Кассовая книга

Содержание

Руководство по правильному заполнению кассовой книги

Кассовая книга

Кассовая книга – это документ финансовой отчетности, позволяющий вести учет о движении наличных средств на предприятии, в организации и учреждении, у индивидуального предпринимателя. В документе фиксируется выдача, а также принятие денежных средств.

С помощью кассовой книги можно контролировать финансовое состояние организации. Она полезна не только для проверяющих способ ведения учета на предприятии (зачастую это налоговая инспекция), но и для самого предприятия, так как определяется количество полученных и расходуемых средств.

Это обязательный официальный документ, который существует в организации в единственном экземпляре. Не допускается одновременное ведение нескольких разных кассовых книг.

Кто её должен вести?

Кассир на предприятии – материально ответственный специалист в финансовой сфере, осуществляющий ведение кассы, выдачу и прием материальных ценностей, ценных бумаг. Кассир принимает и выдает подотчетные деньги, в случае получения наличными – зарплаты, материальной помощи, премий и т.д., заполняет доходные и расходные бумаги.

Контроль за осуществлением кассовых операций и за работой кассира ведет главный бухгалтер. Встречаются случаи отсутствия должности главного бухгалтера в организации, тогда финансовым контролем занимается директор (генеральный директор), руководитель предприятия.

Правила ведения

Порядок ведения кассовой книги в обновленном варианте существует с 2014 года в соответствии с указанием Центрального банка. Этим указанием закреплен новый формат осуществления кассовых операций, однако же, внешний вид документа остался прежним.

Ведение кассовой книжки зависит от формата ее существования.

Как известно, на сегодня существует возможность вести кассовую книгу в двух вариантах:

  • печатном (заполняется от руки);
  • электронном (автоматизированный вариант).

Правила заполнения печатной кассовой книги:

  • Бланки для всех одинаковы и имеют установленную форму. Не может существовать на предприятии какая-либо «особенная» кассовая книга, которая бы отличалась от установленной законодательством. Это связано с упрощением для самих предприятий процедуры оформления. Унификация позволяет упростить учет, способствует достижению единого и четкого результата.
  • Кассовая книга оформляется каждый год, то есть отчетный период, показывающий движение наличных на предприятии равен календарному году.
  • Что касается заполнения, то в ней нумеруется каждый листок. Не допускается пропуск страниц. Все страницы  книги сшиваются, в конце указывается общее количество пронумерованных листов, сама книга скрепляется подписью руководителя и печатью организации.
  • Кассир в книге, оформленной вручную, ведет записи в двойном экземпляре. Это связано с тем, что один экземпляр является элементом кассовой книги, а второй – элемент отчета перед бухгалтерией. Каждый кассир должен избегать исправлений, ошибок и каких-либо помарок.

Правила заполнения электронной кассовой книги:

  • Практически существуют незначительные различия между печатной ручной и электронной книгой, но все же определенные нюансы существуют. Оформленная в электронном виде книга распечатывается, чтобы иметь материальный вид.
  • В конце года, как и «ручная» книга, скрепляется подписью и печатью. Обложка также распечатывается в конце года.
  • Если же на предприятии ведется кассовый электронный реестр, допускается поквартальное оформление кассовой книги. В отличие от рукописаного варианта, в которой второй экземпляр отрезается по соответствующей вертикальной линии, электронные книги разрезаются по горизонтали, и второй вариант является также отчетом кассира.
  • Кассир обязан вносить записи ежедневно, указывая при этом в начале рабочего дня остаток на счету, а в конце дня после учета проведенных операций за день итог за день, где закрепляет внесенную сумму в кассу, а также растраты. Каждая операция, проведенная за день, должна быть отражена в книге.

Инструкция по заполнению

Как уже упоминалось выше, существует установленная форма кассовой книги. Проведем краткий экскурс в метод и форму заполнения кассовой книги.

Для того чтобы правильно заполнить кассовую книгу, необходимо знать алгоритм:

  • Каждая книга начинается с обложки. Обложка является лицом. На обложке указываются общие данные, то есть наименование предприятия либо же анкетные данные индивидуального предпринимателя (фамилия, имя и отчество). Если книга заполняется в структурном подразделении организации, то и его название. Также титульный лист должен содержать отчетный период, на который заводится книга.
  • Далее идут обычные стандартные листы кассовой книги, в которых, собственно, и отражаются операции. Каждый лист состоит из двух частей, имеющих отрывной характер. Вверху указывается дата, то есть тот день, за который ведется учет, а также номер листа. Далее идет таблица, разделенная на 5 столбцов:
    • номер документа;
    • субъект (физическое лицо, предприятие, предприниматель), от которого получена либо же которому выдана сумма;
    • номер корреспондирующего счета (к/с);
    • сумма прихода;
    • сумма расхода.

После этих оглавлений указывается сумма на начало дня (остаток), а после уже таблица заполняется в соответствии с названиями столбцов.

Если за день проведено операций меньше, чем линий в таблице для заполнения информации, то пустующие графы заполняются большой латинской буквой «Z» во избежание внесения дополнений и исправлений. В конце таблицы подбивается общая сумма, а также остаток на конец дня.

Если в этот день была выдана заработная плата и социальные выплаты, то соответствующий пункт таблицы заполняется, в случае отсутствиz таких растрат – ставится прочерк.

