Личное дело

Состав личного дела работника

Личное дело

Личные дела (ЛД), в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2004 № 79, обязаны вести государственные учреждения на всех служащих и чиновников. На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется. Поэтому все юрлица и ИП могут их не вести или же вести по своему желанию.

Поскольку сформированные личные дела позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы. Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями.

Поэтому познакомимся с ними внимательнее.

Понятие ЛД

Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку).

Особого регламента по ведению ЛД нет (есть только для гос. и муниципальных служащих), однако если компания решила вести личные дела, придется утвердить соответствующее положение и регламентировать данный процесс на уровне предприятия.

Именно в этом внутреннем нормативном акте можно определить:

  • какие бумаги будут храниться в личных делах (состав), а также с какой целью;
  • порядок ведения;
  • перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
  • порядок доступа к информации;
  • сроки и режим хранения;
  • особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.

Кроме того, в компании должен быть назначен сотрудник, который будет отвечать за этот процесс.

Какие документы входят в состав ЛД

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. Поэтому в ЛД попадают и те и другие.

Следует помнить, что копия паспорта в личном деле работника, а также все аналогичные копии обязательно должны быть заверены в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Все документы, которые входят в состав личного дела, условно можно поделить на:

  • формируемые в момент устройства человека на работу;
  • возникающие в процессе работы в фирме;
  • документы об увольнении из конкретной компании.

В первую группу могут войти:

  • резюме, составленное для вакансии соискателем;
  • анкета работника для личного дела (используется произвольная форма бланка по желанию);
  • заявление о приеме на работу;
  • характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
  • копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
  • справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
  • справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
  • трудовой договор (оригинал работодателя);
  • приказ о приеме на работу.

Во второй группе будут личные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Также можно включить сюда сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении, а также подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, можно хранить:

  • копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
  • объяснительные записки,
  • служебные записки,
  • различные акты и уведомления.

Третья заключительная группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.

На что очень важно обратить внимание

Есть несколько ключевых моментов.

Первый и основной — это определить, какие документы будут в личном деле и с какой целью они туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то личные дела могут стать многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему в целом.

В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152 (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»).

Источник: https://clubtk.ru/sostav-lichnogo-dela-rabotnika

Личное дело работника: порядок формирования, состав личного дела 2019

Личное дело

Ведение личных дел сотрудников практикуется во многих организациях. Читайте в статье, как выстроить этот процесс, как оформить и какие документы включить. Скачайте актуальные образцы.

Ведение личных дел работников

Личное дело сотрудника – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о нем лично и о трудовой деятельности. Его ведут с целью систематизации имеющихся данных, обобщения информации в одном месте. Однако это не обязательно выполнять в отношении всех категорий персонала.

Обязательное ведение личных дел работников предусмотрено, например, на государственной гражданской службе в соответствии со ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В негосударственных компаниях обязательность и порядок ведения определяется ЛНА работодателя.

На предприятиях личные дела целесообразно вести на следующие основные категории работников:

  • руководители – глава предприятия, его заместители, помощники;
  • руководители структурных подразделений и их заместители;
  • главные (ведущие) специалисты;
  • работники, на которых возложена полная материальная ответственность;
  • работники, включенные в кадровый резерв для выдвижения на наиболее важные должности;
  • работники, обеспечивающие функционирование аппарата управления деятельностью предприятия.

Однако во многих организациях такие подборки заводятся на всех работников независимо от статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как удобно иметь информацию о каждом в одном месте.

Какие документы должны быть в личном деле сотрудника 2019 год

Перечень документов в личном деле работника законодательством РФ в 2019 не определен. На государственных гражданских служащих собирают персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа (ч. 3 ст. 42 Закона о государственной службе).

В состав включают следующие документы:

  • внутреннюю опись;
  • личный листок по учету кадров или анкету;
  • удостоверяющий личность (копию);
  • автобиографию;
  • об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, если предоставление их обязательно для занятия соответствующей должности (копии);
  • копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • копию свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе (при наличии);
  • о воинском учете для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу (копии);
  • результаты предварительного медицинского осмотра, проводимого с целью определения пригодности для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законом);
  • подтверждающие право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ (копии);
  • об установлении инвалидности и о степени ограничения способности к трудовой деятельности (при наличии, копии);
  • связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по занимаемой должности связано с использованием таких сведений;
  • экземпляр трудового договора (или его копия в случае, если оригиналы договоров хранятся отдельно);
  • копию приказа (распоряжения) о приеме на работу;
  • копию должностной инструкции;
  • копию договора о полной материальной ответственности, если работник является материально ответственным лицом и с ним заключен договор.

Опасные формулировки в типовом трудовом договоре Роструда. На что заменить

Оформление личного дела

Документы собирают, как правило, в отдельной папке на каждого сотрудника. Это самая удобная форма систематизации персональных данных. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работника персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Все бумаги помещают в скоросшиватель, на обложке которого проставляют присвоенный порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге (журнале) учета. После увольнения оно изымается из скоросшивателя, оформляется для передачи в архив организации и сдается на хранение.

Обложка личного дела работника (образец)

Титульный лист личного дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в т.ч. по личному составу, оформляется по установленной форме (приложение 3) и содержит обязательные реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс, архивный шифр, номер, заголовок.

