Форма обложки дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет)

Содержание

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение № 25

к п. 3.5.3.

код федерального архива ________

код федерального органа исполнительной власти ________

____________________________________________________	Ф. № _____________
____________________________________________________	Оп. № ____________
____________________________________________________	Д. № _____________

___________________________________________________________________________________________

(Наименование федерального архива)

_____________________________________________________________________________________________

(Наименование федерального органа исполнительной власти и структурного подразделения)

ДЕЛО № ______ ТОМ № ___

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________

(Заголовок дела)

_____________________________________________________________________________________________

(Крайние даты)

На _________ лист Хранить _____________

Ф. № __________

Оп. № _________

Д. № __________

Приложение № 26

к п. 3.5.3.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ________

В деле подшито и пронумеровано ________________________________________лист(ов), (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов _______________________________________________________; пропущенные номера листов ____________________________________________________

+ листов внутренней описи ______________________________________________________

Особенности физического состояния и	Номера
формирования дела	листов
1	2

Наименование должности
работника	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 × 297 мм)

Форма листа-заверителя дела

Приложение № 27

к п. 3.5.3.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № _________________________

№	Индекс	Дата	Заголовок документа	Номера	Примечание
п/п	документа	документа	листов дела
5
1	2	3	4	6

Итого____________________________________________________ документов, (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ___________________________________. (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 × 297 мм)

Форма внутренней описи документов дела

94
Приложение № 28
Наименование федерального	к п. 3.5.4.
органа исполнительной власти	УТВЕРЖДАЮ
А К Т	Наименование должности
руководителя федерального органа
исполнительной власти
____________ №___________	Подпись	Расшифровка
_________________________	Дата	подписи
(место составления)
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению

На основании__________________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

_____________________________________________________________________________

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № _______________________________________

(название фонда)

№	Заголовок	Номера	Индекс дела	Количество	Сроки хра-
п/п	дела или	Дата	описей	по номенк-	дел	нения дела	Примечание
групповой	дела или	латуре или	и номера
заголовок	крайние	№ дела по	статей по
дел	даты дел	описи	перечню
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого____________________________ дел за __________________________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ____________________________________________________________

(наименование архивного учреждения) (протокол от ______________________ № ____________________ )

Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов	Подпись	Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от __________ № ________________

Источник: //StudFiles.net/preview/3962078/page:15/

Оформление обложек дел постоянного и временного хранения

Форма обложки дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет)

Обложки дел постоянного хранения и по личному составу оформляют после согласования описей на данные группы дел на ЭПК государственного архивного учреждения.

Оформление обложек дел со сроками хранения свыше 10 лет (не считая дел по личному составу) производят после согласования и утверждения описей с ЭК и руководителем организации.

Дела со сроками хранения до 10 лет включительно допускается оставлять на скоросшивателях. При необходимости в надписи на обложках этих дел, которые были сделаны в начале делопроизводственного года при заведении дел, вносят уточнения и дополнения (указывают номера и крайние даты документов, уточняют название организации и структурного подразделения и т.п.).

Обложки дел должны содержать следующие реквизиты:

– наименование организации и ее непосредственная подчиненность;
– наименование структурного подразделения;
– индекс дела;
– номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
– заголовок дела;
– аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
– дата дела (тома, части);
– количество листов в деле;
– срок хранения дела;
– архивный шифр дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривают место ниже верхнего Поля для наименования государственного архива, в который будут переданы дела данной организации на государственное хранение.

Наименование организации указывают на обложках полностью в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она подчинена (также в именительном падеже). При наличии официально принятых сокращений наименований организации и вышестоящей организации их пишут в скобках после полного наименования.

Срок хранения проставляют в соответствии с номенклатурой дел после сверки с ведомственным или типовым перечнем документов с указанием сроков хранения документов. На делах постоянного хранения пишут “Хранить постоянно”.

Архивный шифр дел может быть проставлен на обложках дел постоянного хранения только по согласованию с государственным архивом, в который данная организация передает документы на государственное хранение.

На делах по личному составу и других делах со сроками хранения свыше 10 лет архивный шифр проставляет архив организации после согласования описи дел по личному составу ЭПК государственного архивного учреждения, согласования с ЭК организации и утверждения руководителем организации описи на дела со сроком хранения свыше 10 лет.

Надписи на обложках дел производят стойкими черными чернилами или тушью.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (до 10 лет) хранения после окончания календарного года (или определенного периода, в котором они сформировались) должны быть подготовлены к оформлению, оформлены и учтены. Это нужно для обеспечения их сохранности и эффективного использования в подразделениях в течение всего оперативного периода до момента передачи дел в архив.

Подготовка дел и документов к передаче в ведомственный архив включает в себя:

– систематизацию документов в делах;
– проведение экспертизы ценности документов в делах;
– оформление дел;
– составление описи дел структурного подразделения.

Перечисленные работы проводятся сотрудниками подразделений ответственными за ведение делопроизводства, под методическим руководством (при непосредственном практическом участии заведующего архивом организации.

Перед техническим оформлением дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию или пересистематизацию документов в делах, этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, т.е. в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве.

В начале дела (сверху) располагают самый ранний документ, в конце (внизу) – самый поздний.

Параллельно с систематизацией проводят дополнительную полистную экспертизу ценности документов: проверку на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу. Изымают лишние экземпляры, черновики и т.п.

В случае необходимости к данной работе привлекают членов экспертных комиссий, руководителей подразделений и ведущих специалистов (например, при определении подлинности документа, принадлежности документа к данному делу и т.п.).

Page 3

Перейти к загрузке файла

1. Андреянова В.В. Как организовать делопроизводство на предприятии. – М.: Инфра-М, 2001
2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998.
3. ГОСТ 16.487-88. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., Издательство стандартов, 1989.
4. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.
5. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере / Павлюк А.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. – 5-е изд. перераб. и доп. – М.: СПб.: Герда, 2001.
6. Стенюков М. . Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М.: Приор, 2001 – 348 с.
7. Быкова Т.А., Емыгиева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. пособие. – М.: МИФИ, 1996, 68 с.
8. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. — М.: Научная книга, 1998, 137 с.
9. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, “Альфа”, 2002.
10. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991.
11. Сотов М.О. Делопроизводство. – М.: Русская Деловая Литература, 1990.
12. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие – М. Издательство РДЛ, 2000.
13. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 272 с.
14. «Делопроизводство» № 34 от 08.1999, С.45.
15. Стопилкина П.Л. Документы. Делопроизводство. – М, 1998., Высш. шк. – С. 443.
16. Организация службы делопроизводства. / Под ред. В.Л. Кудряева. – М.: Интел – Синтез,1999.

Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter

Источник: //studwood.ru/1414556/menedzhment/oformlenie_oblozhek_postoyannogo_vremennogo_hraneniya