Дополнение к личному листку по учету кадров (Образец заполнения)

Дополнение к личному листку по учету кадров бланк скачать

Личный листок по учету кадров — первоначальный учетный документ, являющийся основной составляющей личного дела. В большинстве случаев личные дела создаются на работников руководящих должностей и специалистов. Личный листок состоит из информации, которая необходима работодателю в процессе принятия решения о составлении трудового договора с потенциальным сотрудником.

Содержит также список вопросов, касающихся биографии работника, его образования, исполняемой им работы с начала трудовой деятельности, поездок за границу, наличия правительственных наград, воинской обязанности, семейного статуса, места проживания, данных паспорта и прочее.

Личный листок учета кадров самолично заполняется потенциальным работником, на весь перечень вопросов необходимо предоставить исчерпывающие письменные ответы без пропусков, исправлений, сокращений и помарок.

При возникновении отрицательного ответа, в ходе заполнения личного листка, его следует записывать без повтора вопроса (ученая степень — не имею).

В личном листке учета кадров ответы на представленные вопросы необходимо давать в полном сходстве с записями, содержащимися в личных документах. В процессе заполнения применяются документы:

• паспорт;
• трудовая книжка;
• военный билет (при наличии).

А также документы, подтверждающие:

• уровень образования;
• наличие наград;
• какие-либо изобретения;
• ученые степени и иные привилегии.

Пункт «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» наделен особым, важным значением. Его необходимо заполнять на основе записей трудовой книжки. Если трудовой стаж был прерван по тем или иным причинам, их также необходимо описать (учеба, болезнь).

Образец заполнения листка

В личном листке учета кадров предусмотрено место для фото работника. Личный листок заверяется подписью сотрудника организации.

Одновременно с личным листком учета кадров употребляется подобная учетная форма — анкета, содержащая более расширенные вопросы по отдельным пунктам, например, причины изменения фамилии. Помимо этого, анкета подлежит подписанию сотрудниками кадровой службы только после сопоставления указанных данных с личными документами работника.

Первый раздел заполняется сведениями о движениях по службе, о датах поступления и ухода с должности, о решениях об утверждении и освобождении работника.

Второй раздел предназначен для изменений иных учетных признаков (о награждениях, наложениях взысканий и т. д.).

Каждое изменение, указанное в Дополнении, требует подтверждения соответствующим первичным документом.

Дополнение к личному листку учета кадров должно обязательно содержать отметки об осуществлении проверок наличия и состояния личных дел. Отметки представляют собой надпись «Личное дело проверено», а также содержат дату и подпись.

Личный листок учета кадров — это проверенный документ, содержащий сведения о работнике и создающий первичную базу данных о сотрудниках организации.

Бланк личного листка по учету кадров скачать

Личный листок учета кадров (или анкета) – это кадровый документ, который содержит информацию о работнике.

Личный листок учета кадров представляет собой перечень вопросов о биографии, образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, о семейном положении и месте проживания. Он также содержит паспортные и другие данные.

Дополнение к личному листку учета кадров состоит из трех разделов. Первые раздел – это заголовок, который содержит фамилию, имя и отчество работника. Два других раздела дополнения к личному листку учета кадров представлены в виде таблицы.

Дополнение к личному листку учета кадров содержит информацию о перемещениях по службе с указанием дат вступления и ухода с должности и с указанием решения об утверждении и освобождении работника.

Дополнение к личному листку учета кадров содержит информацию об изменениях других учетных признаков (о награждениях, о наложениях взысканий и пр.).

Все изменения, указанные в дополнении, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами, то есть содержать ссылки на соответствующие приказы и распоряжения.

Дополнения к личным листкам работников хранится в организации 75 лет, а дополнения к личным листкам руководителей – постоянно.

Этот документ используется в следующих процедурах:

Что такое личный листок по учету кадров и зачем он нужен

Персональный листок по учету кадров — неотъемлемая часть личного дела работника. Это «визитная карточка» которая содержит актуальную информацию: биографические и персональные данные сотрудника.

