График отпусков

Содержание

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

График отпусков

Графиком отпусков называют документ, в котором фиксируется очередность предоставления сотрудникам компании оплачиваемых отпусков на протяжении года (ст. 123 ТК РФ). Для чего необходим график отпусков, как правильно составить этот документ и что при этом стоит учесть, узнаем из настоящей статьи.

Как составить график отпусков: предварительный этап

Оформление графика отпусков дает возможность работодателю своевременно предоставлять отпуска, выплачивать отпускные, контролировать эти операции, не допуская накапливания неиспользованных дней отпуска.

Современная судебная практика по трудовым спорам свидетельствует: значительная доля разбирательств происходит именно по поводу предоставления отпусков.

Поэтому составление графика отпусков проводят, опираясь на такие критерии:

  • соблюдение гарантий, установленных действующим российским законодательством, в части предоставления отпусков персоналу компании, в т. ч. преимущественным категориям (льготным, т. е. имеющим право на предоставление отпуска в удобное для себя время) учитывать их пожелания. К таким группам относятся:
    • сотрудницы, имеющие 2-х и более детей до 12 лет;
    • мужья, жены у которых находятся в декретном отпуске;
    • несовершеннолетние работники;
    • почетные доноры РФ;
    • супруги военнослужащих, планирующие отпуск совместно с мужем;
    • ликвидаторы Чернобыльской аварии;
    • совместители, поскольку этой категории работающих отпуск предоставляется в то же время, что и по основному месту работу.

Целесообразнее у этих групп сотрудников взять соответствующие заявления, где будут изложены их пожелания. К тому же, они будут служить подтверждением действительного предоставления отпуска в желаемое время. Если в оформленном графике учтено пожелание заявителя, то внести изменения времени отпуска впоследствии можно будет по обоюдному согласию сторон.

  • организационные особенности имеющихся производств в компании. К примеру, конвейерные технологии, применяемые в цехах, не позволяют массовое предоставление отпусков в летний период – это может привести к снижению объема выпуска, а, следовательно, и прибыльности в целом. Или напротив, уход персонала, занятого на сезонных работах в отпуск в периоды затишья – весьма грамотный ход, способный обернуться заметной экономией ресурсов.

График отпусков, правила оформления и внесение изменений в него должны быть закреплены во внутрифирменных локальных актах, таких как колдоговор или правила внутреннего распорядка. Это поможет избежать возникновения конфликтов на почве предоставления отпусков.

Когда составляется график отпусков на следующий год

Подписывает график начальник службы управления персоналом. Затем согласовывается с профорганом (при наличии) и утверждается руководителем.

Все мероприятия по планированию очередности ухода в отпуск сотрудников на будущий год компании необходимо завершить как минимум за две недели до окончания текущего года, т. е. график отпусков утверждается не позднее 17-го декабря включительно.

Руководителям предприятий с пятидневной рабочей неделей датировать утверждение графика отпусков следует рабочим днем, поскольку если этой датой будет выходной день, то при возможной проверке компании трудовой инспекцией могут возникнуть вопросы по поводу выхода на работу в выходной день и оплаты труда в установленном законом двойном размере.

Существует унифицированная форма графика (№ Т-7). В настоящее время ее обязательное применение не требуется, компании вправе использовать ее или разрабатывать собственные, удобные для них формы.

Главное условие, выдвигаемое законодателями – применяемые документы должны соответствовать требованиям закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402 в части наличия обязательных реквизитов (ст. 9), а использование их – закреплено в учетной политике фирмы.

Чаще всего новый бланк графика – это модернизированная типовая форма, доработанная в соответствии со спецификой производства.

В график отпусков вносят сведения о времени предоставления ежегодных основных и дополнительных оплачиваемых отпусков, а также информацию о их переносе. К моменту утверждения графика первые 6 граф, тех, что касаются сведений о контингенте и планируемых датах (месяцах) отпусков, должны быть заполнены.

График отпусков – документ работающий, поскольку следует не только придерживаться установленной очередности, но и вносить в него записи на протяжении всего года.

Так в графе 7 проставляется фактическая дата ухода в отпуск, а 8-я и 9-я графы предусмотрены для внесения изменений, если они будут, например, при отзыве сотрудника из отпуска либо его переносе. Перенос отпуска по инициативе сотрудника возможен с разрешения руководителя и по завизированному письменному заявлению.

В графе 10 указываются дополнительные сведения – причины отзыва либо замена доли отпуска выплатой денежной компенсации с отметкой номера и даты соответствующего приказа и др.