В конце, документ подписывается кассиром с расшифровкой подписи и заверяется бухгалтером с отметкой о получении кассового документа в двух экземплярах.

Исправления

Опечатки, описки, исправления, зачеркивания и прочие ошибки никогда не приветствовались. Но все мы люди и иногда допускаем свои ошибки. Конечно, это не критично, но лучше внимательно отнестись к заполнению кассовой книги. Любые исправления считаются нарушением, в связи с чем можно схлопотать выговор или же понести какое-либо наказание.

Есть два вида допускаемых ошибок:

  • Не связанные с суммой, отраженной в документе, и не влияющие на итог. Эта проблема решается путем зачеркивания неверно указанного элемента, над ним пишется правильный вариант. Указанная ошибка заверяется подписью составляющего отчет кассира, а также проверяющего бухгалтера.
  • Связанные с неправильным указанием суммы остатка. Данный вариант несет более глобальный характер. При таких ошибках перечеркивается полностью заполненный кассиром лист, указывается пометка «аннулировано» и заполняется новый лист. Так как кассир несет ответственность за неверное указание этих данных, то он составляет на имя бухгалтера служебную записку (рапорт) о том, что им была обнаружена ошибка такого характера. Этот рапорт рассматривается созданной комиссией, которая несет ответственность за внесение каких-либо исправлений, корректировок. После этого кассир вносит вышеуказанные исправления и по итогу составляет справку о внесенных изменениях.

Как сшивать

Книга по итогу года должна быть пронумерована и прошита:

  • книга прошивается специальными нитками таким образом, чтобы концы нитки после связывания находились на оборотной стороне книги;
  • на узел, сформированный нитью, наклеивается специальная бумага, на которой указывается количество прошитых и пронумерованных листов;
  • такая прошивка заверяется печатью организации, ИП, и подписывается руководителем.

Особенности кассовой книги для ИП и ООО

Для индивидуальных предпринимателей отсутствует обязанность по ведению кассовой книги. Но при этом предприниматели должны все равно вести в ней учет доходов. Однако, если предприниматель уже ведет либо желает вести именно кассовую книгу, его никто не ограничивает, это является его правом.

Если же индивидуальный предприниматель ведет кассовую книгу, то нюансы по заполнению будут касаться только внутренних листов.

Так, в табличке, указанной на листах книги, столбик с указанием корреспондирующего счета не заполняется в отличие от организаций. Предприниматели не указывают лимит остатка наличных денег.

Примечательным также является то, что ИП не оформляют так называемые расходники – кассовые ордеры.

Что касается обществ с ограниченной ответственностью, то здесь также немножко упрощена процедура, не указывается:

  • корреспондентский счет;
  • отсутствует графа, определяемая как «субсчет»;
  • коды аналитиков;
  • целевое назначение.

Однако, все так же указывается лимит кассы.

Электронный учет

Электронный отчет помогает избежать возможных помарок, которые кассир может сделать при заполнении вручную.

Как мы уже определились, учет кассовых операций может осуществляться в электронном виде.

Электронный учет подразумевает под собой ведение реестра проведенных кассовых операций при помощи автоматизированной программы.

Для этого на компьютере сотрудника (кассира) устанавливается специальное программное обеспечение.

В конце дня после формирования на ПК листа кассовой книги и отчета кассира, эти документы распечатываются, подписываются и передаются бухгалтеру.

Как и рукописная кассовая книга, электронная распечатывается и формируется воедино путем прошивания и заверения.

Источник: https://intless.ru/startup/nalogi/kak-vesti-kassovuyu-knigu.html

Ведение кассовой книги в 2016-2017 году

Кассовая книга

В последнее время большинство организаций преимущественно переходят на расчеты в безналичной форме. Однако это не означает, что операций с наличностью не совершается вообще. Если хотя бы часть операций проходит в наличной форме, организации должны в обязательном порядке вести кассовую книгу.

Кассовая книга представляет собой специальный журнал, в котором фиксируются все операции с денежной наличностью. Она является одним из документов бухгалтерской отчетности.

Заполнять ее нужно в строгом соответствии с законодательством. Причем вести ее должны даже организации-упрощенцы.

Основные правила

Ведение кассовой книги осуществляется в соответствии со следующими правилами:

  1. Ведение кассовой книги происходит на протяжении всего года, то есть на один календарный год отводится одна кассовая книга.
  2. Заполняет книгу или главный бухгалтер, или заменяющий его сотрудник (в большинстве случаев кассир).
  3. В одной компании можно вести только одну книгу, даже не зависимо от того, сколько налогооблагаемых систем и видов деятельности в ней используется. Исключением является только ситуация, когда у организации имеется дочерняя фирма. «Дочки» ведут отдельные книги, копии которых в конце года они сдают в головной офис.
  4. В книге должны быть прописаны все операции компании с наличностью – как операции по приходу, так и по расходу. Основанием для внесения записей в книгу являются ордера.
  5. Если в какой-либо день операций с наличностью не совершалось, лист оставляют пустым.
  6. Есть две формы ведения кассовой книги — в бумажном и электронном виде. Правила заполнения будут зависеть от выбранной формы.
  7. Сведения вносят в книгу сразу после того, как деньги были внесены в кассу или взяты из нее.
  8. Форма кассовой книги утверждена законодательно.
  9. В конце каждого рабочего дня, в котором осуществлялись операции с наличностью, все сведения из книги сверяются с данными ордеров.