Отличительная черта от анкеты состоит в том, что анкету заполняет соискатель еще до приема на работу, а персональный бланк по учету кадров — после оформления на работу.

Для бюджетных организаций обязательность применения подтверждается различными локально-нормативными актами, в зависимости от сферы деятельности. Например, письмо N 03-51/64, от 20 декабря 2000 года «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» указывает на то, что такая бумага обязательно должен быть у работников общеобразовательных учреждений.

Унифицированной формы законодательством не предусмотрено. Работодатель сам разрабатывает и утверждает персональный бланк.

Скачать бланк личного листка по учету кадров

Работник при оформлении на работу собственноручно заполняет бланк в единственном экземпляре. Сведения вносятся в строгом соответствии с персональными документами (паспортом, дипломом, трудовой книжки и т.п.). Исправления и сокращения в документе не допускаются.

Бумага содержит такие сведения, как:

1. Фото 4х6 см.
2. Фамилия Имя Отчество, пол работника.
3. Дата, место рождения.
4. Национальность.
5. Адрес проживания, контактный телефон.
6. Информация об образование, повышение квалификации, ученых степенях, наградах и т.п.
7. Данные о предыдущих местах работы (должность, период работы, наименование и адрес организации).
8. Пребывание за границей.
9. Сведение о составе семьи.
10. Воинская обязанность.

После оформления бланка, работник проставляет свою подпись и дату заполнения документа.

В случае изменения информации, работник представляет необходимые документы в отдел персонала. На их основании новые учетные данные вносятся в дополнение к личному листку по учету кадров. Поправки могут быть различного характера: изменение фамилии, в связи с регистрацией брака; смена паспорта, изменение места жительства, повышение квалификации, получение ученой степени и т.п.

Для того чтобы сотрудники не забывали своевременно сообщать в отдел персонала обо всех изменениях, необходимо добавить фразу: «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров».

Источник: //wearethepeople.ru/nazvanie-kategorii/dopolnenie-k-lichnomu-listku-po-uchetu-kadrov/

Характеристика

Характеристика – документ, который содержит описание характерных и отличительных черт (качеств) работника и отражает мнение администрации о нем.

Характеристику составляет администрация и общественные организации (если они есть) предприятия, по просьбе работника, по запросу других организаций, по инициативе работника.

Характеристику оформляют на стандартном листе бумаги в произвольной форме. Текст характеристики, как правило, состоит из двух частей:

вводной, – указывают фамилию, имя, отчество, год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии;

основной – описывают деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград, поощрений, отношения с сотрудниками.

Завершающая фраза – «Характеристика выдана для предоставления…»

Если характеристику утверждает общественные организации или трудовой коллектив, то дают ссылку на дату и номер протокола заседания, собрания.

Характеристику подписывает руководитель предприятия, структурного подразделения, ведущий специалист, руководитель общественной организации. Подпись заверяют печатью. Характеристику составляют в двух экземплярах.

Личный листок по учету кадров

Личный листок по учету кадров (анкета) (рис. 40) – перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.д.

Работник заполняет от руки анкету при поступлении на работу. Ответы на вопросы он дает полностью, без сокращений, пропусков, исправлений на основании личных документов – паспорта, трудовой книжки, документов об образовании.

В графе «Образование» указывают: «высшее», «неполное высшее», «среднее специальное», «среднее», «неполное среднее», «среднее» согласно документу об образовании работника.

В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» указывают сведения о работе в соответствие с трудовой книжкой. Первой записью в трудовой книжке могут быть сведения об обучении в учебном заведении, эти сведения также отмечают в данной графе. Здесь же указывают на переходы в работе и их причину – учеба, болезнь, иждивение, отпуск.

Работник, занимая различные должности на одном предприятии, должен указать время пребывания в них.

В графе «Семейное положение» указывают сведения: женат (замужем), вдовец (вдова), холост (не замужем), перечисляют членов семьи (с указанием степени родства), проживающих вместе с работниками (отец, мать, жена, сын и т.д.). Надо также указать фамилию, имя, отчество, год рождения и чем занимается каждый член семьи.