Как составляется график отпусков для вновь принятых работников

Поскольку утверждается график в конце года, а прием нового персонала осуществляется постоянно, перед предприятием встает вопрос: как вносить и вносить ли изменения в связи с этим обстоятельством? Законодательством этот аспект не освещен, а в компаниях обычно используют один из вариантов:

  • оформляют дополнение к графику по применяемой в компании форме и вносят сведения об отпусках принятого персонала. Составляют его так же, как и основной график: с подписью кадровика, согласованием профкома и утверждением руководства;
  • не корректируют действующий график, а новых сотрудников отправляют в отпуск, согласовывая заявления с руководством.

Знакомить ли с графиком отпусков персонал компании

Несмотря на то, что законом порядок ознакомления сотрудников с графиком отпусков не установлен, все же он является важным документом для каждого и требует ознакомления. В разных организациях этот вопрос решают по-разному: кто-то составляет специальную ведомость и знакомит каждого сотрудника под роспись, кто-то вывешивает на оповестительных стендах копию утвержденного графика и т.п.

Преимуществом применения этого документа внутри компании является то, что заявление на отпуск сотруднику писать не нужно. Контролируя исполнение графика, кадровая служба письменно уведомляет работников за 2 недели о времени наступления отпуска.

Трудовая инспекция весьма тщательно проверяет как оформлен график отпусков. Как правильно составить эту форму мы объяснили. Заметим, что игнорирование оформления документа повлечет административные штрафные санкции:

  • для должностных лиц и предпринимателей — от 1 до 5 тыс. руб.;
  • для предприятий – от 30 до 50 тыс. руб. 

Источник: https://spmag.ru/articles/grafik-otpuskov-pravila-oformleniya-i-vnesenie-izmeneniy

Как правильно составить график отпусков по всем нормам ТК

График отпусков

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Как правильно составить график отпусков в соответствии с формой T-7

Каждый человек, который устроен на работу официально, имеет право брать отпуск каждый год и компания должна оплатить его.

Однако допустить ситуацию, когда весь отдел ушел на отдых, и работа компании остановилась, работодатели не могут.

Поэтому и появился график отпусков, данный локальный акт помогает сотрудникам отстоять их право на отпуск, а начальству поможет обезопасить себя от остановки деятельности его компании.

График отпусков – суть документа

График отпусков – локальный акт компании, в котором прописаны сроки и порядок очереди отпускников. Его составление нужно для того, чтобы следить и обеспечивать присутствие на рабочем месте того количества человек, которое требуется для нормального функционирования компании.

График отпусков

Составление графика отпусков подчиняется своим правилам и законам. Основное правило заключается в том, что составляют его 1 раз в год и не имеют право изменять.

Внести какие-либо непредвиденные корректировки или изменения в него можно лишь на основании выпущенного приказа о переносе отпуска, подписанного главой компании.

Также он должен быть согласован с администрацией фирмы и, если таковые имеются, то профсоюзной комиссией.

Основанием для составления графика отпускников являются личные требования работников, кто и когда бы хотел уйти в отпуск. Однако компания должна иметь нормативные и местные акты, в которых будет прописано, сколько человек, из работающих в одном отделе, могут сразу уйти в отпуск, не создавая препятствий технологическому процессу работы компании.

ТК РФ предусматривает, что график отпускников должен быть составлен и подписан главой организации не позднее 16 декабря, то есть за 14 дней до наступления нового отчетного периода. Соответственно начать его составление и опрос сотрудников следует еще в ноябре, или даже октябре, чтобы делать все неспешно и без ошибок.

Новые работники, принятые на протяжении текущего года в организацию дополнительно не включаются в график отпусков. Они могут либо договориться с начальством о своем отпуске, если это возможно, либо пойти в отпуск на следующий год, когда они будут официально включены в очередь отпускников.

То есть график отпусков – это необходимый для компании документ – список всех работающих на предприятии и их очередь на отпуск. Составляется единожды и без законных оснований измениться в течение года не сможет.

Нужен ли график отпусков организации со штатом 5 рабочих?

ТК гласит, что иметь график отпусков должны все формы организаций вне зависимости от ее размеров, этот документ обязателен и компания не имеет право не составлять его.

Данный график обеспечивает права работника на отдых, которые предоставило ему законодательство, определяет его очередь в списке сотрудников-отпускников, а также заставляет работодателя строго следить за соблюдением прав своего подчиненного на ежегодно оплачиваемый отпуск.

Если при проверке трудовая инспекция не сможет обнаружить у работодателя данного графика, то они имеют право наложить на него штрафные санкции.