Кто ведет кассовую книгу

Все записи в кассовой книге делаются кассиром. Именно он осуществляет выдачу и прием наличности, сопровождая это соответствующими записями в книге. На каждом заполненном листе кассир должен проставлять свою подпись, которая будет означать, что кассир принимает на себя всю ответственность за проведенные операции.

В конце каждого трудового дня кассир должен передать в бухгалтерию остаток денег и все кассовые ордера. Бухгалтер тоже должен подписать заполненный лист книги. Если бухгалтера нет на рабочем месте, подпись может поставить его заместитель. Такую процедуру необходимо повторять ежедневно.

Способы ведения кассовой книги

Ведение кассовой книги в 2016-2017 году возможно как в электронном виде, так и на бумажном носителе.

При заполнении книги на бумаге есть два варианта ее ведения:

  1. Покупается готовая книга и заполняется от руки. Обычно они имеет либо пятьдесят, либо сто листов.

Перед тем, как начать ее заполнять, необходимо пронумеровать и сшить все листы, скрепить штампом, подписями управляющего компании и главного бухгалтера.

Листы такого журнала подразделяются на два вида:

  • Вкладные – их можно заполнять только шариковой ручкой;
  • Отрывные – их заполнение происходит с помощью копировальной бумаги, то есть на них полностью повторяются сведения, записанные на вкладные листы
  1. Подготавливаются листы книги в электронном виде, после чего они распечатываются и заполняются ответственным сотрудником. Листы можно заполнять вручную, а можно на компьютере, и печатать их после заполнения.

Нумерация листов должна быть сквозной, то есть с начала года номера проставляются в порядке возрастания.

https://www.youtube.com/watch?v=qjbTfygmUaU

Электронная кассовая книга составляется с использованием технических средств. При заполнении на компьютере должна быть обеспечена защита от постороннего доступа, потерь и искажений информации. Подписывается документ электронными подписями.

Если при заполнении допущена ошибка

Если при заполнении книги была допущена ошибка или описка, ее можно исправить. Листы нельзя вырывать, подтирать неправильно написанные записи лезвием и пользоваться замазкой.

Исправления должны делаться следующим образом: аккуратно перечеркивается неправильная запись, рядом делается правильная запись. Исправление записи должно подтверждаться подписями кассира и главного бухгалтера. Если на одном листе делается несколько исправлений, рядом с каждым из них должны быть проставлены по две подписи.

Если ошибка такая серьезная, что ее нельзя исправить одним зачеркиванием, перечеркивается сразу весь лист. На этом листе пишут слово «аннулировано». После этого новый лист заполняется правильными сведениями.

Лист вырывать нельзя ни в коем случае. Кассир должен подать о случившемся заявление в письменном виде главному бухгалтеру. Управляющий компании или главный бухгалтер должен собрать комиссию, которая несет ответственность за корректировку книги. После этого составляют бухгалтерскую справку, где описывают ошибку и ее исправление.

Необходимо очень тщательно проверять информацию, вносимую в книгу, так как книга должна храниться в организации пять лет.

Бланк и образец заполнения кассовой книги можно найти в статье.

Часто возникающие вопросы

У компаний при ведении кассовой книги возникают следующие вопросы:

  1. Кто контролирует ведение книги.
  2. Какие особенности ведения книги в обособленных подразделениях.
  3. Сколько книг должно быть в одной организации.

Рассмотрим каждый из этих вопросов подробнее.

Контроль за ведением кассовой книги

Контролировать, правильно ли кассир ведет книгу, должен главный бухгалтер. Процедуру проведения контроля устанавливает управляющий компании. Эта процедура должна быть отображена в учетной политике компании. Основными моментами, которые должен проверять бухгалтер, являются:

  • Проверка нумерации;
  • Проверка соответствия кодов;
  • Правильность ведения книги;
  • Проверка бумаг, которые филиалы должны передать в головной офис.

Особенности ведения книги в филиалах

Если у компании есть обособленные подразделения, они, также как и головные компании, должны заниматься заполнением кассовой книги при совершении операций с наличностью. Заполняется она в соответствии с общими правилами. Однако есть некоторые особенности:

  1. Когда филиал организации самостоятельно вносит деньги на банковский счет, открытый головным офисом, кассовый лимит устанавливается такой же, как и для главного офиса. Если подразделения передают наличность в кассу компании, они могут самостоятельно устанавливать для себя лимиты. Однако в обоих случаях лимит должен быть прописан в приказе управляющего.
  2. Обособленные подразделения организации должны передавать копии страниц книги в головной офис.
  3. На обложке кассовой книги должно быть написано, что эти книга является книгой специального подразделения.

Количество книг в организации

Обычно в одной организации ведется одна кассовая книга. Но в некоторых случаев книг можно вести несколько:

  • Организация является платежным агентом – в таком случае у компании должно быть две кассовых книги: одна предусмотрена для проведения операций с наличностью, а вторая – для наличности, принятой компании в роли платежного агента.
  • Организация имеет филиалы – в каждом филиале имеется своя кассовая книга.