Личный листок должен быть проверен сотрудником, ответственным за документационное обеспечение кадровой деятельности.

Анкета

Анкета – аналогичная форма «Личного листка по учету кадров» и содержит те же графы.

В анкету можно вносит дополнительные сведения (об изменении фамилии). Анкету подписывают поступающие на работу и лицо, ответственное за документы по кадрам. Личный листок подписывает поступающий на работу.

Заполняют анкету в одном экземпляре. К ней прилагают копии документов об образовании, ученой степени и т.д., заверенные подписью и печатью, а также фотографию.

Дополнение к личному листку

Дополнение к личному листку (анкета) – указывают сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка (анкеты). Документ имеет табличную форму. В нем указывают фамилию, имя, отчество работника и два раздела.

Первый раздел дополнения к личному листу фиксирует перемещение работника по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, а также соответствующий документ, подтверждающий это.

Второй раздел дополнений к личному листку фиксирует изменения в образовании, изучении иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в загранкомандировках, награждения, участие в выборных органах власти, повышение квалификации. Все изменения должны быть подтверждены документами – приказами по личному составу, документами Загса, учебных заведений и т.д. Дополнение к личному листку (анкете) дополняет работник, ведущий документы по кадрам.

Обязательным реквизитом «Дополнения к личному листку» является отметка о проведении проверки наличия и состоянии дела. Отметку пишут на оборотной стороне листка. Оно состоит из надписи: «Личное дело проверено», даты и подписи.

Личная карточка

Личная карточка (форма Т-2) – основной учетный документ. Она имеет типовую межведомственную форму, утвержденную органами статистики.

Личная карточка:

– заводится на всех сотрудников, принятых на работу;

– состоит из вопросов и ответов на них;

– используется для анализа состава и учета движения кадров;

– заполняется в одном экземпляре (все изменения, предусмотренные формой, должны отражаться в личной карточке своевременно);

– ставится в алфавитную картотеку работающих (при использовании компьютера, можно вводить в него данные о сотрудниках, затем делать распечатки на принтере по форме Т-2).

Личная карточка заполняется сотрудником, ответственным за документы по личному составу, после подписания приказа о приеме работника на работу.

//www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Основанием для записей служат документы – паспорт, документы об образовании, военный билет и т.д.

В обязательном порядке ставят дату заполнения карточки и личную подпись сотрудника.

Хранят карточки в сейфе (шкафу) в алфавитном порядке. Карточки уволенных сотрудников хранятся в течение года в отдельной картотеке в алфавитном порядке, затем подшиваются в дело и сдаются в архив. Перед сдачей в архив все карточки должны быть пронумерованы.

Срок хранения карточки Т-2 – 75 лет.

Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

Так, коллегиальная деятельность учредителей предприятия фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора – в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий – в актах; производственно-хозяйственная деятельность – в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.

Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.

Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.

Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований КЗОТ и Инструкции по ведению трудовых книжек, либо не ведется вообще.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях.

1. Алексенцев А.И. Подготовка и издание конфиденциальных доку-ментов на бумажных носителях//Секретарское дело, 1999, № 3.

2. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практичес-кое пособие с образцами документов. — М.: Бизнес-школа, 2000, 224 с.

3. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 187 с.

4. Быкова Т.А., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. посо-бие. – М.: МИФИ, 1996, 68 с.

5. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний (практическое пособие). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 76 с.

6. Володин В.В, Ермолаева А.А. Организация делопроизводства в органах представительной и исполнительной власти. – Саратов, 2001.

7. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998, с.3.