Правильно составляем график на отпуск

График отпусков является местным актом предприятия. Существует установленная форма, по которой составляется данный график, а пример составления всегда можно найти на просторах сети Интернет.

Каждое отдельное структурное подразделение должно иметь собственный график отпусков, это считается наиболее удобным вариантом из всех.

Как не ошибиться

В случае если в отделе кадров сместили чей-то отпуск в соответствии с законодательством, то данный график отпускников должен вернуться назад руководителю подразделения, с целью его ознакомления сотрудника об изменении времени отпуска.

Так как перенос отпуска одного рабочего может привести впоследствии к смещению еще нескольких отпускных периодов. Все работники, чьи отпуска были по какой-то причине перемещены, должны ознакомиться, после чего документ подписывается руководителем «структурки» и возвращается в отдел кадров.

После того, как все подписи и согласования графиков отпускников всех структур были собраны, в отделе кадров делается сводный график по всему предприятию.

Так, график отпусков сначала составляется каждым отделом и далее согласовывается с отделом кадров. После согласования со всеми и сбора графиков всего предприятия, отдел кадров делает сводный общий график всей компании.

Что обязательно должно включаться в график отпусков

Итак, в график необходимо включить:

  • срок основного отпуска, который оплачивается каждый год, выраженный в количестве дней
  • срок дополнительного отпуска, который оплачивается каждый год, выраженный в количестве дней
  • часть дней, которые не были использованы в отпуске ранее либо весь отпуск неиспользованный ранее
  • количество дней отложенных на будущий отпуск

Некоторые граждане имеют льготы для продления отпуска согласно законодательным актам. К ним относятся:

Длина отпуска

  • несовершеннолетние работники, не достигшие 18 лет, их отпуск – 31 день
  • работники образовательных учреждений имеют право на 42 или 56 дней отпуска
  • инвалиды, занятые в компаниях независимо от их правовых форм имеют право на отпуск не менее 30 дней
  • государственным служащим должны давать отпуск в 30 дней
  • также судьи, работники прокуратуры и муниципальные служащие, сотрудники полиции и налоговой должны отдыхать 30 дней в год

Некоторым гражданам должны предоставлять оплачиваемый дополнительный отпуск каждый год:

  • если работа осуществляется в производстве вредном или опасном
  • если у работника нет фиксированного времени для работы и работает он и днем, и ночью
  • если работа осуществляется в условиях Крайнего Севера или регионах приравненных к нему
  • в иных случаях, которые предусмотрело российское законодательство

Работодатель при желании сам может предоставить дополнительные оплачиваемые дни отпуска рабочему по предварительной договоренности с сотрудниками профсоюза или же другими выборными органами.

Если служащий имеет право на несколько льгот продлевающих ему отпуск, то все они суммируются друг с другом. И только их конечная сумма является количеством дней отпуска. Работник может взять отпуск целиком либо же разделить его и взять в разные периоды – это право, в котором ему отказать не могут.

Также законодательством определена категория лиц, которые имеют право на взятие отпуска во время, выбранное по собственному желанию. Данное дополнение также должно быть зафиксировано в графике отпусков, так как эти люди могут менять свое решение о начале своего отпуска в течение всех 365 дней, и руководство обязано эту дату изменить.

Итак, график отпусков, обязательно должен содержать все то количество дней, сколько работник может находиться в отпуске, со всеми льготными и дополнительными периодами. Также в графике отпусков должны быть сделаны пометки напротив тех фамилий, кто имеет право изменить начало своего отпуска и с чьим мнением считаться придется.

Проведение опроса

Пожелания сотрудников

Опрос работников компании это один из важнейших шагов на пути к составлению готового графика отпусков. Каждый, кто работает, имеет право на то, чтобы высказаться, когда он хочет уйти в отпуск. Опрашивать сотрудников может и кадровая служба, и начальники цехов или уполномоченные сотрудники отделов, которые имеются в любой компании.

Далее после опроса составляется набросок будущего графика, отправляется в отдел кадров, в случае необходимости с изменениями обратно на структурное подразделение, и только после улаживания всех нюансов выводится общий график отпусков всех структурных подразделений по всей компании.

Дни прошлого отпуска, куда их деть

Часто на практике встречаются случаи, когда оказывается, что работник накопил множество дней за неиспользованные прошлые отпуска.

Это происходит, если сотрудник вообще не брал отпуск, либо брал меньшее количество положенных ему дней. Тогда отпускные дни должны даваться сначала за нынешний, а уже после за года ранее.

Работник может взять их сразу целиком все, а может раскидать на весь год.

