Лист-заверитель личного дела (Образец заполнения)

Содержание

Лист заверитель дела образец заполнения. Формирование и оформление дел в учреждениях, организациях и на предприятиях

Лист-заверитель личного дела (Образец заполнения)

Готовите документы к передаче в архив? Не забудьте составить лист-заверитель дела. Внесите в соответствующий бланк сведения о количестве листов и их физическом состоянии. Разъясните особенности нумерации.

Лист-заверитель в системе учетных документов

Современное делопроизводство представляет собой отдельную сферу деятельности, посвященную вопросам документирования, а также организации работы с документацией. Одним из важнейших участков делопроизводственной деятельности считается формирование дел.

Под термином “дело” понимаются документы, объединенные в совокупность по принципу принадлежности к одному участку работы. Дело объединяет документацию, относящуюся к одному и тому же вопросу. Так, например, это могут быть кадровые, отчетные или финансовые документы.

От верного распределения документации в дела зависит сохранность наиболее важных служебных бумаг, а также скорость их поиска при последующей работе. Огромное значение при формировании дел имеет систематизация и расположение документов внутри дела, т.е. принцип его формирования.

Опись относится к категории учетных документов и является, по сути, своеобразным оглавлением, перечнем. В описи указываются их порядковые номера, идентификационные индексы, названия, даты оформления, номера страниц. Необходимость и правила составления описей определяются внутренним нормативным актом: Инструкцией по делопроизводству, а также специальными положениями и инструкциями.

Лист-заверитель дела также можно считать учетным документом. Он содержит сведения об особенностях содержания дела в архиве учреждения и специфике его формирования. Его используют для того чтобы вести учет общего количества листов дела. Кроме того, в нем фиксируют особенности их нумерации.

Бланк листа-заверителя

Чтобы ускорить процесс формирования дел и унифицировать существующую учетную документацию, для таких документов как опись и лист-заверитель дела, на законодательном уровне разрабатывают и утверждают собственные специальные бланки.

Согласно Правилам архивного дела, утвержденным Министерством культуры (Приказ №526 от 31.01.

2015), заполнение листа-заверителя входит в процедуру оформления дел на бумажном носителе наряду с подшивкой документации, ее нумерацией, составлением внутренней описи и оформлением обложки.

Его форма определена нормативными требованиями к организации хранения архивных документов. Образец бланка листа-заверителя дела содержится в Приложении N 8 к Правилам архивного дела.

К стандартным реквизитам бланка относятся:

  1. Название вида документа;
  2. Наименование должности составителя;
  3. Подпись;
  4. Расшифровка;
  5. Дата составления;

В бланк вносят следующую информацию:

Общее количество листов дела (указывают прописью и цифрами);

Литерные номера;

Пропущенные номера;

Особенности физического состояния и формирования дела;

Рекомендованный для оформления бланка формат бумаги – А4. Это должна быть отдельная страница, которая подшивается в дело последней.

В ситуации, когда дело изначально оформлено и прошито без листа-заверителя, нет необходимости расшивать том, чтобы подшить в него бланк.

Достаточно заполнить его и приклеить на верхнюю часть к внутренней стороне обложки. В результате оформленное дело будет выглядеть следующим образом:

Лист-заверитель личного дела: образец оформления

Действующие на данный момент Правила организации хранения архивных документов (Приложение №8) предлагают следующий образец оформления листа-заверителя:

Данный образец действителен для всех дел постоянного и временного (более 10 лет) срока хранения. Дела по личному составу не являются исключением из этого правила.

Все дела, которые подготавливаются к передаче в архив учреждения после окончания календарного года, необходимо описать и оформить в установленном Правилами порядке. Согласно данному нормативному документу, в конце каждого дела на бумажной основе должен быть подшит лист-заверитель.

Его в общем случае имеет формат А4, в картотеках соответствует формату карточки. Лист запрещено выносить на обложку дела или оборот последней страницы.

Вложенные документы:

Заполнение листа-заверителя

При заполнении листа-заверителя дела следует придерживаться следующего алгоритма:

Указать номер дела, присвоенный в соответствии с номенклатурой дел;

Цифрами и прописью указать общее количество пронумерованных страниц, подшитых в том (отметим, что внутренняя опись при этом не учитывается);

Указать номера крайних листов, например: “С № 1 по №308”;

Перечислить литерные номера.