Источник: //studbooks.net/1521628/menedzhment/harakteristika

Дополнение к личному листку по учету кадров

Дополнение к личному листку по учету кадров

Открыть в формате Word

ДОПОЛНЕНИЕ

к личному листку по учету кадров

Фамилия _____________________ Имя_______________________ Отчество_______________________

I. Данные о работе после заполнения личного листа

II. Данные об изменениях в учетных признаках работника после заполнения личного листка

(В данном разделе производятся отметки об изменении в следующих учетных признаках: награждение орденами СССР, взыскание, партийность, образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в заграничных командировках,

участие в составе центральных, республиканских, краевых, областных, окружных, городских районных выборных органов)

• Кадровое делопроизводство

Источник: //hr-portal.ru/doki/dopolnenie-k-lichnomu-listku-po-uchetu-kadrov

Личный листок по учету кадров (образец)

При трудоустройстве работника нередко просят заполнить анкету, которая содержит данные о соискателе: информацию об образовании, личные данные, данные о месте работы близких родственников и т.д.

Если работник принят в штат, ему предложат заполнить личный листок по учету кадров. По своей сути личный листок очень похож на анкету, которую заполняют соискатели.

Если при прохождении собеседований работник уже заполнял анкету, личный листок по учету кадров (образец будет приведен далее) может не заполняться – в личное дело работника может быть включена анкета. Порядок ведения личных дел работодателем определяется в локальных нормативных актах.

Нужно предусмотреть, какой именно из документов (листок по учету кадров, анкета, оба документа) войдет в состав личного дела работника – этот вопрос остается на усмотрение работодателя.

Личный листок по учету кадров (образец заполнения)

Поскольку личный листок не имеет утвержденной формы, работодатель разрабатывает его самостоятельно и включает в документ те пункты и разделы, которые считает нужным.

Личный листок по учету кадров (скачать документ вы сможете в конце статьи) обязательно содержит личные данные работника (ФИО, адрес, семейное положение и др.), остальные разделы работодатель добавляет на свое усмотрение.

Что из себя представляет листок по учету кадров? Документ содержит следующую информацию:

• ФИО работника;
• Дата, место рождения;
• Гражданство;
• Образование (название учебного заведения, факультет, специализация, номер диплома, год поступления и окончания);
• Информацию о владении иностранными языками, уровень владения;
• Бланк личного листка по учету кадров может включать информацию о научных трудах, полученных ученых степенях;
• Подробную информацию о трудовой деятельности (месяц и год поступления на каждую работу и увольнения с нее, наименование компании, занимаемая должность, местоположение);
• Листок по учету кадров (бланк документа мы приведем в конце статьи) может включать информацию об участии в выборных (законодательных/ представительных) органах (местонахождение выборного органа, название, в качестве кого избирался работник, даты избрания и выбытия);
• Информацию о наличии наград и званий;
• Отношение к воинской службе и звание, в случае если работник служил;
• Личный листок обычно включает в себя информацию о семейном положении работника и информацию о членах семьи (количество детей, их даты рождения, сведения о супруге и т.д.);
• Место жительства, контактные данные, данные документа, удостоверяющего личность (номер, кем и когда выдан и т.д.).

Образец заполнения личного листка по учету кадров мы приведем ниже. Работник должен указать дату заполнения, подписать документ. Дополнительно прилагается фотография работника (обычно стандартного размера 3х4 см), которая вклеивается в листок в специально отведенное место.

Как заполнять личный листок по учету кадров? Информация, предоставленная работником при заполнении, должна быть полной и достоверной. Работник может отказаться заполнять некоторые разделы документа и работодатель не может заставить его это сделать. Нельзя включать в личный листок пункты, касающиеся состояния здоровья, религиозных, политических убеждений человека и т.п. (ст. 86 ТК РФ).

Дополнение к личному листку по учету кадров

Позднее, когда личный листок уже заполнен, в учетных данных работника могут произойти изменения. Кадровику нужно составить дополнение к листку, включив его в личное дело работника.

Какие изменения может понадобиться внести в личный листок по учету кадров, какую информацию целесообразно указать в дополнении?