Скопившийся отпуск

Если сотруднику удалось добиться согласования с руководителями, то он может в течение всего года, выбирать неиспользованные дни отпуска. В обязательном порядке неиспользованные дни должны указываться в графике отпусков, в противном случае их можно попросту утерять. Однако работник может их восстановить в случае, если удастся договориться с руководителем.

Получается, что работник может воспользоваться всеми своими днями неиспользованного отпуска после того, как отгуляет все дни текущего. Можно как присоединить дни отпуска, которым не пользовался, так и раскидать их по собственному желанию на весь год.

Форма T-7, что это и откуда берется?

Существует унифицированная форма T-7 для составления графика отпусков.

Ранее вносить в нее изменения было нельзя, однако на данный момент правительство разрешило не только самостоятельно менять ее, то есть добавлять собственные графы и удалять ненужные для удобства пользования, но и разрабатывать собственные первичные документы для составления данного графика.

Многие компании, несмотря на разрешение менять в документе графы, так и продолжают пользоваться унифицированной формой, так привычнее и удобнее. Данная форма и есть утвержденный график отпусков с подписями всех руководителей подразделений и директора.

Скачать бланк графика отпусков [131.01 KB]

Скачать унифицированную форму можно через Интернет, введя в поисковую строку запрос «Унифицированная форма T-7». Далее нужно просто заполнить все имеющиеся там графы, если компания использует унифицированную форму.

Унифицированная форма T-7 является наиболее часто используемой для составления графика отпусков, именно в таком виде утверждается данный график после ее заполнения.

Согласование графика отпусков с профсоюзом

Унифицированная форма T-7, чье последнее обновление было еще в 2004 году, создавалась в соответствии с Кодексом законов о труде РФ и имела наряду с прочими графу согласования графика отпусков с профсоюзными деятелями. Однако в настоящее время ТК РФ позволяет не согласовывать с профсоюзом данный график, по причине их отсутствия в большинстве мест, что должно быть указано в соответствующей графе в форме T-7.

Однако если предприятие имеет свою собственную профсоюзную организацию, то согласование должно производиться.

Если согласовывать все-таки приходится, то этот момент проходит еще на стадии предварительного составления графика, когда уже начальники структурных подразделений и кадровый отдел поставили свои резолюции под графиком, он согласовывается с начальником профсоюза, после чего несется на подпись директору организации. После этого внесение в график отпусков каких-либо изменений считается невозможным.

Переносим отпуск

Внеплановый отпуск

Если сотрудник по каким-либо причинам не может уйти в отпуск в отведенное ему время, и он хочет перенести его, то он должен подойти к своему руководителю и составить заявление о переносе даты начала отпуска. Если ответ руководства будет положительным, и они готовы перенести отпуск сотруднику, то в графах 7-9 формы T-7 делаются соответствующие пометки.

Если сотрудник совсем отказывается от отпуска по личным или же производственным причинам, то в графе 10 «Примечание» пишется, что отпуск сотрудника будет перенесен на следующий год.

Перенос отпуска сотрудника или отказ от него зависит от решения руководства, которое они будут принимать на основании объяснения сотрудника о причинах, чем весомее причина переноса или отказа, тем больше шансов на позитивное решение. Если это действительно будет так, то все изменения в графике должны оформляться через приказ с пометками в соответствующих колонках графика отпусков.

Примеры ошибок при оставлении графика отпусков

Если при составлении графика отпусков специалист допустил ошибки, то в конечном результате они приведут к:

  • невозможности найти исполняющего обязанности сотрудника, который на данный момент в отпуске
  • возникновению проблем при начислении денег за отпуск
  • возможному нарушению технологического процесса

При нарушении сроков составления графиков, могут быть наложены штрафные санкции:

  • до 50000 рублей
  • на юридические лица до 30000-35000 рублей
  • приостановка деятельности фирмы на срок до 3 месяцев

Типичными ошибками при составлении графика считаются:

Ошибки в документах

  • составление графика отпусков без учета желания сотрудников
  • в график может попасть не только основной вид отпуска, а например, еще декретный отпуск – это также считается недопустимым
  • сотрудник может получить 2 равносильных отпуска в нынешнем году только в том случае, если он пришел на работу в прошлом и не получил в нем отпуск, эти данные должны также отражаться в графике отпусков
  • отказ в предоставлении отпуска в удобное время тем категориям людей, кому это право принадлежит по закону
  • разделение отпуска сотрудника на несколько частей без его ведома и подписи считается недопустимым

Существует несколько практических советов при составлении графика отпусков, пользуясь которыми можно облегчить данный процесс:

  1. Нельзя отправлять в единовременный отпуск начальника отдела вместе с его замом.
  2. Отдел должен быть обеспечен достаточным количеством народа для его нормального функционирования.
  3. Специалисты, занимающиеся одним и тем же делом, в одном и том же профиле не могут совместно уходить в отпуск.
  4. Если за несколько лет накопился ни один отпуск, то рациональнее его будет разбить, чем отгулять единым.
  5. Нерационально будет возлагать исполнение обязанностей работника ушедшего в отпуск, на человека, который может по законодательству уйти в отпуск в любое время.
  6. Распределяя отпуска между сотрудниками важно помнить, что от этого не должен страдать ни процесс, ни люди, которые остаются.

