Форма годового плана работы архива

Содержание

Годовой план работы архива организации пример заполнения. Организация работы архива организации. Планирование работы архива

Форма годового плана работы архива

В государственном архиве помимо отделов создаются коллегиальные совещательные органы, в работе которых принимают участие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений.

К таким органам относятся: — экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссии для решения вопросов экспертизы ценности документов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения деятельности архива; — научный совет (для координации исследовательской и издательской работы); — комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов секретности с документов). Кроме того, для реализации отдельных издательских проектов в архиве могут создаваться временные трудовые коллективы.

Планирование работы архива

План работы архива состоит: из введения; текстовой части — перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей; расчетной части (основных показателей плана работы на год); предложений (плана научно-издательской и научно-исследовательской работы). Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени — это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению.

Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки. Соответственно, самый важный отчетный документ — годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть.

2. порядок работы архива

Плановый прием документов в архив. 2. Внесение записей в учетные журналы о приеме дел. 3. Внесение дополнений и изменений в научно-справочный аппарат. 4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение изменений в топографический указатель 5.

Выдача документов по запросам (выемка, подкладка дел, внесение записей в учетные журналы выдачи дел). 6. Выполнение копировальных работ, распечатка документов, внесение изменений в документы и т.д. – для технических архивов. 1 раз в месяц – санитарный день (проветривание, уборка помещения, визуальная проверка состояния сохранности документов, проверка ведения журналов учета температурно-влажностного режима).

10.2. планирование работы и отчетность архива

Наименование мероприятий Срок выполнения Объем работ Ответственный за исполнение Примечание 1. Правовое и организационное обеспечение работы архива 1.1.

Организовать в соответствии с административными регламентами: — исполнение запросов российских и иностранных граждан, лиц без гражданства; — осуществление контроля над исполнением социально-правовых запросов В течение года А.Ю.Попова М.Б.Полякова 1.2.

Подготовить мониторинг об исполнении запросов граждан и учреждений 2 раза в месяц А.Ю.Попова М.Б.Полякова 1.3. Подготовить проект распоряжения об утверждении графика работы с предприятиями Декабрь А.Ю.Попова 1.4.

Информировать Агентство по делам архивов Пермского края о ходе реализации инвестиционного проекта «Реконструкция помещений для муниципального архива администрации Александровского муниципального района» Постоянно в течение года А.

Ю.Попова 1.3.

Форма годового плана работы архива

Внимание

Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом. Для хранения документов выделяется специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.). Доступ в помещение архива предоставляется строго определенному кругу лиц.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию. Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ. Выполнение работ – в течение года. Учет документов. Составление научно-справочного аппарата к документам Учет документов – это важная функция работы архива.

Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение.

Об архиве Об архиве Руководство архива Режим работы Новости Пресс-центр Научный совет Что у нас есть? Как пользоваться архивом? История архива Оценка качества предоставления услуг Услуги Бесплатные услуги Платные услуги Госуслуги Читальный зал Режим работы читальных залов Правила работы в читальных залах Бланки Каталог Каталог фондов Обзор фондов Путеводитель по фондам Поисковая система Библиотека Проекты Поколения Пермского края АрхиFFест Ночь в архиве Издания Выставки Фото дня Конференции День в истории Статьи и публикации День муниципалитета Пантеон героев Открытая книга отзывов 100-летие архивной службы России Образование и наука Школьникам и студентам Работникам образования Исследователям Повышение квалификации Документы Документы Устав архива План работы архива Противодействие коррупции Вакансии Контакты Использование материалов сайта без согласования с ГКБУ ГАПК запрещено.

План работы архивариуса на год образец

Источник: https://www.kkz24.ru/torgovlya/godovoi-plan-raboty-arhiva-organizacii-primer-zapolneniya-organizaciya-raboty/

План работы архива на год

Форма годового плана работы архива

Мы составляем годовой план работы архива. В какие сроки нужно составлять номенклатуру дел, акты о выделении документов на уничтожение, архивные описи и т.д., чтобы ничего не забыть?