• Данные о работе после заполнения листка (должность, дата назначения и ухода, документ о переводе, увольнении и т.д.);
• Информация о награждениях работника, присвоении знаний (дата, когда сотрудник был награжден, название награды, основание записи);
• Сведения о повышении квалификации (дата, решение комиссии, основание записи);
• Информация об изменении иных учетных сведений (например, смена места жительства и т.д.);
• Информация о наложении и снятии взысканий с работника (дата наложения, кем взыскания было наложено, за что, вид взыскания, основание записи, дата снятия, основание снятия).

Заполнение личного листка по учету кадров (дополнения к нему) происходит на основании документов, которые подтверждают сведения, внесенные в листок – аттестаты, дипломы, справки, приказы и т.д. После внесения всех сведений проставляется дата заполнения документа, ФИО и подпись кадрового работника.

Источник: //spmag.ru/articles/lichnyy-listok-po-uchetu-kadrov-obrazec

Личный листок по учету кадров: образец заполнения 2019

Одним из кадровых документов, хранящихся в личном деле каждого работника, является листок по учету кадров. Рассмотрим правила его заполнения.

Что такое личный листок по учету кадров?

При приеме на работу работник заполняет ряд документов, содержащих персональные данные о себе. К такому и относится личный листок по учету кадров. Это вспомогательный документ кадрового учета сотрудников, оформляемый на основе документов личного характера: паспорта, документов об образовании, трудовой книжки и т.д.

После трудоустройства все изменения в листок вносятся работником кадровой службы в соответствии с представленными сотрудником документами об изменении персональных данных.

Зачем он нужен?

Систематизированная в листке информация дает работодателю полную картину о работнике. Это его профессиональный портрет, позволяющий сделать выводы о том, на какую должность он сможет претендовать.

Разумеется, уровень мастерства сотрудника можно определить уже по истечении какого-то времени и результатам выполнения порученной работы. Но первоначальный портрет составить на стадии изучения листа тоже возможно. Работодатель сможет принять решение, давать ли новобранцу важную и ответственную работу.

Кто же заполняет лист по учету кадров? При приеме на работу сотруднику выдается бланк листка по учету кадров, который он должен заполнить собственноручно. Он содержит анкетные и биографические данные гражданина.

Как правильно составить личный листок по учету кадров?

Документ не относится к обязательным по кадровому учету для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, но государственные органы обязаны вести листки по каждому из своих сотрудников. Строгой унифицированной формы не установлено, поэтому каждый работодатель вправе использовать свой бланк документа, который должен содержать несколько обязательных полей.

Стандартная форма включает в себя:

1. Фотографию сотрудника.
2. Данные персонального характера:

• ФИО работника полностью;
• дата и место рождения;
• национальность, гражданство;
• паспортные данные;
• адрес регистрации и места жительства;
• сведения о семье.

1. Образование с указанием данных об образовательном учреждении и периода обучения, присвоенной специальности.
2. Сведения о периодах работы до момента поступления в организацию.
3. Иные данные, которые работодатель считает нужным включить в документ.

Заполнение только от руки разборчивым почерком в одном экземпляре и хранится в кадровой службе в личном деле работника.

Форма личного листка

Скачать бланк формы личного листка по учету кадров 2019 года

Как заполнить и вносить изменения?

Любые перемены в личных данных, получении образования, смены паспорта, изменения семейного статуса сотрудника должны стать причиной для его обращения в кадровую службу. На основании представленных документов кадровик вносит в личную карточку соответствующие данные.

Образец заполнения личного листка по учету кадров

1. В форму документа обязательно вклеивается фотография работника формата 4×6 см (в верхний правый или левый угол). Для этого может быть определены границы вклейки.

2. Последовательно заносятся личные сведения гражданина в соответствии с документом, удостоверяющим личность:

• ФИО полностью,
• дата и место рождения.

Национальность не является обязательным реквизитом к заполнению, поэтому требовать это работодатель не имеет право. Гражданин может указать ее по своему желанию.

1. Строка «Образование» содержит информацию о присвоенном статусе наиболее значимом. Например, закончив ВУЗ гражданин получает диплом о получении высшего образования, в этой строке он впишет «высшее».