Если график отпусков составлен неверно, это может привести к массе затруднений в дальнейшем ходе работы. Так что стоит относиться к этому очень серьезно и сосредоточено.

График отпусков должна иметь любая организация, иначе в отношении нее может начаться проверка, и если действительно будет выявлено, что данного графика нет, то наложение штрафных санкций – это самое малое, что может произойти, вплоть до приостановки работы всей организации.

График отпусков важный и обязательный документ в работе абсолютно каждой организации.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: http://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/kak-pravilno-sostavit-grafik-otpuskov.html

График отпусков

График отпусков

Так как в Трудовом Кодексе нет указания на то, что мы обязаны фиксировать в графике отпусков дату фактического ухода работника в отпуск, то предлагаю из формы Т-7 убрать эту графу, и все, что связано с переносом отпуска и реквизитами документа, его утверждающего. Как показывает практика, для удобства работы нам не хватает других данных, их мы и добавим.

Например, графу о дополнительном отпуске (если они предусмотрены в компании), графу об остатках отпусков за предыдущий период или «северные» отпуска. Иногда кадровики добавляют графу ознакомления работника с графиком отпусков. 

Обращаю ваше внимание, что график отпусков это не Локально-Нормативный акт, и обязанности работодателя знакомить работников с ним нет.

Кроме того, в законе «О персональных данных» говориться о том, что любая информация, связанная с конкретным работником, является его персональными данными и не подлежит распространению. Следовательно, вывешивание графика отпусков в доступном всеобщему обозрению является нарушением.

Чтобы этого избежать, я раздаю выписку из утвержденного графика отпусков руководителям подразделений, у которых каждый работник может ознакомиться с ним при желании.

Перед заполнением графика отпусков

Определяем список тех, кто в этот график будет внесен, а именно:
 – Сотрудники, находящиеся в штате на дату утверждения включительно

 – Те, кто оформлен на срочный трудовой договор. При этом будем учитывать срок такого договора. Если договор заканчивается в декабре текущего года, то такого сотрудника включать не будем, но если он заканчивается в следующем году — планируем отпуск. Работники по договору гражданско-правового характера в график отпусков не включаются.

 – Те, кто находятся в отпуске по уходу за ребенком. Т.к., эти сотрудники (цы) уже находятся в отпуске, то предоставление двух отпусков одновременно невозможно. Если молодой родитель изъявит желание и выйдет на работу, то мы сделаем приложение к графику отпусков, указав даты отпуска

 – “Потеряшки”. Это сотрудники, которые фактически долгое время отсутствуют на рабочем месте, и мы проводим мероприятия по их розыску.

Мы им заблаговременно пишем письмо о том, что сейчас идет формирование графика отпусков, и просим указать предпочтительные даты.

В самом графике отпусков делаем примечание напротив фамилии работника, что более точная дата будет определена по выходу работника

 – Совместители. У внешних совместителей мы запросим справку с основного места работы, чтобы указать те же даты и в своем графике, а для внутренних совместителей мы отведем 2 строки, в одной указав отпуск как у основного работника, а во второй — как для совместителя.

А как быть с теми, кто принят на работу после утверждения графика отпусков? Четкого ответа на этот вопрос нет. Проверяющие органы не могут наказать работодателя за отсутствие таких сотрудников в графике отпусков.

Но! Отпуск связан с денежными выплатами, а также мы не можем нарушить рабочий процесс, поэтому есть смысл по мере необходимости делать приложения к утвержденному графику отпусков, включая туда новых сотрудников.

Часто на курсах задают вопрос: если работник и работодатель не сошлись в едином мнении о  дате предоставления отпуска. Кто прав? Согласно нашему законодательству, работодатель обязан учитывать мнение льготных категорий граждан, а вот остальных — нет.

Работодатель обязан предоставлять работнику отпуск так, чтобы не нарушить нормальный ход работы организации. Поэтому будем искать компромисс в этом вопросе.