Источник: https://okbuh.ru/kassovye-operatsii/vedenie-kassovoj-knigi

Кассовая книга

Кассовая книга

Все операции по кассе организации отражаются в кассовой книге предприятия, которая ведется изо дня в день по всем видам деятельности.

Данный регистр составляет кассир на основании приходных и расходных ордеров, а правильность ее заполнения контролирует главный бухгалтер.

При проверке кассы банк и налоговые органы в первую очередь запрашивают именно этот документ, так как в нем содержится вся информация о наличных денежных потоках фирмы.

Порядок ведения кассовых операций

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Указание Банка РФ №3210-У от 11 марта 2014 определяет как правильно вести кассовую книгу.

Она должна быть в организации одна независимо от используемых систем налогообложения, за исключением компаний, которые выступают платежными агентами или банковскими платежными агентами в силу действия одноименных договоров. В соответствии с законодательством они должны организовать раздельный учет собственных средств и поступлений по агентским договорам.

Если фирма имеет обособленной подразделения, в нем также должна вестись отдельная кассовая книга.

При этом если подразделение имеет свой баланс, то копии листов книги, заверенные печатями и подписями в отчетные периоды передаются в головную компанию.

Если оно не выделено на отдельный баланс, то в самом структурном подразделении остаются заверенные копии, а оригиналы направляются в вышестоящую организацию.

Для индивидуальных предпринимателей возможен упрощенный порядок ведения операций по кассе, который в случае составления специальных регистров (книга доходов и расходов), разрешает не вести этот документ.

Кассовая книга заполняется на год.

В выходные и праздничные дни (если они согласно правилам внутреннего распорядка не являются рабочими), а также в дни, когда не было операций по кассе, вносить информацию в книгу не надо.

Оформление кассовой книги предприятия

В организациях должна использоваться унифицированная форма КО-4. Составление кассовой книги может осуществляться двумя способами — вручную и с использованием специализированной программы.

Для ручного заполнения применяются типографские журналы, состоящие из двух частей. Первая – вкладной лист, вторая отрываемая часть – отчет кассира. Книгу необходимо пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью фирмы. Она подписывается директором и главным бухгалтером. При этом обязательно нужно указать количество листов.

Бывает два вида таких регистров с вертикальной и горизонтальной ориентациями. В кассовой книге с вертикальной ориентацией заполняется сразу два листа: первый ручкой, второй под копирку. С горизонтальной ориентацией необходимо согнуть лист формы КО-4 пополам, первую половину заполнять ручкой, вторую – под копирку.

Отчеты кассира (заполненные под копирку) отделяются каждый день и вместе кассовыми ордерами сдаются в бухгалтерию для проверки. Этот журнал хранится в кассе предприятия до завершения года, потом передается в архив.

Ведение кассовой книги с использованием специализированных программ предполагает распечатку работником в конце рабочего дня отчета кассира, который также скрепляется со всеми пко и рко и передается главному бухгалтеру.

По истечении отчетного года кассир отправляет на печать все вкладные листы книги, сшивает их и скрепляет подписями директора, главного бухгалтера, печатью организации.

Нумерация осуществляется программой самостоятельно, на последней странице указывается сколько всего листов за отчетный период.

Кассир на начало и на конец каждого отчетного периода считает остатки денежных средств, суммируя итого по поступлению и расходованию наличности за день. При этом он должен проверять соблюдение лимита кассы, то есть соизмерять остаток на конец дня с максимально разрешенным размером денег, который можно хранить здесь.

Если работник кассы видит, что возможно превышение установленного норматива, он должен сдать деньги в банк. Лучше всего это делать в течение дня предварительно.

Образец заполнения кассовой книги

[ads-pc-3] [ads-mob-3] Она включает титульный лист, на котором нужно заполнить информацию о названии организации (полное или сокращенное), код ОКПО и структурное подразделение. Там же надо записать период, в течение которого оформляется этот регистр.

Вкладной лист и отчет кассира отличаются только их названиями, заполняются они совершенно одинаково.

Вверху документа указывается текущая дата, а также порядковый номер листа.

В табличной части документа делается запись об остатке денег в кассе на начало дня. Он должен соответствовать остатку на конец предыдущего дня.

Далее кассир по мере совершения операций, заносит данные в соответствующие графы книги. В графе «Номер документа» записывается номер пко или рко. В следующем столбике необходимо указать Ф.И.О.

человека или наименование юридического лица и Ф.И.О. его представителя, которые являются либо вносителями, либо получателями денежных средств.

В графе «Корреспондирующий счет» заполняется соответствующий код из Плана счетов организации.

В столбцах «Приход» и «Расход» указываются вносимые или выдаваемые суммы в рублях с копейками. Завершая день, кассир считает итоги по поступлениям и расходованию денежных средств и записывает их в строку «Итого за день». Затем работник кассы высчитывает остаток денег на конец дня: остаток на начало плюс приход минус расход.

После этого он сверяет фактический остаток с получившимся. Строка «в т.ч. на заработную плату, выплаты» заполняется когда производится выплата заработной платы или стипендии, и отражает остаток денег в кассе, предназначенных для оплаты труда.

Завершив проверку, кассир подписывает отчет, складывает и считает документы. В кассовой книге необходимо указать прописью количество приходников и расходников за день. Затем документы сшиваются и передаются в бухгалтерию. Проверив отчет кассира, главный бухгалтер на нем ставит свою подпись.