Под литерным номером подразумевают номер с буквой, например: 11а, 24б. Такие номера появляются в ситуации, когда при нумеровании была случайно пропущена одна или несколько страниц. Для того чтобы не переделывать нумерацию, пропущенным листам присваивается предыдущий номер с буквой, например: 33, 34, 34а, 34б, 35.

Перечислить пропущенные номера;

Если в деле не оказалось пропущенных и литерных листов, необходимо поставить прочерки в соответствующих строках бланка листа-заверителя.

Отметим, что количество пропущенных и литерных листов необходимо учитывать при подсчете общего количества пронумерованных листов. Так, например, если последний лист тома имеет номер 264, но в деле содержатся литерные листы 34а и 34б, а также пропущен лист номер 647, общее число листов будет рассчитываться следующим образом: 264+2-1=265.

Указать количество листов внутренней описи;

Заполнить графы таблицы об особенностях физического состояния и формирования дела. В левой колонке при этом необходимо классифицировать особенность, в правой – указать номера листов, на которых она встречается.

К подобным особенностям можно отнести:

  • Наклеенные фотографии;
  • Нестандартный (крупный) формат;
  • Наличие конвертов с вложениями (в таблице указывается не только факт наличия конверта, но и количество вложенных в него листов);
  • Физические повреждения (например, порванные или залитые водой страницы, трудно читаемые ксерокопии);
  • Наличие типографских экземпляров брошюр (если количество страниц не указано в общей нумерации, его нужно привести в таблице);

Если документы дела не имеют подобных особенностей, таблицу необходимо перечеркнуть буквой Z.

Указать наименование должности лица, составившего лист-заверитель, поставить подпись и расшифровать ее.

Проставить дату оформления;

В некоторых случаях после оформления дела в его состав и состояние могут быть внесены изменения. Так, например, некоторые документы могут получить повреждения в процессе хранения. Или появится необходимость заменить копией оригинал той или иной служебной бумаги.

В качестве дополнительного примера можно привести трудовые книжки, которые не подшиваются в дело, а вкладывают в конверт. По прошествии некоторого времени бывший сотрудник или его родственники могут затребовать трудовую книжку из архива, что приведет к изменению состава дела.

В таком случае все внесенные изменения необходимо зафиксировать в соответствующем акте и сделать отметку в листе-заверителе дела со ссылкой на этот акт.

Запись в этом случае будет выглядеть следующим образом:

Выдана трудовая книжка (лист 58), в Книгу учета движения трудовых книжек внесена соответствующая запись №118.

Руководитель архивного отдела Васильева П.К.П.К. Васильева

25.04.2017

Отметим, что правильное оформление дел (в том числе заполнение листа-заверителя) способствует сохранности документов и значительно ускоряет их поиск для дальнейшего использования. Кроме того, правильная группировка документации и ее систематизация позволяет облегчить такие процессы как проведение экспертизы ценности и подготовка документов к передаче на архивное хранение.

Вложенные документы:

Составление листа-заверителя дела

Лист-заверитель дела составляется в целях учета количества листов в деле по установленной форме (приложение 1).

В заверительной надписи листа-заверителя дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела и физического состояния документов дела, наличие литерных номеров листов дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями (за исключением личных дел), номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов, а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Количество листов внутренней описи, которая нумеруется отдельно и помещается в начале дела, указывается в листе-заверителе дела после общего количества листов дела через знак + (плюс). Например, “в деле подшито и пронумеровано 100 (сто) листов + 5 листов внутренней описи”.

Последующие изменения состава и состояния дела (повреждения, недостача документов, замена подлинников копиями и др.) отмечаются в листе-заверителе дела со ссылкой на соответствующий акт. Отметки заверяются делопроизводственной или архивной службой организации с указанием даты.

Лист-заверитель дела помещается в конце дела и оформляется на бланке или чистом листе бумаги формата А4. Для дел по личному составу, не имеющих конвертов с вложениями, допускается оформление листа-заверителя на листе бумаги формата А5.

В книгах заверительная надпись указывается на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки. Лист-заверитель дела подписывается составителем.