Обратите внимание на продолжительность ежегодного отпуска.

У некоторых категорий граждан отпуск превышает 28 календарных дней.

Разделение отпуска на части

В Трудовом Кодексе сказано, что допускается разделение отпуска на части (внимание!) по соглашению между работником и работодателем.

Соответственно, ни в каких Локально-Нормативных актах, ни в Трудовом договоре мы не можем написать, что «в компании принято разделение отпуска на 14 и 14 дней» или «предоставляется отпуск в количестве дней кратного 7». Это грубое нарушение.

В нашем законодательстве не сказано, как должно выглядеть согласие работника и работодателя о разделении отпуска на части. Не нужно придумывать себе лишнюю работу и делать Дополнительные соглашения к Трудовому договору. 

А как же тогда зафиксировать достигнутые соглашения?

Если компания небольшая, то можно попросить работника написать заявление с просьбой разделить отпуск на части (с указанием размеров частей и дат начала) и визой руководителя о согласии.

Если компания большая, то я поступаю так. Заранее раздаю руководителям подразделений шаблон графика отпусков, и предоставляю им возможность самостоятельно урегулировать вопросы с датами.

Затем, каждый работник в этот шаблон собственноручно вписывает свою фамилию, имя, должность и указывает даты начала отпуска и количество дней (или период «с.. по..») и расписывается. Все это визирует руководитель структурного подразделения.

Некоторые кадровики просят еще к этому написать заявление о разбиении отпуска на части.

Как указывать даты отпусков?

Вариант 1. Сотрудник указывает точную дату начала отпуска и его продолжительность. Мы рассчитываем дату окончания (не забывайте, что праздничные дни продлевают очередной отпуск).

Вариант 2. Сотрудник указывает месяц, в котором он идет в отпуск. Т.к., согласно Трудовому Кодексу, мы обязаны предупредить о дате начала отпуска заранее, то за 3 недели мы пишем ему извещение, где напоминаем о дате начала отпуска и просим уточнить конкретные дни.

Утверждение графика отпусков

График отпусков утверждает руководитель организации или уполномоченное лицо. Если мы говорим о филиале или обособленном структурном подразделении, то это право может быть передано Руководителю подразделения по доверенности.

Ознакомление работника о начале отпуска

Государственная трудовая инспекция не считает наличие подписи работника в графике отпусков как акт ознакомления о начале отпуска. Исключением является если работник расписывается в графике за 2 недели до начала и ставит дату ознакомления. Но это возможно только в малых предприятиях.
Как можно ознакомить работника о начале отпуска?

 – Извещение. Мы направляем сотруднику уведомление о предстоящем отпуске. Если сотрудники находятся все в одном месте, то это не составляет труда. Работник расписывается, проставляет дату собственноручно (за 2 недели до даты начала отпуска)

 – Журнал (тетрадь) уведомлений у руководителей подразделений. Делаю рассылку по электронной почте руководителям, что у их подчиненных запланирован отпуск и прошу их ознакомить

 – По электронной почте дистанционных работников. В ответ получаю подтверждение от работника, заверенное электронной подписью, а потом почтовое отправление с бумагой

Некоторые кадровики делают приказ о предоставлении отпуска за 3 недели до начала. Это удобно и неудобно одновременно. Неудобство связано с тем, что в некоторых кадровых программах при создании приказов происходит одновременное начисление и, если работник решит перенести отпуск, то придется уничтожать приказ и так далее.

Перенос отпуска

Если работник не согласен с той датой начала отпуска, которую ему определил работодатель: на уведомлении пишет: «не согласен!». Наша с вами обязанность — уведомить. Для сохранения нормальных рабочих отношений и, если руководитель не против, можно поискать компромисс.

Если работник пишет заявление о переносе даты отпуска. При условии, что руководитель (работодатель) не против, возможно перенесение. В график отпусков изменения не вносятся, а к нему подкалывается заявление работника. Не забудьте сделать уведомление, согласно новой дате.

Если работодателю необходимо перенести дату отпуска работника.

Тогда мы пишем работнику письмо, что в виду производственной необходимости, пожалуйста, перенесите свой отпуск на другие даты, и обязательно указываем, что работник имеет право отказаться.

В случае согласия, просим указать новые предпочтительные даты. Затем издается приказ по компании, что в виду таких обстоятельств отпуск переносится.

Если работник, находясь в отпуске, продолжает ходить на работу, необходимо сделать ему уведомление, что он находится в отпуске, ему начислены отпускные (это время уже оплачено) и работодатель не сможет ему оплатить выходы на работу повторно.