Далее перечисляются сведения о полученном образовании, причем данные об образовательном учреждении, годах поступления и окончания, специальности и номере диплома (аттестата) того образования, которое является самым значимым. Тем самым гражданин подтверждает наличие образования, указанного в соответствующей строке.

1. Владение иностранными языками заполняется по желанию сотрудника с уточнением уровня владения ими.
2. Если присвоены ученая степень или ученое звание, а также имеются научные труды, их следует указать. Такая информация имеет значение для некоторых должностей, на которые претендует гражданин. Все указанные сведения должны иметь документальное подтверждение.
3. Далее следует таблица об опыте работы, данные вносятся в обратном хронологическом порядке в соответствии с трудовой книжкой.
4. Таблица о пребывании за границей может быть заполнена на усмотрение гражданина. Некоторые государственные учреждения требуют указать такие сведения.
5. При наличии наград правительственного статуса, они перечисляются с указанием даты награждения и наименования.
6. Сведения о воинском учете является необходимыми для кадровой службы, поэтому военнообязанные должны их заполнить.
7. Семейное положение с реквизитами близких родственников заполняются по состоянию на момент оформления карточки.
8. Обязательно указываются адрес регистрации и места жительства, а также реквизиты паспорта гражданина.
9. Завершается документ датой его составления и личной подписью заполнившего его.

Сотрудник при приеме на работу вправе отказаться от заполнения личного листка, если поступает на работу в негосударственную структуру. Однако, государственные органы в этом случае будут вынуждены не допустить такого работника к исполнению должностных функций.

Заполненный пример личного листка в 2019 году:

Скачать образец личного листка по учету кадров 2019 года

Как правильно хранить?

Личный листок по кадровому учету вшивается в дело работника и подлежит хранению наравне с остальными кадровыми документами. Сформированные до 2003 года дела должны храниться 75 лет, позднее 2003 года – 50 лет. Личные кадровые документы руководства организации следует хранить постоянно.

Источник: //trudtk.ru/priem-na-rabotu/lichnyj-listok-po-uchetu-kadrov-obrazec-zapolnenija/

Дополнение к анкете в личное дело образец – Управление персоналом

Личное дело работника в хозяйствующем субъекте формируется на него после поступления человека на работу и содержит наиболее полные сведения о нем, его образовании, опыте и стаже, а также сведения личного характера. Законодательство не требует обязательного его ведения в обычных компаниях, иначе обстоят дела в организациях бюджетной сферы. Личные дела сотрудников хранятся в отделе кадров.

Для чего ведется личное дело?

Ведение личных дел работников возлагается на предприятии на специалистов кадрового отдела.

Личные дела сотрудников представляют по своей сути подшивку из представленных работником копий и оригиналов документов, приказов, заявлений и других подобных бланков.

Папка с делом открывается после издания приказа на прием сотрудника и закрывается — после выпуска приказа на увольнение.

В процессе принятия решения по управлению персоналом соответствующим специалистам необходимо получать информацию о конкретном работнике. В этом случае самым полным источником считается личное дело работника. Ведь оно содержит объективную информацию.

Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне.

Важно! Однако, кадровикам не стоит забывать о защите персональных данных, и о том, что работник должен дать в письменном виде согласие на разглашение подобной информации. Поэтому личные дела работников нужно хранить в месте, где организован фиксированный доступ к ним. А в электронном виде применяются различные способы соответствующей защиты.

Федеральные и муниципальные законы обязуют специалистов бюджетных организаций и учреждений на каждого своего служащего и работника оформлять и вести личное дело. Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов.

В частных компаниях

Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии. Но такую необходимость могут определять вышестоящие организации и собственники.

  Личная карточка работника, форма Т-2

При решении вопроса о ведении личного дела нужно использовать принцип целесообразности. На малых предприятиях личные дела работников заводятся, как правило, на руководящий состав компании — директора, его заместителя, главного бухгалтера, его заместителя.

В связи с удобством большинство компаний оформляют личное дело на каждого своего  сотрудника.