В первую очередь вспомним основные функции архива – их всего пять:

  • хранение документов;
  • учет документов;
  • комплектование архива;
  • обеспечение сохранности документов;
  • использование документов.

Рассмотрим каждую из них подробнее.

Хранение документов

Хранение документов – это основная функция архива, с которой неразрывно связаны все остальные.

Архив и склад – это не одно и то же. Поместить документы в архив на хранение необходимо так, чтобы потом их легко можно было найти. Условия хранения должны обеспечивать сохранность документов в течение длительного времени. Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом.

Для хранения документов выделяется специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.).

Доступ в помещение архива предоставляется строго  определенному кругу лиц. В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию.

Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ.

Выполнение работ – в течение года.

Учет документов. Составление научно-справочного аппарата[1] к документам

Учет документов – это важная функция работы архива. Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение. Поэтому в первую очередь нужно оформить передаточную опись (передаточный акт), где будут указаны:

  • количество передаваемых документов, даты их создания, заголовки;
  • количество листов каждого дела.

Передаточный акт подписывают передающая и принимающая стороны. Акты хранятся в архиве (для этого заводят отдельное дело и присваивают ему делопроизводственный индекс) и служат основанием для приема документации на хранение и размещения документов на стеллажах.

Далее нужно зарегистрировать документы в учетных (инвентарных, архивных) журналах. Каждый документ в процессе регистрации получает идентификационный номер. Документы регистрируют по мере поступления в архив в валовом порядке.

Наш совет

Документы разных видов рекомендуем регистрировать в отдельных журналах. Например, управленческую документацию – отдельно от документации по личному составу. Научно-техническая документация имеет свои регистрационные журналы и регистрируется в них (при этом разные виды научно-технической документации регистрируются в различных журналах).

Следует помнить, что архивной регистрации подлежит как отдельный документ, так и сброшюрованный том (дело) в зависимости от вида документации, поступающей в архив.

Для оперативной работы с документами необходимо создать научно-справочный аппарат (НСА). К НСА относятся: указатели, путеводители, топографические, постеллажные указатели, картотеки и др.

Выполнение работ – в течение года.

Комплектование архива

Традиционно архивы организаций получают документы не только от своих отделов, но и от организаций-соисполнителей, субподрядных организаций и др. Сотрудник архива должен четко знать, с кем он планирует работать.

Работа со сторонними организациями основана на договорных началах. Желательно запросить у договорного (юридического, планового или др.) отдела список организаций, с которыми планируется сотрудничество.

При работе со структурными подразделениями нужна номенклатура дел. Для сотрудника архива номенклатура дел – это шпаргалка, которой он будет пользоваться при планировании работы со структурными подразделениями, создающими документацию постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, для определения количества планируемых к приему документов в год.

Прием документов в архив осуществляется по единицам хранения. За единицу хранения может быть принят как один документ, так и комплект документов. Единица хранения должна быть оформлена соответствующим образом:

  • документы должны быть сброшюрованы;
  • листы в деле должны быть пронумерованы;
  • должны быть оформлены титульный и заверительный листы. На титульном листе указываются наименование организации – создателя данного документа (разработчика), заголовок дела (может быть наименование структурного подразделения), дата, количество листов, срок хранения дела, статья по перечню.

Выполнение работ – в течение года.

Обеспечение сохранности документов

В помещении архива должен поддерживаться определенный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику хранящихся там документов (бумажных, пленочных материалов, документов на магнитных лентах и дисковых носителях и т.д.).

Желательно, чтобы в помещении было искусственное освещение, а также размещались контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры). Повышенная сухость воздуха приводит к ломкости документов на бумажных носителях, повышенная влажность – к появлению на документах грибка и плесени.

Попадание прямых солнечных лучей ведет к т.н. затуханию текста.

При необходимости проводятся дезинфекция и дезинсекция помещения и документов. Для уменьшения вероятности заражения документации необходимо проводить обеспыливание документов.

Очень важен визуальный осмотр состояния сохранности документации, чтобы вовремя заметить первые признаки заражения документов плесенью или грибком. При обнаружении подобных документов их необходимо изолировать от основного объема документов, в противном случае есть вероятность заражения всего фонда. Избавиться от плесени сложно.