Во всех случаях, когда работник отказывается от ознакомления с документом, составляем акт. Если работник не желает знакомиться категорически, вызываем его к руководителю и в присутствии свидетелей зачитываем документ и составляем акт об ознакомлении.

Источник: https://cpb-runo.ru/news/staff/grafik-otpuskov/

График отпусков образец

График отпусков

Руководителям пора думать об отпуске: пришло время составлять график отпусков на следующий год. Согласно ст. 123 ТК РФ утвердить этот документ следует не позднее чем за две недели до начала календарного года, то есть до 18 декабря 2012 г.

Несмотря на то что график разрабатывается ежегодно, на практике процедура его составления вызывает множество вопросов. На самые распространенные из них вы найдете ответы в нашей статье.

Какие виды отпусков должны быть отражены в графике? Какие категории работников и на каком основании имеют право на отдых в удобное для них время? Как внести изменения в график отпусков?

График отпусков — это локальный нормативный акт, утверждаемый руководителем организации с учетом мнения представительного органа работников первичной профсоюзной организации, если таковая имеется .

Этот документ определяет порядок предоставления отпусков, так как в нем отражаются сведения о времени распределения оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

Наличие такого графика помогает не только отделу кадров и руководителям подразделений быть в курсе отпусков сотрудников, но и бухгалтерии распределить расходы на оплату отпусков в течение года.

В случае отсутствия первичной профсоюзной организации в форме графика отпусков в шаблоне вместо строки “Мнение выборного профсоюзного органа” указывается “Первичная профсоюзная организация не создана (или отсутствует)”.

В крупных организациях процесс сбора с сотрудников информации о времени отпуска, ее анализ, составление и утверждение графика, а также ознакомление с ним сотрудников занимает большой промежуток времени.

Поэтому следует поторопиться с составлением этого документа, так как согласно ч. 2 ст. 123 ТК РФ график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

По общим правилам оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ).

Право пойти в отпуск сотрудник может реализовать только по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Однако по соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и до истечения такого срока.

Также до истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен согласно ч. 3 ст. 122 ТК РФ:

  • женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  • работникам в возрасте до 18 лет;
  • работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
  • в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Обратите внимание, что началом периода, за который может быть предоставлен отпуск, является не начало календарного года, а начало рабочего года у данного работодателя. То есть, если работник устроился в организацию 15 октября 2012 г., пойти в отпуск он уже сможет после 15 апреля 2013 г. Таким образом, точкой отсчета для предоставления отпуска будет дата трудоустройства.

Отпускной стаж

В ст. 121 ТК РФ перечислены периоды, входящие и не входящие в отпускной стаж. Таким образом, в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются (ч. 1 ст. 121 ТК РФ):

  • время фактической работы;
  • время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством сохранялось место работы (должность);
  • время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
  • период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
  • время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются (ч. 2 ст. 121 ТК РФ):

  • время отсутствия работника на работе без уважительных причин;
  • время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Разработка и оформление графика отпусков

Разработка графика отпусков — процесс трудоемкий и достаточно долгий, особенно в организациях с большой численностью персонала.

Когда начать разработку графика, решает руководитель организации, главное — успеть завершить работу за две недели до начала календарного года (не позднее 18 декабря).

Поэтому, если вам не удается к началу декабря собрать все необходимые данные, вы не сможете своевременно подготовить график к утверждению.

График отпусков (форма Т-7 ) подписывает руководитель кадровой службы. Затем этот документ утверждается подписью руководителя (проставляется непосредственно на документе) по согласованию с представительным органом работников.

Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.

Оформление графика отпусков как документа происходит на унифицированном типовом бланке формы Т-7 — шаблоне графика отпусков.

Убирать из него графы и строчки не допускается, но его можно при необходимости дополнять. Внесенные изменения необходимо утвердить в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

В графике указывается время предоставления очередного ежегодного отпуска каждому сотруднику организации.

При составлении документа работодатель должен учитывать нормы трудового законодательства, пожелания сотрудников, а также специфику организации.

График отпусков включает в себя реквизитную и табличную части.

Реквизитная часть содержит:

  • наименование организации;
  • код по ОКПО;
  • номер документа;
  • дату составления;
  • календарный год, на который составляется график отпусков.

Табличная часть графика отпусков может составляться как в алфавитном порядке, так и в порядке подчиненности. Также возможен вариант составления графика по очередности запланированных дат отпуска.

При расположении фамилий работников в порядке очередности запланированных дат начала отпуска разделение отпуска на части и предоставление этих частей в разные месяцы влечет за собой повторение фамилии работника в графике несколько раз — по числу предоставляемых частей отпуска.

