • Фотографироваться может как все день, так и определенные операции, стадии, бригада или один специалист.
  • Прежде чем начать ФРД, следует определить цели, должностные обязанности исследуемых.
  • Иногда разрешается самофотографирование, то есть чтобы фотография рабочего времени проводилась самим сотрудником, деятельность которого нужно отследить. В этом случае подразумевается, что он сам делает все записи в отчете и фиксирует временные промежутки, потраченные на те или иные действия. Эта методика поможет сотруднику определить, в какие периоды его рабочее время тратиться нерационально.

Виды ФРД

Существует разделение на виды в зависимости от количества объектов, за которым буде вестись наблюдение. Конкретнее:

  1. Индивидуальная – касается исследования рабочего времени конкретного сотрудника, при этом детализация затраченных сил будет максимально возможной.
  2. Групповая – такая фотография рабочего дня предусматривает наблюдение за деятельностью группы сотрудников, которые связаны между собой определенными рабочими процессами. Основная задача этого исследования – это проверить насколько эффективное происходит взаимодействие, согласованы ли их действия, насколько каждый из них загружен, проверить иные процессы.
  3. Комплексная – выявляет взаимосвязи рабочих процессов. Получается изучить ритм работы, рациональность применения оборудования. Данный метод будет полезен, если нужна разработка действий, направленных на увеличение эффективности труда.

Обратите внимание! Для того чтобы получить предельно точную картину и правдивые данные, фотографирование проводится на протяжении нескольких дней, недель и даже месяцев.

Кому полезны данные ФРД?

Фотография рабочего времени предоставит немало полезных данных для руководителя и собственника компании. Они получают картину эффективности работы сотрудников. Также не лишним будут эти данные для менеджера по персоналу, отдела кадров для формирования должностных инструкций, штата и т.д.

Конечно, помогут данные, полученные в результате ФРД самим сотрудникам, если он заинтересованы в повышении эффективности своей работы и выполнении должностных обязанностей.

Порядок проведения ФРД

Фотографирование рабочего времени – это процесс ,который требует от исполнителя предельной щепетильности и внимательности. Ему нужно в буквальном смысле фиксировать все, в том числе разговоры по телефона на личные темы.

Начинается все с подготовки, определения цели.

Так если задачи наблюдения – это определить соблюдают ли сотрудники правила внутреннего трудового распорядка, то проводить фотографирование можно сразу группы сотрудников.

Если трудовая дисциплина нарушается – это будет заметно сразу. Например, очень часто ходят на перекуры или пьют чай не в отведенные для этого периоды, вместо того чтобы заниматься работой.

В тех ситуациях, когда нужна оптимизация рабочего дня одного работника, то фотографию рабочего дня проводят индивидуально для каждого. Фиксируется не только то, что он делает, но также процессы взаимодействия с остальными работниками, их эффективность.

Важно! Проводить ФРД можно как явно, так и скрыто, то есть, не сообщая об этом сотруднику. Как показывает практика, именно второй вариант помогает выявить, куда действительно тратится большая часть рабочего времени. Если выбран второй метод, то следует на этапе подготовки придумать легенду касательно внедрения наблюдателя.

Стоит заметить, что от инструктажа и обучения тех, кто будет проводить ФРД, зависят конечные результаты. Также на этом этапе следует согласовать бланки,  в которые будет вноситься информация.

Правила внесения данных в ФРД

Для того чтобы бланк соответствовал требованиям,  в него нужно внести такую информацию:

  • Название компании, ее структурного подразделения.
  • Название наблюдения, номер и дата его осуществления.
  • В самом бланке вносятся данные, относительно работника, за которым ведется наблюдение – ФИО, профессия, должность, выполняемая работа.
  • Краткая характеристика его должностных обязанностей.

После этого следует табличная часть, в которую вносятся конкретные временные затраты и описание действий, которые забрали это время. Например:

  1. Включение компьютера – 5 минут.
  2. Перекур – 10 минут.
  3. Общение с клиентами – 45 минут.

И в такой хронологи расписываются все действия, осуществленные сотрудником за рабочий день. Ведутся все наблюдения в режиме реального времени. В конце подводится итог, где просчитываются такие важные пункты временных затрат:

  • Подготовительно-заключительные действия.
  • Время на обслуживание рабочего места.
  • Оперативное время.
  • Время перерывов.

Важно! Документ обязательно должен подписать начальник структурного подразделения, где исследуемый трудиться.

Вывод

Фотография рабочего времени  – это эффективный инструмент проверки того чем занимаются сотрудники и почему они не успевают выполнять поставленные перед ними задачи. Такое наблюдение поможет, в том числе определить претендентов на увольнение или узнать сколько нужно людей добавить в штат.

Источник: https://Papinian.com/trudovoe/chto-takoe-fotografiya-rabochego-dnya-primer-zapolneniya.html

Как правильно сделать самофотографию рабочего дня

Наблюдательный лист фотографии (самофотографии) рабочего дня

Самофотография рабочего дня — разновидность фотографии рабочего времени, которую сотрудник делает самостоятельно. В статье даем алгоритм составления самофотографии и образец заполнения самофотографии рабочего дня.