Следы жизнедеятельности плесени остаются на бумажной основе документа. Эти темные пятна можно удалить только путем реставрации[2] документа.

Выполнение работ:

  • санитарно-гигиеническая обработка в помещении архива – один раз в год, санитарный день – один раз в месяц;
  • снятие показаний контрольно-измерительных приборов с последующим занесением их в соответствующие журналы – не реже двух раз в неделю;
  • контроль сохранности информации на электронных носителях – не реже одного раза в три года.

Использование документов

Архив, по возможности, должен иметь читальный зал, где пользователь может ознакомиться с НСА, выбрать необходимый ему документ, оформить его получение, заказать изготовление копии и т.д.

Сотрудники архива регистрируют исследователей, а также выдаваемые документы в соответствующих журналах. Из архивохранилища документы могут выдаваться как для использования в читальном зале, так и на руки во временное пользование.

Срок выдачи документов не должен превышать трех месяцев.

Помимо исследовательской и научной значимости, использование документов имеет социальное значение – исполнение социально-правовых запросов граждан. Эта работа связана прежде всего с документами по личному составу (выдача справок о стаже работы, о заработной плате, о переименовании организации).

Поступающие запросы регистрируют, подготовленные по запросам документы (справки) подписываются руководителем организации и заверяются печатью.

Доступ в архив должен быть ограничен. Право доступа к просмотру документов определяется:

  • для сотрудников организации  – руководителем (заведующим) архива;
  • для сотрудников сторонних организаций – разрешением руководителя организации на основании письменного запроса.

Выполнение работы – в течение года.

Приведем пример плана работы архива на год.

План работы архива на год

Текущие работы, которые ведутся в архиве постоянно:

1. Плановый прием документов в архив.

2. Внесение записей в учетные журналы о приеме дел.

3. Внесение дополнений и изменений в научно-справочный аппарат.

4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение изменений в топографический указатель

5. Выдача документов по запросам (выемка, подкладка дел, внесение записей в учетные журналы выдачи дел).

6. Выполнение копировальных работ, распечатка документов, внесение изменений в документы и т.д. – для технических архивов.

1 раз в месяц – санитарный день (проветривание, уборка помещения, визуальная проверка состояния сохранности документов, проверка ведения журналов учета температурно-влажностного режима).
МесяцДополнительные виды работ
Январь
  1. Подготовка и передача в структурные подразделения информации о необходимости подготовить документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи их в архив (в виде служебных записок, выписки из приказа руководителя, распоряжения председателя экспертной комиссии и др.*).
  2. Передача в структурные подразделения номенклатуры дел отделов для формирования и ведения делопроизводства**.
  3. Прием закрытых производством дел в архив на основании передаточных актов (описей)***.
  4. Составление отчета о работе архива за IV квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.) и за год
ФевральПроверка состояния сохранности документов на электронных носителях  для технических архивов
МартПроверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование
АпрельСоставление отчета за I квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.))
МайПроверка состояния сохранности документов на бумажных носителях
Июнь
  1. Проверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование.

Источник: https://www.profiz.ru/sr/6_2015/plan_arhiva/

Организация работы архива организации. Планирование работы архива Годовой план работы архива пример

Форма годового плана работы архива

Архив работает по планам, утверждаемым руководством учре­ждения, организации, предприятия, и отчитывается перед ним в своей работе. Контроль за деятельностью архива осуще­ствляет руководство учреждения, организации, предприятия.

Ор­ганизационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет соответствующее учреждение Росархива.

Заведую­щий архивом или лицо, ответственное за ведение архива, несут ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

Основными документами, на основании которых ведется рабо­та архива, являются:

ü для государственного архива:

Положение об архиве;

Положение о структурном подразделении архива;

Структура и штатное расписание архива;

Смета расходов архива на год;

Должностные инструкции сотрудников;

ü для ведомственного архива:

Положение об архиве;

Инструкция о службе документационного обеспечения управ­ления или инструкция по делопроизводству организации;

Должностные инструкции сотрудников.