Документы для формирования личного дела

Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника. Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы.

Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий.

Документы, предоставляемые при поступлении сотрудника в компанию:

Документы, оформляемые отделом кадров при поступлении:

Документы, оформляемые при осуществлении работником трудовой деятельности:

• Должностная инструкция;
• Документы по аттестации или повышении квалификации работника;
• Согласие на обработку ПД;
• Заявление о предоставлении вычетов;
• Заявления на отпуска;
• Копии приказов об их предоставлении, приказов о поощрении, взыскании, переводе;
• Справки о последующих медосмотрах;
• Докладные и объяснительные в отношении данного сотрудника;
• Копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных.

Внимание! Желательно, чтобы личные дела работников содержали их фотографии, которые бы своевременно обновлялись.

Титульный лист в формате Word.

Образец обложки в формате Word.

Пример внутренней опись документов, в формате Word.

Порядок оформления личного дела

Папка личного дела открывается на работника в момент его приема работу. Самой первой в нее подшиваются личная карточка, анкета, документы, представленные при поступлении в компанию.

  Как заполнить табель учета рабочего времени

Процесс создания личного дела обычно включает следующие этапы:

• Заполнение титульного листа (обложки);
• Оформление листа-заверителя дела;
• Заполнение внутренней описи;
• Подшивка или переплет документов дела.

Титульный лист

В верхней части титульного листа записываются наименование компании, а также обозначение подразделения, в котором трудится данный сотрудник. В правый угол крупно записываются номер дела и текущее число листов в описи.

Посередине листа проставляются полные Ф.И.О. работника. Допускается записывать здесь же вариации фамилии (к примеру, девичью фамилию замужней женщины).

Внизу титульного листа отмечаются даты начала и завершения регистра, общее количество листов, собранных в нем, номинальный срок хранения.

//www..com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

При передаче дела на хранение в архив, на свободном месте указывается номер согласно принятой в архиве номенклатуры.

Лист-заверитель

Данный документ составляется на отдельном листе А4 или А5. Запрещается делать его на обратной стороне обложки или чистый оборот на последнем листе документа дела. Если произведена прошивка дела без листа-заверителя, то он приклеивается за верх на обложку извнутри.

Лист-заверитель предназначен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т. д.

В частности, здесь отмечаются:

• Литерные номера листов;
• Пропущенная нумерация страниц;
• Листы с фотографиями;
• Вшитые крупноформатные листы;
• Конверты с подшитыми вложениями в них;
• Поврежденные листы

Внимание! Лист-заверитель подписывает составитель, после чего ставит дату оформления и расшифровку подписи.

На описи отмечается номер дела и его заголовок (обычно это Ф.И.О. работника).

В табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело. Сюда заносятся порядковый номер, индекс документа (при наличии), название, количество листов в новом документе.

В конце списка словами и цифрами записывается общее число подшитых документов, а также количество в описи страниц.

В завершение, документ подписывается кадровым специалистом, с расшифровкой Ф.И.О. и проставлением даты оформления.

Порядок ведения личных дел (учет, внесение изменений)

В процессе выполнения трудовых функций работающего, его личное дело будет дополняться различными документами — дополнительными соглашениями, копиями приказов, объяснительными и докладными записками, результатами аттестаций и многими другими. При этом все новые бумаги должны располагаться строго в хронологическом порядке.

Также в папку рекомендуется вставлять (но не подшивать) фотографию работника, и производить ее обновление не реже 1 раза в 5 лет.

  Как заполнить табель учета рабочего времени

Ответственный сотрудник обязан следить за актуальностью сведений в личном деле. Если меняются какие-либо сведения, указанные в основных документах дела (анкете, личном листке), то старый документ ни в коем случае не изымается, а составляется специальный бланк-дополнение. Они не имеют установленной формы и разрабатываются в каждой компании самостоятельно.

Внимание! Обязательной отметкой после внесения изменений является информация о наличии и состоянии личного дела. Кадровый сотрудник должен произвести необходимую проверку, после чего на обратной стороне личного листа делается отметка «Личное дело проверено», ставится подпись и дата.