Что такое самофотография рабочего дня: пример

В течение рабочего дня сотрудник выполняет разные обязанности. Например, менеджер отдела продаж ведет переговоры по телефону, работает с клиентской базой, обрабатывает почту, встречается с клиентами и проводит сделки.

Кроме обязанностей, связанных с работой, сотрудник может заниматься и тем, что напрямую к работе не имеет отношения, но неизбежно — делает перерыв на чай, разговаривает с коллегами, ожидает встречу или настраивает компьютер.

Сколько времени занимают звонки по телефону? Сколько уходит на встречу с клиентами? Много ли времени отнимают перерывы? Ответить на эти вопросы помогает запись всех действий с указанием их длительности.

Если такую запись делает другой сотрудник (например, HR-менеджер), то она называется «фотография рабочего дня», а если запись делает сам сотрудник, то называться она будет «самофотография рабочего дня». 

Пример из практики

Сергей Песков, директор по персоналу сегмента «Мясопереработка» «Группы Черкизово»

Мы провели фотографию рабочего времени и измерили хронометраж рабочего времени, то есть описали технологии производства, методы и условия труда сотрудников.

Так мы установили, сколько рабочего времени персонал тратит впустую, и по какой причине. Например, некоторые работники долго ждут, пока им подвезут товар, хотя могли бы сами его взять.

В результате мы рассчитали новые нормы труда и сэкономили в год…

Узнайте, как выявить скрытые резервы и повысить производительность труда, в журнале «Директор по персоналу».

Для чего проводят самофотографию рабочего дня

Сотруднику поручают сделать самофотографию рабочего дня чтобы:

  • определить фактические затраты времени на разные виды деятельности;
  • разработать или скорректировать нормативы;
  • определить, сколько времени персонал тратит впустую;
  • дисциплинировать сотрудника. 

Например, руководитель хочет оценить, насколько грамотно спланирован рабочий день сотрудника. В этом случае он поручает ему фиксировать все действия — рабочие и личные. Делать это нужно в том порядке, в котором сотрудник их совершает во время рабочего дня. Главное — записывать время начала действия.

Если руководитель планирует разработать или изменить нормативы для персонала, он поручает всем сотрудникам фиксировать время выполнения той или иной операции. Средний показатель становится основой для расчета нормативного времени. 

Эксперты журнала «Директор по персоналу» рассказали, как всего за 3 часа проверить, хорошо ли работают руководители подразделений

Как сделать самофотографию рабочего дня: алгоритм

Самофотографию рабочего дня сделать не сложно. Чтобы сотрудники не упустили ничего важного, даем пошаговый алгоритм. Перед началом процедуры, вы можете раздать его персоналу для наглядности. Вы также можете использовать инструкцию для сотрудников по заполнению бланков самофотографии рабочего времени, которую разработали эксперты «Системы Кадры». 

Шаг 1. Подготовка

В приложении Microsoft Excel создайте таблицу со следующими графами: номер операции, название операции, время начала операции и длительность операции. Также можете добавить графу — примечание.

Образец таблицы можно скачать по ссылке. 

Шаг 2. Наблюдение

Откройте таблицу в отдельном окне. Перед началом выполнения любой операции внесите в графу ее название. Например, «Подготовка к работе» и время ее начала: «9:00». Время окончания выполнения действия вносить необязательно, поскольку им станет время старта следующей операции. 

Шаг 3. Расчет длительности операций

В конце рабочего дня рассчитайте длительность каждого действия и заполните соответствующую графу. 

Шаг 4. Обработка данных

Однотипным действиям присвойте уникальный индекс. Например, Зв — звонки, Пр — переговоры, Пч — работа с почтой и т.д. Посчитайте суммарную длительность действий с одинаковым индексом. Например, звонки — 75 мин, работа с почтой — 38 мин и т.д. На основе полученных данных составьте диаграмму. 

Пример диаграммы на основе данных самофотографии

Обратите внимание! Обработку данных можно поручить HR-менеджеру или руководителю отдела.

Сотрудник проводит самофотографию рабочего дня в срок, назначенный руководителем. Это может быть одна рабочая смена или целый календарный период: неделя или месяц. В последнем случае сотрудник должен рассчитывать среднее время, которое занимает выполнение той или иной рабочей операции.

Образец заполнения самофотографии рабочего дня бухгалтера

Телефонные переговоры с должниками

Телефонные переговоры с поставщиком, представившим неверную счет-фактуру

Работа с электронной почтой

Работа с первичными документами, прием и обработка авансовых отчетов

Работа с первичными документами, прием и обработка авансовых отчетов

Планирование завтрашних платежей

Вывод

Самофотография рабочего дня — запись последовательности всех действий сотрудника в течение рабочего времени с указанием их длительности.

Отличие самофотографии от фотографии рабочего дня заключается в том, что самофотографию работник делает самостоятельно, а фотографию — сторонний наблюдатель.

Целью самофотографии является определение затрат рабочего времени на разные виды деятельности, разработка нормативов и выявление потерь рабочего времени.

Источник: https://www.hr-director.ru/article/67316-samofotografiya-rabochego-dnya-18-m10

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.