Работа архива также ведется на основании планов и отчетов. К ним относятся:

ü для государственного архива:

План работы архива на год;

План научно-исследовательской работа архива на год;

План научно-издательской работы архива на год;

План работы структурного подразделения архива на год;

Индивидуальный план работы сотрудника или дневник уче­та труда сотрудника;

Отчет о выполнении работы архива за год;

Отчет о выполнении работы архива за полугодие, квартал;

Отчет о выполнении работы структурного подразделения за год, полугодие, квартал;

Отчет о выполнении плана работы сотрудника;

Табель учета рабочего времени работников архива;

ü для ведомственного архива:

План работы архива на год;

Планы-графики приема дел от источников комплектования на год с поквартальной разбивкой;

Планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий ар­хив на год с поквартальной разбивкой;

Перспективные планы передачи документов на государст­венное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий архив;

Отчет о выполнении годового плана;

Дневник учета груда работника архива;

Табель учета рабочего времени работника архива.

Планы могут выть перспективными, годовыми, полугодовыми, квартальными. В соответствии с ними составляются отчеты. Планы состоят из введения, текстовой и расчетной части, предложе­ний. Отчеты должны соответствовать планам.

К ним могут прилагаться паспорта архивов и другие отчетные сведения. При расчете рабочего времени можно руководствоваться Типо­выми нормами времени и выработки на основные виды работ, выполняемых в государственных архивах.

Мы составляем годовой план работы архива. В какие сроки нужно составлять номенклатуру дел, акты о выделении документов на уничтожение, архивные описи и т.д., чтобы ничего не забыть?

В первую очередь вспомним основные функции архива – их всего пять:

  • хранение документов;
  • учет документов;
  • комплектование архива;
  • обеспечение сохранности документов;
  • использование документов.

Рассмотрим каждую из них подробнее.

Учет документов. Составление научно-справочного аппарата к документам

Учет документов – это важная функция работы архива. Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение. Поэтому в первую очередь нужно оформить передаточную опись (передаточный акт), где будут указаны:

  • количество передаваемых документов, даты их создания, заголовки;
  • количество листов каждого дела.

Передаточный акт подписывают передающая и принимающая стороны. Акты хранятся в архиве (для этого заводят отдельное дело и присваивают ему делопроизводственный индекс) и служат основанием для приема документации на хранение и размещения документов на стеллажах.

Далее нужно зарегистрировать документы в учетных (инвентарных, архивных) журналах. Каждый документ в процессе регистрации получает идентификационный номер. Документы регистрируют по мере поступления в архив в валовом порядке.

Наш совет

Документы разных видов рекомендуем регистрировать в отдельных журналах. Например, управленческую документацию – отдельно от документации по личному составу. Научно-техническая документация имеет свои регистрационные журналы и регистрируется в них (при этом разные виды научно-технической документации регистрируются в различных журналах).

Следует помнить, что архивной регистрации подлежит как отдельный документ, так и сброшюрованный том (дело) в зависимости от вида документации, поступающей в архив.

Для оперативной работы с документами необходимо создать научно-справочный аппарат (НСА). К НСА относятся: указатели, путеводители, топографические, постеллажные указатели, картотеки и др.

Выполнение работ – в течение года.

Годовой план работы архива организации пример заполнения. План работы архива предприятия. Учет, отчетность, контроль за состоянием дел архива предприятия. Учетные документы архива предприятия

Форма годового плана работы архива

В государственном архиве помимо отделов создаются коллегиальные совещательные органы, в работе которых принимают участие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений.

К таким органам относятся: — экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссии для решения вопросов экспертизы ценности документов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения деятельности архива; — научный совет (для координации исследовательской и издательской работы); — комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов секретности с документов). Кроме того, для реализации отдельных издательских проектов в архиве могут создаваться временные трудовые коллективы.

Годовой план работы архива. План работы архивариуса на год образец. Планирование работы архива

Форма годового плана работы архива

размер шрифта

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (утв- Приказом Росархива от 13-02-2002 16) (2019) Актуально в 2018 году

3.2.1. Работу по планированию и отчетности в архиве организуют директор или его заместитель; непосредственное участие в этой работе принимают руководящие работники и специалисты архива.