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома выносится общий заголовок и заголовок каждого тома. Подлинность документов в заголовке не оговаривается

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами, или при передаче в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывают новое наименование, а прежнее заключают в скобки.

В заголовке дела, содержащего копии документов, должно быть соответствующее указание. Например: «Приказы общества по основной деятельности. Копии». На обложке арабскими цифрами указывают крайние даты дела – обычно это даты подписания приказа о приеме и об увольнении работника.

Если в состав вносятся документы (приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под ней с новой строки делается запись об этом: «В деле имеются документы за … год (ы)». Даты могут не указываться на обложке дела, содержащего годовые планы и отчеты, так как они отражаются в его заголовке.

Обязательные реквизиты обложки – указание количества листов, которое проставляется на основании листа-заверителя (заверительной надписи), а также срок хранения дела. В случае постоянного срока хранения указывают: «Хранить постоянно».

Скачать образец >>>

Формирование личного дела работника

В течение трудовой деятельности личное дело работника может дополняться следующими документами:

  • экземплярами дополнительных соглашений к трудовому договору (или их копиями), уведомлениями об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя;
  • копиями приказов о переводе на другую работу, о поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий;
  • подтверждающими изменения анкетно-биографических сведений (копиями);
  • копиями объяснительных и докладных записок, заявлений работника по различным вопросам;
  • материалами аттестаций (если они проводятся);
  • результатами обязательных периодических медицинских осмотров (обследований);
  • послужившими основанием к изданию приказа о прекращении (расторжении) трудового договора, копией приказа о прекращении трудового договора;
  • дубликатом трудовой книжки;
  • другими, связанными с работой.

Документы располагают в хронологическом порядке. Помимо перечисленных, можно включать и некоторые другие, например, о прохождении конкурса на замещение вакантной должности, о награждении, присвоении почетных званий, вручении грамот и т.д.).

Как оформить пять кадровых документов по новой Методичке Росархива

Кроме того, в личное дело помещается (но при этом не подшивается) фотография сотрудника установленного в организации формата (обычно 4 х 6 см). На обороте фотографии указывают фамилию, имя, отчество. Рекомендуется обновлять фотографии не реже одного раза в пять лет или же по достижении возраста 20 и 45 лет.

Сотрудники кадровой службы, ответственные за ведение личных дел, обязаны постоянно следить за их состоянием и своевременно вносить изменения в учетные сведения. При этом не требуется вносить какие-либо изменения или дополнения в личный листок по учету кадров или анкету, тем более не нужно требовать от работника заново заполнять эти документы.

Все изменения должны отражаться в отдельных, дополнительных листах. Обычно они имеют табличную форму и разрабатываются по усмотрению работодателя. Каждый раз после внесения очередного изменения сотрудник кадровой службы подписывает дополнение к личному листку по учету кадров.

Если на бланке не остается места для внесения последующих изменений, заполняют следующий аналогичный бланк. Обязательно ставят отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел работников с датой и подписью.

Положение о ведении личных дел работников

Когда речь не идет об оформлении кадровых документов на государственной гражданской службе, вопросы ведения личных дел работников остаются на усмотрение работодателя. В этом случае разработка и утверждение локального нормативного акта лишней совершенно точно не будет.

При наличии в вашей организации Инструкции по кадровому делопроизводству отдельный ее раздел можно посвятить порядку ведения личных дел сотрудников. Такой раздел может быть включен и в состав других локальных актов, регламентирующих порядок оформления и хранения кадровой документации.

Некоторые работодатели предпочитают разработать отдельное Положение о ведении личных дел, учитывающее все нюансы. Независимо от выбранной формы следует уточнить:

  • категории работников, на которых ведутся личные дела (будут это все сотрудники организации или, например, только менеджеры всех звеньев управления);
  • способ формирования, состав, в том числе с указанием на то, какие документы подшиваются в оригиналах, а какие в копиях;
  • перечень лиц, ответственных за ведение и хранение;
  • порядок ведения;
  • порядок ознакомления работников;
  • порядок хранения после увольнения работника;
  • другую информацию.

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/380960-01-03-2016-lichnoe-delo-rabotnika

Личное дело работника

Личное дело

Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени (все время работы или учебы). Они входят в состав документов по личному составу.

В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти. Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным.

Тем не менее практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте (способствует лучшей сохранности документов) и к ним обеспечен оперативный доступ (способствует быстрому поиску информации по запросу).

Формирование личных дел работников

Руководствуются хронологическим принципом, т.е. документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив.

При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе (нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы), остальных работников – желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.

Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме (см. образец внутренней описи дела), при этом она всегда нумеруется отдельно от остальных документов дела. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается в листе-заверителе (посмотрите образец).

На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело. Допускается затем в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в так называемые наряды, т.е.

прошить их в общем деле (особенно при небольшом количестве образующихся личных дел в год).

В этом случае во внутренней описи документов дела должна содержаться информацию с перечнем включенных в них личных дел (ФИО работников и номера листов каждого дела, чтобы облегчить его использование в дальнейшем).

Но все-таки затем не очень будет удобно использовать такое «общее» дело. Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения. Но на каждого гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело (это нормативное требование).
 

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.