Особенности составления некоторых кассовых книг

В организации в зависимости от количества составляемых кассовых документов на один день может приходится несколько листов. В этом случае идет сквозная их нумерация. Например, за 24 апреля 2015 – листы 97 и 98, за 25 апреля — лист 99.

В кассовую книгу, заполненную вручную, можно вносить исправления.

Если надо откорректировать данные, не связанные с пересчетом остатков денег, делается прочерк неправильной записи и указывается нужное значение. Исправление визируется подписями главного бухгалтера и кассира.

В случае, если исправления влияют на остаток, необходимо перечеркнуть весь лист и сделать надпись «Аннулировано».

В течение трех дней на предприятии происходит выплата зарплаты. В это время допускается превышения лимита кассы, только необходимо заполнять строку «в т.ч. на заработную плату, выплаты», выделяя отдельно суммы оплаты труда.

Кассовая книга бланк

Скачать бланк кассовой книги по форме КО-4, Word.

Бланк кассовой книги КО-4 скачать, в формате Excel.

Кассовая книга образец заполнения, скачать в формате Pdf.

Приходный кассовый ордер.

Расходный кассовый ордер.

Источник: https://blankionline.ru/doc/kassovaya-kniga.html

Кассовая книга 2019 года: пример правильного заполнения

Кассовая книга

Как известно, деньги любят счёт. И на практике это правило действительно работает. В целях большинства фирм и организаций главенствующую роль занимает получение прибыли.

Но и без расходов абсолютно любая деятельность невозможна. Чтобы соблюсти баланс между успешным бизнесом и исполнением закона применяется понятие кассовая дисциплина.

Одной из её составляющих является обязательное ведение всеми фирмами и предприятиями кассовой книги.

Что такое кассовая книга

Кассовая книга — это бухгалтерский документ, содержащий в себе всю информацию о поступлении и расходовании денежных средств.

Конечно, законодательно существует бланк такой книги, но он является необязательным для использования.

Каждый налогоплательщик имеет возможность самостоятельно разработать и использовать в своей деятельности кассовую книгу при условии содержания в ней обязательных к заполнению реквизитов.

Порядок ведения на 2019 год

В книге учитываются все финансовые операции, осуществляемые за день

Ответственность за ведение кассовой книги лежит либо на главном бухгалтере организации, либо на человеке, которому поручено ведение бухгалтерской деятельности. Лицо ответственное за кассу назначается приказом руководителя организации.

Кассовая книга ведётся только в одном экземпляре. Исключения составляют фирмы, в которых есть обособленные подразделения с самостоятельным денежным балансом.

В этом случае каждое подразделение ведёт свою собственную книгу учёта средств.

При этом оригинал кассовой книги каждого обособленного подразделения находится в подразделении, а в главное учреждение обязательно передаются копии этой книги для обязательных отчётов и информации об учёте денежных средств.

Если руководители организации решили, что для их деятельности будет удобнее вести кассовую книгу в бумажном виде, то в этом случае кассовая книга представляет собой бумажный журнал с обязательными реквизитами.

Но всегда есть альтернатива: разрешено ведение кассовой книги в электронном виде. Так, она представляет собой специальную программу с обязательным заполнением граф.

Нюансы заполнения документа

Способ ведения документа вручную очень неудобен

Ведение кассовой книги в организации чаще всего входит в обязанности бухгалтера. Каждый день, когда производились денежные операции, кассир в начале и в конце рабочего дня сводит остатки средств.

Любой приход наличных денег в кассу фиксируется приходно-кассовым ордером, а любая выдача денег отражается в расходном ордере.

При этом номера и информация о вышеуказанных ордерах обязательно указывается в кассовой книге. Все операции таким образом учитываются в конце каждого дня и заверяются подписью главбуха. После эта информация поступает на проверку главному бухгалтеру организации.

При заполнении самой кассовой книги тоже необходимо соблюсти некоторые требования:

  • на титульном листе книги обязательно должны быть реквизиты организации (или при наличии обособленного подразделения);
  • обязательно нумерование каждой страницы книги;
  • бланк книги должен соответствовать финансовому году.

Особенности заполнения в электронном виде

Документ ведётся кассиром и заверяется бухгалтером

Бухгалтер использует в своей работе много программ. В частности, вышеуказанную книгу в электронном виде, при этом всю необходимую информацию о поступлении и расходовании денежных средств бухгалтер вносит в программу в течение дня.

Как правило, электронная кассовая книга представляет собой таблицу. Возможны два варианта ведения книги: полностью в электронном виде и электронное ведение с дальнейшей распечаткой информации. В последнем случае в конце каждого дня, после заполнения всей необходимой информации кассовая книга в бумажном виде заверяется главным бухгалтером.

При ведении кассовой книги полностью в электронном формате, заверять информацию в книге следует электронной подписью.

Для защиты информации программы от третьих лиц, рекомендовано устанавливать блокировку от несанкционированного доступа.

Хранение кассовой книги

Хранение кассовых книг в 2019 году должно производиться в соответствии с установленными регламентами.

В качестве места хранения может выступать архив организации или другое специальное место, обеспечивающее сохранность на протяжении всего срока хранения бухгалтерских документов, а именно не менее 5 лет по истечении отчетного периода. Правильное хранение кассовых книг убережёт предприятие от налоговой и административной ответственности.