Планирование работы осуществляется архивом самостоятельно, на основе анализа результатов деятельности, с учетом федеральных и региональных программ (планов) развития архивного дела, рекомендаций Федеральной архивной службы России, органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

План работы архива составляется на год. В соответствии с федеральными, региональными программами (планами) развития архивного дела, а также по собственной инициативе могут разрабатываться перспективные программы (планы) работы архива и/или развития отдельных направлений его деятельности.

3.2.2. При планировании работы архива на год определяются приоритетные направления, виды работ, их объемы и исполнители, учитываются штатные, финансовые и материально-технические возможности, решаются вопросы координации структурных подразделений архива. При необходимости проводится штатная перестановка.

К плану работы архива на год составляется расчетная часть по принятой в архиве форме, в которой на основе плановой штатной численности архива и норм времени и выработки проводится расчет бюджета рабочего времени, необходимого для выполнения намеченных работ, предусматривается резерв времени на выполнение внеплановых заданий.

План работы архива на год состоит из введения, разделов, соответствующих направлениям развития архивного дела, и приложений. В разделах плана в сжатой форме обосновываются и конкретизируются виды и объемы планируемых работ, определяются их конечные результаты, указываются основные организационно-методические мероприятия, сроки и исполнители работ.

Обязательным приложением к плану работы архива являются основные показатели плана работы архива на год.

Они включают наименования и объемы видов работ, выполнение которых контролируется Федеральной архивной службой России, органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации, директором архива.

Основные показатели плана работы архива на год составляются с полугодовой, а при необходимости – с поквартальной разбивкой.

Приложениями к плану архива на год являются при необходимости планы научно-публикаторской и научно – исследовательской работы и другие приложения, устанавливаемые органами управления архивным делом и/или директором архива.

Проект плана работы архива на год обсуждается дирекцией архива, согласовывается вышестоящим органом управления архивным делом и утверждается директором архива.

Сроки представления плана архива устанавливаются вышестоящим органом управления архивным делом.

3.2.3. План структурного подразделения составляется на срок и по форме, определяемым директором архива, и утверждается им.

План структурного подразделения включает профильные данному подразделению основные показатели плана работы архива на год и может включать объемы и виды работ, контролируемые только руководителем структурного подразделения архива.

3.2.4. Индивидуальный план работника составляется на срок и по форме, определяемым директором архива, и утверждается руководителем структурного подразделения. Индивидуальный план работника составляется на основе плана структурного подразделения.

3.2.5. Контроль за выполнением планов и качеством работы осуществляется руководством архива и его структурных подразделений постоянно. Ход и результаты выполнения плана и качества работы рассматриваются на дирекции архива, доводятся до сведения трудового коллектива.

3.2.6. Отчет о выполнении плана работы архива за год, полугодие (квартал) составляется по схеме плана. В разделах отчета в сжатой форме дается анализ основных итогов работы, показывается результативность проведенных организационно-методических мероприятий.

К отчету прилагаются Основные показатели выполнения плана работы архива за год, паспорт архива (приложение N 1), сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования архива (приложение N 2) и другие приложения.

Порядок, сроки представления и состав приложений к отчету о выполнении плана работы архива за год, о выполнении плана за полугодие (квартал) устанавливаются вышестоящим органом управления архивным делом.

Отчеты о выполнении плана структурного подразделения, индивидуального плана работника составляются по форме планов в сроки, устанавливаемые директором архива.

3.2.7. Учет труда работников архива осуществляется в целях контроля за выполнением запланированных работ, норм времени и выработки, использованием рабочего времени по форме и в порядке, устанавливаемым директором архива. В архиве или его подразделениях ведется также Табель учета и использования рабочего времени.

Мы составляем годовой план работы архива. В какие сроки нужно составлять номенклатуру дел, акты о выделении документов на уничтожение, архивные описи и т.д., чтобы ничего не забыть?

В первую очередь вспомним основные функции архива – их всего пять:

  • хранение документов;
  • учет документов;
  • комплектование архива;
  • обеспечение сохранности документов;
  • использование документов.

Рассмотрим каждую из них подробнее.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.