Заверительная надпись в листе-заверителе дела должна быть написана разборчиво, с указанием должности, расшифровки подписи, личной подписи и даты составления.

Запрещается выносить лист-заверитель дела на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. В тех случаях, когда дело уже подшито или переплетено без бланка листа-заверителя или чистого листа формата А4, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела или может быть подшит в конце этого дела.

Лист-заверитель – это документ, в котором отражаются особенности пронумерованного и сшитого дела, готового для сдачи в архив.

Две применяемые формы

1) Бланк документа можно найти в одном из приложений к «Основным Правилам работы архивов организаций». Но он является обязательным к использованию только бюджетными предприятиями, поскольку вышеназванные Правила регулируют работу архивов этих организаций, а, следовательно, и обязательны для исполнения только бюджетными предприятиями.

Обратите внимание! Эти Правила также регулируют документооборот и всех прочих работодателей, но только в части сохранности, описания, учета и использования документации. Это значит, что порядок оформления остается на усмотрение администрации организации.

2) Также бланк листа-заверителя может быть составлен в произвольной форме, но при этом должна сохраняться суть данного документа, то есть он должен отражать именно особенности дела, к которому прикреплен, а не другую информацию.

Где используется лист-заверитель?

Лист- заверитель используют в делах, которые передают на хранение в архив. В этом случае все документы можно разделить на два вида:

  • Дела, которые хранят долгое время или постоянно;
  • Дела, которые подлежат хранению до 10 лет включительно (так называемое временное хранение).

Дела временного хранения разрешается не нумеровать и не сшивать, а хранить просто в папках, в которые их подшивают. Следовательно, и никаких особенностей в этих делах не будет и лист- заверитель не нужен.

Но это только право, а не обязанность работодателей. На практике многие из них сшивают все документы независимо от срока хранения, особенно это относится к бухгалтерским и финансовым документам.

Лист-заверитель должен содержать следующие сведения:

  1. Наименование документа – в данном случае «лист-заверитель» и номер дела, к которому он прикрепляется;
  2. Количество листов в прошитом деле, а ниже даются пояснения в случае, если в деле есть номера с литерами (1а, 2а и т. д), пропущенные номера (например, после стр. № 5 сразу идет №7);
  3. Далее указывается количество листов в описи дела;
  4. Затем идет таблица, в которой указываются особенности тои или иной страницы (например, страница № 18 графия);
  5. Подпись работника, составившего лист-заверитель, его должность, ФИО и дата.

Куда подшивать/вклеивать лист заверитель?

Обычно лист-заверитель подшивают на отдельном листе в конце дела. Но если по какой-либо причине этого сделать не удалось, то можно вклеить лист-заверитель к оборотной стороне верхней обложки, причем подклеивается только его верхняя часть (кромка).

Куда запрещено помещать лист-заверитель:

  • На лицевую часть обложки сшитого дела;
  • На чистую оборотную часть документа, который идет последним в деле.

Мы подобрали для вас лучшие предложения для ИП и ООО по открытию расчетного счета.

  • 6 месяцев бесплатно для новых ИП и малого бизнеса (ООО).
  • Открытие за 1 день.
  • Интеграция с онлайн бухгалтерией (автоматический расчет УСН, ЕНВД, страховых взносов).
  • 6% на остаток по счету.
  • Бесплатное открытие расчётного счёта.
  • 3 месяца бесплатного обслуживания.
  • 7% годовых на остаток каждый месяц.
  • 3 месяца бесплатно.
  • Овердрафт сразу после открытия.
  • Онлайн регистрация счета.
  • Обслуживание 0 руб. в месяц.
  • Онлайн регистрация.
  • Бесплатное открытие расчетного счета.
  • Бесплатное обслуживание 3 месяца.
  • Онлайн регистрация.
  • Переводы и операции с наличными 0 руб.

Источник: https://www.heatingportal.ru/electric-heaters/list-zaveritel-dela-obrazec-zapolneniya-formirovanie-i.html

Как оформить лист заверитель дела образец. Отличный секретарь. Личное дело сотрудника

Лист-заверитель личного дела (Образец заполнения)

Лист-заверитель дела составляется для учета количества листов в деле по установленной форме, которая приводится в приложении 9

Правила заполнения листа-заверителя дела

И по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть приготовлены к передаче в архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание.