Кассовая книга — один из важнейших финансовых документов в любой организации. Стоит отметить, что повсеместное введение электронных онлайн-касс не отменяет ведение кассовых книг.

  • MariYaI
  • Распечатать

Источник: https://ip-spravka.ru/kassovaya-kniga-zapolnenie.html

Инструкция и особенности заполнения кассовой книги

Кассовая книга

До недавнего времени абсолютно все юр. лица и индивидуальные предприниматели были обязаны четко следовать кассовой дисциплине, т.е. формировать кассовую книгу, составлять кассовые документы. С начала лета 2014 года индивидуальных предпринимателей освободили от ведения кассовой книги в соответствии с указанием Центрального Банка России.

Что такое кассовая книга?

Касса есть у всех юр. лиц и индивидуальных предпринимателей. Однако многие путают два понятия: контрольно-кассовый аппарат и касса.

Контрольно-кассовая машина (ККМ) — это аппарат, необходимый при приеме наличной оплаты, т.к. когда вы продаете что-то за наличные деньги, вы должны применять контрольно-кассовую машину. В некоторых случаях допускается выдача бланка строгой отчетности вместо кассового чека.

Касса — это совокупность всех наличных операций предпринимателя или организации. Т.е. по кассе отражаются и наличные доходы, и наличные расходы.

Выручку наличными, которую вы получаете, в том числе через контрольно-кассовый аппарат, или при выдаче бланка строгой отчетности, нужно отразить по кассе. Если даже у вас нет ККМ, и вы не совершаете наличных операций, кассу все равно следует вести.

Заполнение кассовой книги никак не связано с расчетом налогов. Например, по упрощенной системе налогообложения расходы не влияют на расчет налога. Точно также при уплате единого налога на вмененный доход.

Все о правилах ведения кассовых операций.

Особенности регистрации контрольно-кассовой машины в ООО.

Кто должен вести кассовую книгу?

По новому Указанию Центробанка от 11 марта 2014 года под номером 3211-У индивидуальные предприниматели могут не вести кассовые книги наравне с организациями.

Индивидуальные предприниматели и малые предприятия должны только формировать расчетные и платежные ведомости, если они выплачивают заработную плату и другие вознаграждения наличными деньгами физическим лицам. А юридич.

лица как и раньше должны вести и составлять кассовую документацию при работе с наличными деньгами.

Отмена кассовой дисциплины для ИП не означает, что они не имеют право составлять кассовые документы. Это означает, что государственные органы не вправе проверять и наказывать за отсутствие данной документации. Если с помощью кассовой книги индивидуальному предпринимателю удобно вести учет, то он вправе составлять документы и вести налоговый учет на их основе.

Как правильно оформить кассовую книгу?

Кассовая книга имеет стандартный вид, что упрощает ее заполнение. Но нужно соблюдать определённые требования к порядку оформления кассовой книги. Итак, как вести кассовую книгу?

  • На титульном листе книги должны располагаться полные реквизиты юридического лицa или индивидуального предпринимателя, а также промежуток времени, в течение которого она будет вестись.
  • Одну книгу можно использовать на протяжении лишь одного календарного года. Не допускается использование одной книги на протяжении нескольких лет.
  • В книге все страницы должны быть пронумерованы и прошиты, а в конце обязательно указание количества страниц.

Инструкция по заполнению кассовой книги

В соответствии с новым Указанием, весь порядок ведения кассовой документации будет делиться на: обычный и упрощенный. По простому порядку документацию будут вести ИП и субъекты малого предпринимательства, а соблюдать обычный порядок должны все юридические лица, кроме банков.

Подписи в кассовой документации должны проставлять бухгалтер и кассир. Если на предприятии отсутствует бухгалтер, тогда подписи проставляет руководитель организации. А также, если кассовые операции осуществляет только предприниматель, то в документации достаточно его подписи.

С начала июня 2014 платежные агенты для учета денежных средств, которые были получены по средствам агентской деятельности, обязаны вести отдельную кассовую книгу. Также отдельными ордерами должны оформляться все операции по принятию и расходу денежных средств в рамках деятельности платежного агента.

Важно, что после нового Указа Центрального банка, все формы документов не претерпели изменений.

Как получить выписку из ЕГРЮЛ?

Как долго регистрировать ИП в налоговой?

Общее понятие о статистических кодах для Общества с Ограниченной Ответственностью: http://svoy-business.com/nachalo-deyatelnosti/osnovyi-biznesa/otkryitie-ooo-poshagovaya-instruktsiya.html

Требования к ведению кассовой книги включают в себя обязательное оформление данной операции на основании 6 документов:

  • книга для учета выданных и принятых денег необходима для учета движения денежных средств в течение дня;
  • приходный и расходный кассовые ордеры, предназначенные для оформления поступления и выдачи в кассу наличности;
  • кассовая книга, необходимая для сбора информации обо всех операциях с наличными деньгами;
  • платежная ведомость для учета выплаченной заработной платы;
  • расчетно-платежная ведомость, предназначенная для учета рабочих часов, удержаний и выплат заработной платы работникам.