Личные дела работников могут храниться следующими способами:

• По алфавиту;
• По структурным подразделениям;
• По табельным номерам работников или по номерам дел, присвоенных при их открытии.

На полках папки располагаются корешком наружу, в порядке присвоения им номеров.

Личные дела должны располагаться отдельно от бланков личных карточек и трудовых.

Важно! В архиве личные дела сотрудников должны оставаться 75 лет. При этом папки на руководителей, членов руководящих, контрольных, исполнительных органов, а также работников, имеющих звания и награды хранятся бессрочно.

Личные дела на руки работникам не выдаются. Однако, он может ознакомиться со всеми документами, которые подшиты в его папку, в помещении кадровой службы и в присутствии специалиста. Последний должен зафиксировать факт обращения к личному делу со стороны.

Во время работы с личным делом запрещено вносить в него какие-либо исправления, делать пометки, забирать документы и т. д. Любые изменения имеет право делать только уполномоченный на это кадровый работник. После возвращения необходимо проверить, все ли документы дела на месте и в исходном виде.

Важно! В случае увольнения, личные дела не выдаются работникам на руки, а передаются в архив компании.

Источник: //kadrypro.ru/kadrovye/lichnoe-delo-rabotnika.html

Образец личного дела работника

Процесс составления личного дела сотрудника начинается еще с момента его трудоустройства и по мере выполнения основных обязанностей постоянно может дополняться какими-либо сведениями. Такой документ собственно состоит из обложки и определенного перечня документов, которые были предоставлены сотрудником еще при принятии его на работу.

Каждая отдельная организация может самостоятельно на основании своих внутренних правил определять тип и названия бумаг, которые будут входить в состав личного дела, однако существует определенный общепринятый перечень необходимых документов, какие в большинстве случаев составляют личное дело.

В состав документов, которые составляют личное дело работника, входят следующие бумаги:

1. Заполненная лицом анкета, которая предоставлялась ему при приеме на работу.
2. Копии всех страниц паспорта. На ксерокопии должны быть отчетливо видны номер паспорта, а также вся содержащаяся в нем информация.
3. Копия ИНН работника.
4. Копия карточки страхового свидетельства (СНИЛС).
5. Для мужчин прилагают копию военного билета или приписного свидетельства.
6. Копию документов об имеющемся образовании сотрудника. Это может быть диплом ВУЗа, свидетельства о повышении квалификации, документы о прохождении стажировки и т.д.
7. Фотография сотрудника (цветная или черно-белая).
8. Копия приказа, на основании которого работник был зачислен в штат организации.
9. Копия договора, который заключался при приеме лица в штат. Иногда прилагают копию его должностной инструкции. В отдельных случаях должностные инструкции хранятся в специально предназначенном для них месте.
10. Копии приказов о переводе работника в другое подразделение, на другую должность и т.д.
11. Если сотрудник уже не числится в организации, тогда копия его приказа об увольнении.
12. Опись личного дела (перечень документов, который содержится в нем).

Требования законодательства на 2018 год

На 2018 год относительно порядка формирования и ведения дел сотрудников существуют следующие положения:

1. Если лицо является работником органа государственной службы, то составление такого пакета документов является необходимым. Такое положение отражено в соответствующем Федеральном законе №42.
2. Относительно других организаций и фирм, относящихся к частным, законодательными актами и нормами не вменяется в обязанность ведение личных дел. Такой процесс лишь рекомендуется как желательный, поскольку значительно облегчает доступ к информации для налоговых перечислений, получения данных о стаже и т.д.

Кто и когда формирует

За формирование личного дела несет ответственность начальник отдела кадров. Он, в свою очередь, может поручить такую обязанность рядовому работнику ОК, который может отвечать за личные дела отдельного подразделения или же всех работников фирмы или предприятия.

Источник: //tr777.ru/dopolnenie-k-ankete-v-lichnoe-delo-obra/