Оформление производится лицом, ответственным за работу с документами. В оформление входит составление листа-заверителя.

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе (формата А4, А5) на оборотной стороне последнего чистого листа.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело сшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

В листе-заверителе указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов и отдельно, через знак «+» количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В листе-заверителе отмечаются особенности нумерации листов, физического состояния документов и оформления дела:

  • наличие литерных номеров листов;
  • наличие пропущенных листов;
  • номеров листов с наклеенными фотографиями;
  • номеров крупноформатных листов;
  • номеров конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов;
  • номеров поврежденных листов:
  • наличие в деле типографических экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Количество литерных, пропущенных листов должно учитываться в итоговых данных о количестве пронумерованных листов. Например, последний лист дела имеет номер 252, но в деле есть листы с номерами 5а и 30 а и пропущенный номер 17. В этом случае общее количество листов будет 252+2-1=253.

Лист-заверитель подписывается его составителем, указывается его должность, расшифровка подписи, дата составления.

Все последующие изменения в составе дела (повреждения, замена подлинных документов) отметаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Как оформить лист заверитель личного дела – Адвокатское бюро Вершина

Лист-заверитель личного дела (Образец заполнения)

Лист-заверитель является обязательным элементом оформления каждого дела постоянного срока хранения и личного дела. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе и помещается в конце дела.

При сдаче в архив книг (журналов) заверительная надпись составляется на оборотной стороне чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.

В листе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации документов дела: наличие литерных номеров листа дела; наличие пропущенных номеров листов дела; наличие номеров листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера крупноформатных листов; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Согласно Правилам архивного дела, утвержденным Министерством культуры (Приказ №526 от 31.01.2015), заполнение листа-заверителя входит в процедуру оформления дел на бумажном носителе наряду с подшивкой документации, ее нумерацией, составлением внутренней описи и оформлением обложки.

Внимание

Его форма определена нормативными требованиями к организации хранения архивных документов.

Образец бланка листа-заверителя дела содержится в Приложении N 8 к Правилам архивного дела.

Лист-заверитель дела

ТК РФ и другими федеральными законами о защите персональных данных.
Согласно ст. 85 ТК РФ под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.


Как правило, личные дела заводятся: — на сотрудников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.

); — на работников, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер), а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).


Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы.
В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике.

В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица отдела кадров и печатью организации (или печатью отдела кадров).

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов.

Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в хронологической последовательности.

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации.

Важно

Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.
3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. 3.6.3.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

3.6. требования к оформлению дел, принимаемых в архив 

Лист-заверитель тогда вклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Можно ли вносить изменения в лист-заверитель? Правила-2015 требуют фиксирования в листе-заверителе всех изменений в физическом состоянии или в составе дела.

Физическое состояние вопросов не вызывает, но неужели может измениться состав прошитого дела? Да, может. Яркий пример – невостребованные трудовые книжки, про которые мы говорили неделю назад.

Так как за ними могут прийти в любой момент, книжки про прошивке тома не прокалываются.

Прокалываются конверты, в которые они вложены, причем 1 конверт соответствует одному листу дела.

Если через несколько лет человек или его родственники затребовали эту книжку, то мы выдаем ее в общем порядке.

После этого не забываем сделать соответствующую запись в листе-заверителе дела, иначе получится, что книжку мы потеряли прямо из дела.

Личное дело сотрудника

Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного дела.

Обложка дела оформляется по установленной форме (Приложение 3) На обложку заведенного дела выносятся следующие сведения: название организации; название структурного подразделения организации, в котором оно формировалось; индекс дела по номенклатуре дел; заголовок дела; срок хранения дела или надпись «Хранить постоянно» (переносятся из номенклатуры дел).

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

Оформляем дела на постоянное хранение

Лист-заверитель подписывает его составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на верхней части внутренней стороны обложки дела. Лист-заверитель составляется по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций (Приложение 1).

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.

), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Личное дело работника – как его правильно оформить

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. 3.6.17.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.

), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Источник: http://kvirinal.ru/kak-oformit-list-zaveritel-lichnogo-dela-2/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.