В бумажные кассовые документы, кроме приходного кассового ордера, можно вносить исправления. Они должны оформляться особенным образом. Рядом с каждой поправкой необходимо указать инициалы лиц, которые исправили данные, а также дату исправления.

Как заполняется кассовая книга в свете произошедших изменений?

1. Всю кассовую документацию разрешается вести в электронном формате. Исправления в данных документах недопустимы. Для подтверждения документов необходима электронная подпись.

2. Не требуется заполнение отчетов кассира (второго листа кассовой книги).

3. Единый приходный кассовый ордер теперь можно оформить не только на основании дневной контрольной ленты кассового аппарата, но и на основании БСО.

4. Получателю больше не нужно указывать сумму полученных наличных письменно в расчётном кассовом ордере.

5. Для выдачи денег в подотчет работнику необходимо оформить в произвольной форме заявление, в котором будет указана сумма наличных и срок, на который выдаются денежные средства, дата и подпись директора.

6. В ведомостях о выдаче заработной платы по-прежнему напротив фамилии работника указывается «депонировано», а вести реестр депонированных средств больше не требуется.

Образец оформления кассовой книги

Образец кассовой книги обязательно учитывает следующие правила:

  • на титульном листе обязательно указание полных реквизитов юридического лица или индивидуального предпринимателя, а также временной промежуток, на который заводится книга;
  • на бланке листов, сверху, указывается полная дата заполнения листа;
  • в ячейке «остаток средств на начало рабочего дня» цифрами вносится сумма денежных средств, находящихся в кассе на начало дня. Эта цифра переносится из ячейки «остаток средств на конец дня» за предыдущий рабочий день;
  • по данным расходного и приходного кассовых ордеров заполняются с 1 по 5 столбцы;
  • в первом столбце указывается номер ордера;
  • во второй столбец вносятся фамилия и инициалы лица, которое получило либо сдало деньги в кассу;
  • третий столбец заполняется только организациями;
  • суммы расхода и прихода вносятся в остальные два столбца;
  • сумма всего расхода и прихода, указанных в предыдущих строках, вносится в поле «перенос»;
  • на все незаполненные ячейки ставится прочерк;
  • в ячейку «итого за день» цифрами вносятся отдельно суммы прихода и расхода за рабочий день;
  • в ячейке «остаток на конец дня» указывается остаток наличных в кассе, который необходимо рассчитывать по формуле:

ОНД+СПД-СРД, где

ОНД — остаток наличных средств на начало дня,

СПД — сумма прихода за рабочий день;

СРД — сумма расхода за день.

  • ниже расписывается кассир и бухгалтер (или руководитель предприятия);
  • еще ниже указывается количество приходных и расходных кассовых ордеров.

Как сшивать кассовую книгу?

Вся книга должна содержать сквозную нумерацию всех листов. Книгу следует прошнуровывать или прошивать и заверять печатью и подписью бухгалтера (либо руководителя) и директора. В конце книги указывается общее количество листов книги цифрами и прописью.

Как же прошить кассовую книгу? Для этого необходимо:

• определить период, за который сшивается книга, проверить наличие и правильность всех страниц;

• пронумеровать все листы;

• при помощи нитки с иголкой сшить книгу так, чтобы узелки на концах ниток находились сзади книги. На узелки ниток следует наклеить маленькие прямоугольники, вырезанные из чистой бумаги;

• на книгу приклеивается бумага, в которой должны указываться цифрами и прописью, сколько пронумеровано и прошнуровано страниц, а также, сколько листов заверено печатью. На этой же бумаге расписывается директор и бухгалтер, ставится печать.

Сшивание книги не составляет большого труда.

Кассовая книга — бланк и образец заполнения (скачать)

Кассовая книга

Кассовая книга, или форма КО-4, наравне с приходным и расходным кассовыми ордерами относится к документам строгой отчётности и, следовательно, должна заполняться по определённым, не слишком сложным правилам.

Ведение кассовой книги обычно поручается кассиру, а в случаях, когда он не имеет возможности заполнить несколько очередных граф, — его заместителю.

Процесс осуществляется на основании упомянутых ранее ПКО и РКО после каждой совершаемой операции и не отнимает много времени.

Как правильно заполнять кассовую книгу КО-4, избегая ошибок и недоразумений, а также где можно бесплатно скачать бланки документа для Excel и Word и готовый образец, — смотрите далее.

Как заполнять кассовую книгу?

Как уже было упомянуто, кассовая книга, или форма КО-4, заполняется на основании расходного и приходного кассовых ордеров.

Аккуратное ведение и своевременное внесение в документ новых сведений — обязанность любого юридического лица, которая может быть возложена на кассира (наиболее распространённый вариант) или сотрудника бухгалтерского отдела. Преимущество второго способа — возможность избежать расхождений между ПКО, РКО и КО-4.

Кассовая книга заполняется кассиром или другим уполномоченным лицом, а проверяется бухгалтером

Важно: начиная с 2014 года индивидуальные предприниматели официально освобождены от обязанности заполнять кассовую книгу.

Согласно принципу упрощённого порядка ведения кассовых документов ИП может продолжать использовать привычную схему документооборота, однако имеет право в любой момент отказаться от КО-4, ПКО и РКО без каких-либо последствий для себя.

Правда, для упрощения перехода настоятельно рекомендуется завершить заполнение кассовой книги за отчётный период, иначе путаницы в отчётности не избежать.