Обратите внимание, что отпуск может быть разделен на части только по соглашению сторон. Причем одна из частей (любая по порядку) не может быть менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Как быть, если работник принят на работу до 1 июля текущего года или в конце года, то есть после утверждения графика?

Вновь принятый работник имеет право на отпуск только спустя шесть месяцев с начала работы (это правило не относится к лицам, которым отпуск предоставляется в любое удобное для них время).

Однозначного ответа на вопрос, как внести в график (либо действующий, либо утвержденный на следующий год) нового сотрудника, нет.

На наш взгляд, логично будет предоставить отпуск на основании изданного приказа либо на основании приложения, утвержденного к графику.

Утверждение дополнений и изменений, вносимых в график отпусков, как правило, производится в том же порядке, что и утверждение самого графика, в том числе с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Срок хранения графика отпусков — один год .

Статья 693 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Какие виды отпусков отражаются в графике

В первую очередь график отпусков отражает информацию о ежегодном основном оплачиваемом отпуске сотрудников.

В соответствии со ст. 115 ТК РФ продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Оплачиваемый отпуск предоставляется работнику ежегодно за рабочий год начиная с первого дня работы сотрудника.

Помимо основных ежегодных отпусков, в графике отражаются дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска (ст. ст. 116 — 119 ТК РФ).

Продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска определяет работодатель с учетом своих производственных и финансовых возможностей (ст. 116 ТК РФ).

Обратите внимание, что дополнительные отпуска без сохранения заработной платы в графике не отражаются. Категории лиц, которым полагается такой отпуск, перечислены в ст. 263 ТК РФ.

Также в графике отпусков указывается информация об остатках отпусков за предыдущие периоды.

При этом следует обратить внимание, что в соответствии со ст. 124 ТК РФ запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.

В трудовом законодательстве ничего не говорится об отражении в графике отпусков времени отдыха внешних совместителей. Но если внешний совместитель сообщит о дате начала отпуска на основной работе, то кадровая служба должна учесть эту информацию при составлении графика.

Совместителям ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Кроме того, согласно ст.

286 ТК РФ, если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

В трудовом законодательстве существует понятие учебного отпуска. Нужно ли его отражать в графике отпусков? Порядок предоставления учебного отпуска регламентируется ст. 173 ТК РФ.

Этот вид отпуска считается целевым, воспользоваться им или нет — это право, а не обязанность работника.

То есть, если он имеет возможность совместить учебу с работой, учебный отпуск он может не оформлять, а если такой возможности нет, работник должен представить справку-вызов и заявление о предоставлении отпуска. Таким образом, никаких изменений в графике отпусков отражать не нужно.

ТК РФ предусмотрена категория работников, которым отпуск должен быть предоставлен в удобное для них время. К ним относятся:

  • работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
  • лица, работающие по совместительству, — им ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ);
  • инвалиды войны (ст. 14 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ “О ветеранах” (далее — Закон о ветеранах);
  • ветераны боевых действий (ст. 16 Закона о ветеранах);

Источник: https://astbusines.ru/%D0%B3%D1%80%D0%B0%D1%84%D0%B8%D0%BA-%D0%BE%D1%82%D0%BF%D1%83%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%B2-%D0%BE%D0%B1%D1%80%D0%B0%D0%B7%D0%B5%D1%86/

График отпусков на 2019 год: особенности составления, форма

График отпусков

Составление графика отпусков — обязанность всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании.

Этот документ регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ).

При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Успеть его составить работодатели должны к 17 декабря.

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой.

Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников.

В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводного единого графика отпусков.   

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2019 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев. Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя.

Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2019 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

  • женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  • работники моложе 18 лет;
  • работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

2. Совместители.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей должен предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Относительно недавно был принят Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ, который дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители трех и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

Форма для графика отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них носится от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала. 

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную органиазцию (ст.

372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке грифа согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Документ следует:

  • хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
  • вывесить в удобном месте для ознакомления;
  • выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
  • работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Изменение графика отпусков

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон. 

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях: 

  • когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в ч. 3 ст. 124 ТК РФ – предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;
  • когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 2 ст. 125 ТК РФ – отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год.

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков? Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

  • внести изменения в свободный график отпусков;
  • составить дополнительный график и приобщить его к сводному.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ):

влечет предупреждение или наложение административного штрафа

  • на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;
  • на предпринимателей — от 1000 до 5000 руб.;
  • на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Источник: https://kontur.ru/articles/5323

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.