Унифицированная форма КО-4, отходить от которой не допускается, была разработана Госкомстатом и утверждена в 1988 году. Ввиду крайней простоты бланка никаких изменений с тех пор вносить не требовалось, а потому остался неизменным и порядок заполнения листов документа.

  Сколько стоит пройти медкомиссию на работу?

Единственное нововведение за последние годы — возможность вести кассовую книгу не только вручную, заполняя разлинованный лист или напечатанный на компьютере бланк (аналогичная ситуация сложилась и с внутренней описью документов личного дела), но и на компьютере. В первом случае форма КО-4 должна заверяться подписями ответственных лиц и печатью или штампом предприятия; во втором — полученной в установленном порядке электронно-цифровой подписью организации.

Кассовая книга заполняется по мере поступления ордеров. Если за день не было проведено ни одной операции с ПКО и РКО, никаких отметок в документ вносить не требуется.

Если получение или выдача наличных производились, кассир, сделав соответствующие пометки, должен в конце рабочего дня заверить лист сам, а после предоставить КО-4 для подписи главному бухгалтеру; такой же принцип действует, если документ заполняется сотрудником бухгалтерского отдела.

Важно: в пределах юридического лица, вне зависимости от того, сколькими видами деятельности оно занимается, заполняется только одна кассовая книга.

Исключение — обособленные подразделения и филиалы, ведущие в установленном порядке свои документы.

Таким образом, как и в случае с журналом регистрации трудовых книжек, в одной организации может быть несколько актуальных форм КО-4.

Порядок заполнения кассовой книги:

  1. На титульном листе указываются, сверху вниз:
    • код ОКПО (приведённый выше шифр ОКУД менять не нужно: он относится к бланку, а не документа);
    • полное официальное наименование организации (здесь же может быть добавлено сокращённое название, хотя это и необязательно);
    • если кассовая книга ведётся в одном из подразделений компании, в поле ниже следует привести и его наименование (в противном случае — поставить прочерк);
    • под надписью «Кассовая книга» следует указать отчётный период заполнения документа (например, май-июнь 2018 года).
  2. Над основной таблицей необходимо вписать дату заполнения очередного листа (к примеру, 26 августа 2017 года) и указать его порядковый номер.
  3. В основной таблице следует привести:
    • в верхней строке (в графе «Приход») — остаток в кассе на начало дня;
    • в графе «Номер документа» — порядковый номер (используется сквозная нумерация) РКО или ПКО;
    • в графе «От кого получено или кому выдано» — наименования организаций-контрагентов или частных лиц, от которых поступили или которым были выданы наличные средства;
    • в графе «Номер корреспондирующего счёта, субсчёта» — соответствующие номера, прописанные в РКО и ПКО;
    • в графах «Приход» и «Расход» — объёмы производимых на основании тех же ордеров операций в рублях и копейках;
    • в графе «Итого» — суммарные объёмы двух вышеназванных столбцов;
    • в графе «Остаток на конец рабочего дня» следует вписать, сколько денег осталось в кассе на указанный момент.
  4. В конце основной таблицы должны поставить свои подписи работник, заполнявший кассовую книгу (обычно кассир), и проверяющее лицо (бухгалтер или главный бухгалтер).
  5. В конце документа (перед подшивкой) указывается общее количество листов. Ниже ставятся оттиск печати или штампа предприятия (если документ заполняется не в электронной форме) и подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия (подразделения, филиала).

Важно: при оформлении КО-4 на компьютере документ заверяется не реальными подписями и печатями, а усиленной электронно-цифровой подписью компании.

Кассовая книга — бланк (скачать Word)

  • Скачать бланк кассовой книги .doc

Скачать бланк кассовой книги КО-4, подходящий для заполнения в любом текстовом редакторе, например MS Word, можно по ссылке выше.

Кассовая книга — бланк (скачать Excel)

  • Скачать бланк кассовой книги .xls

Скачать бланк кассовой книги КО-4, пригодный для работы в любом редакторе электронных таблиц, например MS Excel, можно по ссылке выше.

Кассовая книга — образец заполнения

  • Скачать образец заполнения кассовой книги .doc

Хотя заполнение формы КО-4 и не представляет особой сложности (тем более для опытного сотрудника), не будет лишним ознакомиться с образцом её оформления. Скачать документ для работы в MS Word можно по ссылке выше.

Подводим итоги

Кассовая книга, или форма КО-4, заполняется в течение рабочего дня кассиром или другим уполномоченным лицом, а проверяется бухгалтером. Если документ оформляется вручную, на каждом листе должны стоять подписи исполнителя и проверяющего лица, а в конце книги — главного бухгалтера и руководителя организации.

https://www.youtube.com/watch?v=4xasJ5w3kKw

Согласно действующим нормам индивидуальные предприниматели могут отказаться от заполнения кассовой книги, равно как и приходного и расходного кассовых ордеров.

Документ оформляется в единственном экземпляре для предприятия или в нескольких, если речь идёт о подразделениях или филиалах крупной компании.

При заполнении КО-4 на компьютере для заверения документа используется полученная в установленном порядке электронно-цифровая подпись.

Источник: https://uvolsya.ru/raznoe/kassovaya-kniga-skachat-besplatno/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.